Le secret commercial fait partie intégrante de toute entreprise et joue un rôle primordial pour garantir la compétitivité et préserver le caractère unique de l’organisation. Dans un marché dynamique où les informations relatives aux dernières technologies, développements, processus métier et clients peuvent s’avérer décisives, la protection des secrets commerciaux devient une nécessité.
Qu’est-ce qu’un secret commercial, quelles informations recouvre-t-il et comment en garantir la sécurité ? Dans cet article, nous examinerons plus en détail la notion de secret commercial, son importance pour les affaires, les aspects juridiques de sa protection ainsi que des recommandations pratiques destinées aux entreprises désireuses de minimiser les risques de fuite d’informations confidentielles.
Un secret commercial s’entend des informations internes à une entreprise ayant institué un régime de secret commercial. Une entreprise peut établir un tel régime à l’égard de toute information, par exemple :
En Biélorussie, il n’existe pas de liste limitative des informations que les entreprises peuvent qualifier de secret commercial. Chaque entreprise détermine elle-même la nature des informations concernées.
Le régime du secret commercial englobe l’ensemble des mesures prises par une entreprise pour protéger et garantir la non-divulgation des informations classées comme secret commercial.
Pourquoi les entreprises, leurs salariés et leurs partenaires commerciaux doivent-ils connaître les spécificités du régime du secret commercial ?
La connaissance des règles relatives au secret commercial est essentielle non seulement pour les entreprises, mais également pour leurs salariés et partenaires commerciaux, pour plusieurs raisons majeures :
1. Avantage concurrentiel
La protection des secrets commerciaux aide une entreprise à préserver son avantage concurrentiel. Les informations concernant les stratégies, les produits, les technologies et la clientèle constituent une ressource précieuse, et leur divulgation peut entraîner une perte de parts de marché.
2. Protection juridique
Comprendre ce qui constitue un secret commercial permet aux entreprises de mettre en place des mesures juridiques de protection, incluant la rédaction de clauses contractuelles adaptées avec les salariés et les partenaires. Cela permet d’éviter les litiges et les pertes financières consécutives.
3. Responsabilité des salariés
Les salariés doivent savoir quelles informations ils sont autorisés à communiquer ou à transmettre et lesquelles ne le sont pas. La formation sur les secrets commerciaux contribue à instaurer une culture de la confidentialité au sein de l’entreprise, réduisant ainsi le risque de fuite accidentelle d’informations.
4. Partenariat de confiance
La conscience de l’importance des secrets commerciaux aide les partenaires commerciaux à nouer des relations de confiance avec l’entreprise. Les partenaires qui respectent les règles de confidentialité peuvent compter sur une coopération durable et des conditions mutuellement avantageuses.
5. Innovation et développement
En protégeant leurs secrets commerciaux, les entreprises peuvent investir davantage dans la recherche et le développement, sachant que leurs idées et réalisations nouvelles seront protégées. Cela stimule à son tour l’innovation et la croissance de l’entreprise.
6. Réputation et confiance
Le respect des secrets commerciaux témoigne d’un haut niveau de professionnalisme et de responsabilité de l’entreprise, ce qui influe positivement sur sa réputation et sur la confiance de ses clients et partenaires.
Compte tenu de ce qui précède, la compréhension et le respect des règles relatives au secret commercial constituent un aspect crucial de la réussite des affaires, favorisant l’établissement de relations de confiance au sein de l’équipe et avec les partenaires, tout en protégeant la propriété intellectuelle.
Lorsqu’une entreprise élabore un processus métier visant à instituer un régime de secret commercial, elle doit garder à l’esprit que certaines informations doivent être communiquées aux organismes publics et aux cocontractants. Par conséquent, elle doit évaluer si de telles informations doivent être classées comme secret commercial ou déterminer la procédure de leur divulgation. Il convient également de tenir compte du fait que certaines informations ne peuvent en aucun cas être qualifiées de secret commercial.
La Biélorussie a établi une liste d’informations qui ne peuvent faire l’objet d’un secret commercial. Il s’agit par exemple des informations :
Pour instaurer un régime de secret commercial, nous recommandons de définir la procédure applicable à l’ensemble des services concernés de l’entreprise et de suivre méthodiquement les étapes liées aux mesures de protection des secrets commerciaux.
Étape 1. Déterminer quelles informations constituent un secret commercial
Les informations sélectionnées doivent être vérifiées au regard des critères suivants :
1. Les informations ne sont pas généralement connues ni facilement accessibles aux tiers dans le secteur où elles sont habituellement utilisées.
2. Les informations revêtent une valeur du fait qu’elles sont ignorées des tiers. Leur utilisation permet à l’entreprise de réaliser des gains, de réduire ses coûts, de préserver sa réputation et sa clientèle.
