Consentement au traitement des données à caractère personnel

De nos jours, la confidentialité et la protection des informations personnelles sont devenues l’un des aspects fondamentaux de l’exercice d’une activité commerciale. Compte tenu des exigences et réglementations juridiques strictes encadrant le traitement des données à caractère personnel, les entreprises doivent faire preuve d’une grande responsabilité et d’une attention soutenue à cet égard. Dans cet article, nous examinons l’importance du consentement au traitement des données personnelles, les points auxquels veiller lors de son obtention ainsi que les modalités d’interaction appropriées avec les clients dans ce domaine.

Le consentement au traitement des données personnelles est-il toujours nécessaire

Les entreprises ne peuvent traiter des données personnelles sans le consentement des personnes concernées que dans les cas expressément autorisés par la loi.
De manière générale, le traitement des données personnelles requiert le consentement de la personne concernée. Sont notamment visées les données personnelles particulières (sensibles). Celles-ci incluent les données relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou philosophiques, aux poursuites judiciaires, ainsi que les données biométriques et génétiques. 

Traitement des données personnelles sans le consentement de la personne concernée

1. Dans certaines situations, le consentement de l’individu n’est pas exigé pour traiter des données personnelles particulières. En particulier, les données peuvent être traitées sans l’autorisation de la personne concernée (le sujet des données) dans les cas suivants :

• Lorsque la personne a elle-même rendu ses données personnelles publiques, par exemple en les publiant sur ses réseaux sociaux ou sur un curriculum vitae hébergé sur un site de recrutement.
• Lors du recrutement d’un candidat à un emploi et dans le cadre de la relation de travail, dans des cas déterminés.
• À diverses fins judiciaires, pour l’exécution de décisions de justice et la conduite de procédures contentieuses.
• Lorsque les autorités publiques ont un besoin légitime de ces données.

2. La législation établit des cas dérogatoires où le consentement n’est pas requis pour le traitement d’autres données personnelles ne présentant pas un caractère sensible. Ces cas sont notamment liés à la conduite d’instances judiciaires, à l’activité notariale, à la conclusion d’un contrat avec la personne concernée, ou lorsque le traitement des données constitue une obligation légale incombant aux organismes publics et aux entreprises.

Pourquoi est-il crucial d’obtenir le consentement au traitement des données personnelles

Il est primordial de recueillir le consentement d’une personne physique au traitement de ses données personnelles pour plusieurs raisons fondamentales :  

1. Protection des droits et libertés des citoyens
   Le consentement permet à l’individu de maîtriser l’usage qui est fait de ses données, garantissant ainsi la protection de ses droits.  
2. Exigences légales
   Dans de nombreux pays, la législation sur la protection des données exige le consentement au traitement des données personnelles, ce qui permet d’éviter des conséquences juridiques pour l’entreprise. La Biélorussie prévoit une amende pouvant aller jusqu’à 50 unités de base (jusqu’à 2 000 roubles biélorusses, soit environ 560 euros) en cas de violation des droits des personnes physiques lors du traitement des données personnelles.
3. Transparence et confiance
   L’obtention du consentement instaure un climat de confiance entre l’opérateur et la personne concernée, cette dernière étant informée de la manière et des finalités de l’utilisation de ses données.  
4. Conditions de traitement
   Le consentement fixe des conditions claires encadrant le traitement des données, incluant les finalités, les délais et les méthodes d’utilisation, ce qui renforce la prévisibilité en matière de protection des données.  

Par conséquent, le recueil du consentement fait indissociablement partie du respect des normes juridiques et des principes d’éthique dans le traitement des données personnelles.

Quelles sont les conditions requises pour le consentement au traitement des données personnelles

Le consentement constitue l’un des fondements essentiels du traitement des données personnelles. Par le biais du consentement, les individus conservent la disposition de leurs données.

Lors du recueil du consentement, il est indispensable de veiller à ce qu’il présente les caractéristiques suivantes :

1. Libre.
   Cela signifie que la personne ne doit pas avoir le sentiment d’y être contrainte ou qu’il s’agit d’un consentement par défaut, sans alternative. Un choix véritable doit être offert à l’individu : consentir ou refuser. Lorsque l’opérateur doit recueillir un consentement à plusieurs fins de traitement, le consentement doit être obtenu de manière distincte pour chaque finalité, conformément à la recommandation de l’autorité de contrôle, le Centre national de protection des données personnelles. Si les données personnelles ne concernent pas des informations strictement nécessaires pour accéder aux services et fonctionnalités d’un site web (murs de cookies), l’accès à ces services et fonctionnalités ne doit pas être subordonné au consentement. Dans ce cas, l’utilisateur doit pouvoir utiliser les services du site qu’il consente ou non. 
2. Sans équivoque.
   Il est nécessaire de donner à la personne la possibilité d’exprimer un consentement non ambigu au moyen d’un acte positif conscient. Cet acte doit revêtir une forme affirmative : cocher une case, cliquer sur un bouton, etc. Parallèlement, l’individu doit disposer d’une option claire lui permettant d’accepter ou de refuser. Pour ce faire, il est possible de proposer ces deux options à la personne et de l’inviter à faire son choix.
3. Éclairé (informé).
   Cette exigence implique qu’avant de recueillir le consentement, certaines informations doivent être communiquées à la personne (le cas échéant directement dans le texte du consentement) :

