Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten

Heutzutage sind Geheimhaltung und Schutz personenbezogener Daten zu einem der Schlüsselaspekte der Geschäftstätigkeit geworden. Unter Berücksichtigung strenger gesetzlicher Anforderungen und Vorschriften zur Verarbeitung personenbezogener Daten müssen Unternehmen diesem Thema ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Aufmerksamkeit entgegenbringen. In diesem Artikel betrachten wir die Bedeutung der Einwilligung bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, worauf bei der Einholung der Einwilligung zu achten ist und wie man in diesem Bereich angemessen mit Kunden interagiert.

Ist die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten immer erforderlich?

Unternehmen dürfen personenbezogene Daten von Privatpersonen nur in gesetzlich zugelassenen Fällen ohne deren Einwilligung verarbeiten.
Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Person verarbeitet werden. Dies gilt insbesondere für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. Zu den besonderen personenbezogenen Daten gehören Angaben zu Rasse, Nationalität, politischen und religiösen Ansichten, Vorstrafen bzw. strafrechtlicher Verfolgung sowie biometrische und genetische Daten. 

Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Einwilligung einer Person

1. Manchmal ist die Einwilligung einer Person für die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten nicht erforderlich. Insbesondere ohne die Erlaubnis der betroffenen Person werden diese in folgenden Fällen verarbeitet:

• Wenn die betroffene Person ihre personenbezogenen Daten selbst öffentlich zugänglich gemacht hat – beispielsweise durch Veröffentlichung in sozialen Netzwerken oder in einem Lebenslauf auf einer Jobplattform.
• Bei der Bewerbung um eine Arbeitsstelle und während des Beschäftigungsverhältnisses in bestimmten Fällen.
• Zu verschiedenen rechtlichen Zwecken, zur Vollstreckung von Gerichtsentscheidungen und zur Durchführung von Gerichtsverfahren.
• Wenn staatliche Stellen solche Daten zwingend benötigen.

2. Der Staat hat gesetzlich zugelassene Fälle festgelegt, in denen eine Einwilligung für die Verarbeitung sonstiger, nicht spezieller personenbezogener Daten nicht erforderlich ist. Diese Fälle stehen insbesondere im Zusammenhang mit der Führung von Gerichtsverfahren, notariellen Tätigkeiten, dem Abschluss eines Vertrags mit der betroffenen Person sowie dann, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten direkt durch gesetzliche Pflichten von Behörden und Unternehmen vorgeschrieben ist.

Warum ist es wichtig, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten einzuholen?

Es ist aus mehreren Gründen essenziell, die Einwilligung einer Person zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzuholen:  

1. Schutz der Rechte und Freiheiten von Bürgern
   Die Einwilligung versetzt den Einzelnen in die Lage zu kontrollieren, welche seiner Daten verwendet werden, was den Schutz seiner Rechte gewährleistet.  
2. Gesetzliche Anforderungen
   In vielen Rechtsordnungen verlangen Datenschutzgesetze eine Einwilligung zur Datenverarbeitung, um rechtliche Konsequenzen für das Unternehmen zu vermeiden. In Belarus ist für die Verletzung der Rechte von Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten eine Geldbuße von bis zu 50 Basiseinheiten (bis zu 2.000 belarussische Rubel, was etwa 560 Euro entspricht) vorgesehen.
3. Transparenz und Vertrauen
   Das Einholen der Einwilligung schafft eine Vertrauensatmosphäre zwischen dem Betreiber und der betroffenen Person, da Letztere weiß, wie und warum ihre Daten verwendet werden.  
4. Verarbeitungsbedingungen
   Die Einwilligung legt klare Bedingungen für die Datenverarbeitung fest, einschließlich Zwecken, Fristen und Verwendungsmethoden, was zu größerer Klarheit im Datenschutz beiträgt.  

Das Einholen der Einwilligung ist somit ein integraler Bestandteil der Einhaltung rechtlicher Normen und Grundsätze eines ethischen Umgangs mit personenbezogenen Daten.

Welche Anforderungen gelten für die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten?

Die Einwilligung ist eine der wesentlichen Grundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Mit der Einwilligung können Einzelpersonen über ihre Daten verfügen.

Bei der Einholung der Einwilligung muss sichergestellt werden, dass diese folgende Kriterien erfüllt:

1. Freiwilligkeit.
   Dies bedeutet, dass bei der betroffenen Person nicht der Eindruck entstehen darf, dass ihre Einwilligung erzwungen wird oder alternativlos ist. Dem Einzelnen muss eine echte Wahlmöglichkeit gegeben werden: die Erlaubnis zu erteilen oder abzulehnen. Wenn der Betreiber eine Einwilligung für mehrere Verarbeitungszwecke einholen muss, ist die Erlaubnis für jeden Zweck separat einzuholen. Dies empfiehlt auch die Aufsichtsbehörde – das Nationale Zentrum für den Schutz personenbezogener Daten. Wenn personenbezogene Daten nicht für den Zugriff auf Dienste und Funktionen der Website erforderlich sind (keine erzwungenen Cookie-Walls), darf der Zugriff auf solche Dienste und Funktionen nicht von der Einwilligung abhängig gemacht werden. In diesem Fall muss der Nutzer die Website-Dienste unabhängig von der Erteilung einer Einwilligung nutzen können. 
2. Eindeutigkeit.
   Es ist erforderlich, der Person die Möglichkeit zu geben, eine unmissverständliche Einwilligung in Form einer bewussten Handlung abzugeben. Die Handlung muss bejahend sein: das Setzen eines Hakens, das Klicken auf einen Button oder Ähnliches. Gleichzeitig muss der Person die Wahl gelassen werden. Hierfür können beispielsweise zwei Optionen zur Verfügung gestellt werden, sodass die Person aktiv wählen muss.
3. Informiertheit.
   Diese Anforderung bedeutet, dass der Person vor der Einwilligung bestimmte Informationen bereitgestellt werden müssen (dies kann in der Einwilligung selbst erfolgen):