3. Les informations ne font pas l’objet de droits exclusifs portant sur les résultats d’activités intellectuelles.
4. Les informations ne relèvent pas du secret d’État.
Une liste est dressée à partir des informations sélectionnées. Cette liste constituera un document interne de l’entreprise après son approbation par le dirigeant ou l’assemblée générale.
Étape 2. Définir la procédure d’accès au secret commercial
Afin de restreindre l’accès aux informations classées comme secret commercial, il est nécessaire de fixer les modalités d’utilisation du support de secret commercial ainsi que les modalités de contrôle de son utilisation. Cette procédure est formalisée en tant que processus métier dans un document interne de l’entreprise.
Un support d’information est un document ou un support numérique contenant des informations qualifiées de secret commercial. Il est possible de déterminer si le support est conservé par un salarié désigné ou dans un coffre-fort, ainsi que de préciser la procédure d’accès au local où sont stockés les supports contenant des secrets commerciaux. Les documents classés comme secrets commerciaux peuvent être revêtus de la mention « Secret commercial ». Cette mention doit indiquer le nom et l’adresse de l’entreprise propriétaire de l’information. Les informations sur supports numériques peuvent être protégées par mot de passe ou chiffrées. Il convient également de désigner les salariés chargés de contrôler l’utilisation des supports contenant des secrets commerciaux.
Étape 3. Tenir un registre des personnes ayant accès au secret commercial
La tenue de ce registre s’effectue généralement sous forme de fichier électronique ou de registre papier. Par exemple, un journal d’enregistrement des salariés et autres personnes ayant accès au secret commercial consigne l’identité des personnes habilitées. Ce document peut s’avérer utile pour démontrer qu’une personne déterminée avait connaissance d’informations constituant un secret commercial et qu’elle était susceptible de les divulguer.
Étape 4. Informer les personnes ayant accès aux secrets commerciaux
Une fois les documents relatifs aux secrets commerciaux de l’entreprise élaborés, il convient d’informer les salariés qui y ont accès. Ces derniers doivent prendre connaissance des éléments suivants :
L’entreprise doit créer les conditions nécessaires au respect du régime du secret commercial. Les modalités concrètes dépendent des spécificités de l’activité de l’entreprise.
Engagements de non-divulgation
L’entreprise peut par exemple conclure avec ses salariés des accords de non-divulgation. Elle doit faire signer un tel engagement aux salariés susceptibles d’avoir connaissance d’informations constituant un secret commercial. Il appartient à l’entreprise de décider avec quels salariés conclure un tel accord. Un salarié qui refuse de le signer peut faire l’objet d’un licenciement.
L’engagement constitue un contrat de droit civil. Il est conclu avec les salariés et autres personnes ayant eu accès à un secret commercial. Le contrat précise notamment :
L’entreprise est tenue d’informer les salariés de l’annulation ou de la modification du régime du secret commercial. Les salariés doivent restituer les supports de secrets commerciaux à l’employeur en cas de cessation de fonctions.
Étape 5. Interagir avec les partenaires commerciaux ayant accès aux secrets commerciaux
Il arrive que des partenaires commerciaux aient besoin d’informations considérées comme des secrets commerciaux au sein de l’entreprise pour exécuter leur contrat. Dans cette hypothèse, il est impératif de préserver le régime du secret commercial. Pour ce faire, vous pouvez conclure un contrat distinct avec le partenaire commercial — un accord de confidentialité — ou inclure des stipulations garantissant la préservation des secrets commerciaux dans le contrat écrit conclu avec lui.
L’accord de confidentialité comprend :
Si le contrat conclu avec le partenaire commercial venait à être invalidé, les obligations de maintien du secret commercial continuent de s’appliquer.
Étape 6. Définir les responsabilités des collaborateurs chargés du maintien du régime du secret commercial
Une fois que l’entreprise a désigné les collaborateurs responsables du maintien du régime du secret commercial (généralement les chefs de département ou le service de sécurité), leurs descriptions de poste sont modifiées pour y adjoindre des attributions spécifiques, telles que :
Étape 7. Déterminer la date de prise d’effet du régime du secret commercial
Le régime du secret commercial entre en vigueur dans l’entreprise dès lors que la liste des informations relevant du secret commercial a été établie et que des mesures de protection ont été adoptées.
L’accès aux informations constituant un secret commercial requiert l’autorisation du dirigeant de l’entreprise. En dehors de ce consentement et dans le cadre de leurs attributions légales, de telles informations peuvent être obtenues par les organismes publics sur requête écrite, notamment :
Après avoir pris connaissance d’informations constituant un secret commercial, les agents des organismes publics ont l’interdiction de les divulguer ou d’en permettre l’accès à des tiers.
Si vous avez des questions ou des litiges concernant les secrets commerciaux en Biélorussie, nous serons ravis de vous aider ! Notre longue expérience vous aidera à résoudre tout litige dans ce domaine.