• La dénomination et l’adresse de l’opérateur.
• Les finalités pour lesquelles les données personnelles seront traitées.
• La liste des données personnelles dont le traitement est soumis à consentement.
• La durée de validité de ce consentement. 
• L’indication des personnes habilitées à traiter les données pour le compte de l’opérateur, le cas échéant (tiers sous-traitants).
• La liste des opérations réalisées sur les données personnelles nécessitant un consentement, ainsi qu’une description générale des méthodes de traitement mises en œuvre par l’opérateur.
• Toute autre information nécessaire pour garantir la transparence du processus de traitement des données personnelles.
• Il convient également d’informer la personne de ses droits relatifs au traitement de ses données, des modalités d’exercice de ces droits, ainsi que des conséquences de son consentement ou de son refus.

Quelles données personnelles ne nécessitent pas de consentement

Il n’est pas requis de solliciter le consentement d’une personne pour le traitement de données personnelles excessives. Sont qualifiées d’excessives les données qui ne sont pas nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées. Par exemple, des informations sur les revenus d’une personne ou sur les membres de sa famille ne sont pas exigées pour souscrire un abonnement à un service en ligne. Les données personnelles collectées sur consentement doivent être strictement adéquates et proportionnées à la finalité du traitement.

Sous quelle forme le consentement au traitement des données personnelles doit-il être exprimé ?

L’opérateur doit s’assurer que l’individu exprime son accord au traitement des données personnelles sous l’une des formes suivantes :

1. Par écrit.
   Dans ce cas, un formulaire de consentement adapté aux spécificités de la situation est soumis à la personne physique.
2. Sous forme de document électronique. 
   Dans cette hypothèse, l’individu doit être en mesure de signer le consentement au moyen d’une signature électronique qualifiée délivrée par le Système étatique de gestion de la clé publique de vérification de la signature électronique de la République de Biélorussie (GosSUOK).
3. Par tout autre acte positif sous forme électronique.
   Cet acte peut consister, par exemple, à saisir un code reçu par e-mail, par messagerie instantanée ou par SMS, ou encore à cocher une case de consentement sur le site web de l’entreprise. La liste de ces actes positifs électroniques n’est pas limitative. Par conséquent, il est possible de recueillir le consentement sous toute forme confirmant que les exigences légales sont remplies : libre, univoque, éclairé, n’impliquant pas de données excessives et mentionnant explicitement les finalités du traitement.

Une personne physique peut-elle retirer son consentement au traitement de ses données personnelles

Tout individu a le droit de retirer à tout moment son consentement au traitement de ses données personnelles, sans avoir à motiver sa décision. 
Bien qu’il soit possible d’élaborer et de proposer un modèle de formulaire de demande de retrait de consentement, cela ne constitue pas une obligation légale. 
La demande de retrait du consentement est formulée sur support papier ou sous forme de document électronique. Si le consentement a été collecté via un site web, la possibilité de le révoquer doit être offerte selon les mêmes modalités — directement par le biais du site. 
La demande de retrait est examinée dans un délai de 15 jours. En l’absence d’autre fondement légal justifiant la poursuite du traitement des données, il est requis dans ce même délai de :

• Cesser le traitement des données personnelles.
• Supprimer les données personnelles.
• Notifier à la personne concernée la suppression de ses données. Si la suppression s’avère techniquement impossible, les données doivent être bloquées et l’individu en est avisé.

Comment pouvons-nous vous assister dans l’élaboration et l’analyse des formulaires de consentement

Nos avocats et nos spécialistes en sécurité de l’information disposent d’une solide expérience du contrôle interne du traitement des données personnelles et de la protection des informations relatives aux données personnelles.

Nous pouvons :

• Vous conseiller sur la préparation de la documentation relative au traitement des données personnelles, y compris les formulaires de consentement.
• Analyser l’ergonomie visuelle du recueil du consentement sur votre service en ligne ou votre application afin de vérifier sa conformité réglementaire.
• Vous conseiller sur la mise en conformité des consentements à la suite d’un contrôle du Centre national de protection des données personnelles.
• Vous accompagner pour déterminer les finalités et les bases légales du traitement des données personnelles dans chaque cas spécifique et formaliser les consentements.
• Vous conseiller sur la gestion des demandes de retrait de consentement.
• Rédiger les formulaires et documents types relatifs à la protection des données personnelles.
• Représenter vos intérêts auprès des administrations publiques.

Contactez-nous

Si vous avez des questions ou des litiges concernant les données personnelles, c’est avec grand plaisir que nous vous aiderons ! Notre longue expérience en droit des sociétés et en fiscalité vous garantit un appui précieux pour résoudre tout différend dans ce domaine.

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