• Name und Anschrift des Betreibers.
• Die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
• Eine Liste der personenbezogenen Daten, in deren Verarbeitung eingewilligt wird.
• Die Geltungsdauer dieser Einwilligung. 
• Informationen über Personen, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugt sind, falls Dritte einbezogen werden.
• Eine Aufstellung der Verarbeitungshandlungen, für die eine Einwilligung erforderlich ist, sowie eine allgemeine Beschreibung der vom Betreiber angewandten Verarbeitungsmethoden.
• Sonstige Informationen, die zur Gewährleistung der Transparenz des Datenverarbeitungsprozesses erforderlich sind.
• Der Person müssen zudem ihre Rechte im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung, die Art und Weise der Ausübung dieser Rechte sowie die Folgen der Erteilung oder Verweigerung der Einwilligung erläutert werden.

Welche personenbezogenen Daten erfordern keine Einwilligung zur Verarbeitung?

Für die Verarbeitung überschüssiger personenbezogener Daten muss keine Einwilligung eingeholt werden. Diese personenbezogenen Daten sind für den Verarbeitungszweck, für den sie angefordert werden, nicht erforderlich. Beispielsweise sind Angaben zum Einkommen oder zu Familienmitgliedern einer Person nicht erforderlich, um ein Online-Service-Abonnement abzuschließen. Die personenbezogenen Daten, für deren Verarbeitung die Einwilligung angefordert wird, müssen dem Verarbeitungszweck entsprechen.

Wie muss eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten aussehen?

Der Betreiber muss sicherstellen, dass die betroffene Person der Verarbeitung in einer der folgenden Formen zustimmt:

1. Schriftlich.
   In diesem Fall wird der Person ein unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Situation ausgearbeitetes Einwilligungsformular vorgelegt.
2. In Form eines elektronischen Dokuments. 
   Hierbei muss die Person in der Lage sein, die Einwilligung mittels einer elektronischen digitalen Signatur unter Verwendung eines privaten Schlüssels zu unterzeichnen, der im staatlichen System der Public-Key-Infrastruktur der Republik Belarus (GosSUOK) ausgestellt wurde.
3. Durch eine andere bejahende Handlung in elektronischer Form.
   Eine solche Handlung kann beispielsweise die Eingabe eines per E-Mail, Messenger oder SMS zugesandten Codes oder das Setzen eines Einwilligungszeichens auf der Website des Unternehmens sein. Die Liste sonstiger bejahender Handlungen in elektronischer Form ist nicht starr definiert. Daher kann die Einwilligung auf jede Weise eingeholt werden, die bestätigt, dass die Anforderungen an die Einwilligung erfüllt sind: Sie ist freiwillig, eindeutig, informiert, verlangt keine überschüssigen Daten und benennt die Verarbeitungszwecke.

Kann eine Person ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten widerrufen?

Eine Person kann ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit widerrufen. Sie ist nicht verpflichtet, Gründe für den Widerruf anzugeben. 
Es ist möglich, ein Antragsformular für den Widerruf bereitzustellen, dies ist jedoch nicht zwingend vorgeschrieben. 
Der Widerrufsantrag wird in Papierform oder als elektronisches Dokument eingereicht. Wurde die Einwilligung über die Website erteilt, muss die Möglichkeit geboten werden, den Widerruf auf demselben Weg – über die Website – zu erklären. 
Der Widerrufsantrag wird innerhalb von 15 Tagen geprüft. Liegen keine anderen Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung vor, sind innerhalb dieser Frist folgende Schritte einzuleiten:

• Einstellung der Verarbeitung personenbezogener Daten.
• Löschung der personenbezogenen Daten.
• Benachrichtigung der Person über die Löschung. Ist eine Löschung technisch unmöglich, muss die Verarbeitung gesperrt und die Person darüber informiert werden.

Wie wir bei der Entwicklung und Prüfung von Einwilligungsformularen helfen können

Unsere Anwälte und IT-Sicherheitsspezialisten sind erfahrene Experten auf dem Gebiet der internen Kontrolle und des Schutzes personenbezogener Daten.

Wir können: 

• Sie bei der Erstellung von Dokumenten zur Datenverarbeitung, einschließlich Einwilligungen, beraten.
• Die visuelle Darstellung der Einwilligung auf Ihrem Onlinedienst oder Ihrer App hinsichtlich der Einhaltung der Anforderungen analysieren.
• Sie bei der Anpassung von Einwilligungen nach Prüfungen durch das Nationale Zentrum für den Schutz personenbezogener Daten beraten.
• Zu Zwecken und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im Einzelfall sowie zur Registrierung von Einwilligungen beraten.
• Zu Fragen des Widerrufs von Einwilligungen beraten.
• Dokumentenmuster für den Datenschutz entwickeln.
• Ihre Interessen vor staatlichen Behörden vertreten.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen oder Streitigkeiten bezüglich personenbezogener Daten haben, helfen wir Ihnen gerne weiter! Unsere langjährige Erfahrung im Gesellschaftsrecht und in der Besteuerung unterstützt Sie bei der Beilegung jeglicher Streitigkeiten in diesem Bereich.

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