El secreto comercial es una parte integral de cualquier empresa y desempeña un papel importante para garantizar la competitividad y preservar la singularidad de la entidad. En un mercado dinámico, donde la información sobre las últimas tecnologías, desarrollos, procesos de negocio y clientes puede resultar decisiva, la protección de los secretos comerciales se vuelve indispensable.
Qué es un secreto comercial, qué información comprende y cómo se puede garantizar su fiabilidad. En este artículo examinaremos con más detalle el concepto de secreto comercial, su importancia para los negocios, los aspectos jurídicos de su protección y recomendaciones prácticas para las empresas que buscan minimizar los riesgos de filtración de información confidencial.
Un secreto comercial es información interna de una empresa que ha establecido un régimen de secreto comercial. Una empresa puede instaurar un régimen de secreto comercial respecto de cualquier información, por ejemplo:
En Bielorrusia no existe un listado tasado de informaciones que las empresas puedan clasificar como secreto comercial. Cada empresa determina por sí misma qué información tiene tal carácter.
El régimen de secreto comercial comprende las medidas que adopta una empresa para proteger y garantizar la no divulgación de la información clasificada como secreto comercial.
Por qué las empresas, sus empleados y socios comerciales deben conocer las particularidades del régimen de secreto comercial
El conocimiento de los secretos comerciales es fundamental no solo para las empresas, sino también para sus empleados y socios comerciales por varias razones principales:
1. Ventaja competitiva
La protección de los secretos comerciales ayuda a una empresa a mantener su ventaja competitiva. La información sobre estrategias, productos, tecnologías y cartera de clientes es un recurso muy valioso, y su filtración puede provocar la pérdida de posición en el mercado.
2. Protección jurídica
Comprender qué constituye un secreto comercial permite a las empresas establecer mecanismos legales para protegerlo, incluido el desarrollo de cláusulas contractuales adecuadas con empleados y socios. Ello ayuda a evitar litigios y las consiguientes pérdidas financieras.
3. Responsabilidad de los empleados
Los empleados deben saber qué información tienen derecho a comentar y transmitir y cuál no. La formación en materia de secretos comerciales contribuye a crear una cultura de confidencialidad en el seno de la empresa, reduciendo el riesgo de filtraciones accidentales de información.
4. Colaboración fiable
Comprender la importancia de los secretos comerciales ayuda a los socios comerciales a construir relaciones de confianza con la empresa. Los socios que cumplen las normas de confidencialidad pueden contar con una cooperación a largo plazo y condiciones mutuamente beneficiosas.
5. Innovación y desarrollo
Al proteger sus secretos comerciales, las empresas pueden invertir más en investigación y desarrollo, sabiendo que sus nuevas ideas y logros estarán protegidos. Esto, a su vez, estimula la innovación y el crecimiento empresarial.
6. Reputación y confianza
Observar los secretos comerciales demuestra un alto nivel de profesionalidad y responsabilidad en la empresa, lo que incide positivamente en su reputación y en la confianza de clientes y socios.
Teniendo en cuenta lo anterior, comprender y respetar las normas sobre secretos comerciales se convierte en un aspecto crucial para el éxito empresarial, la consolidación de relaciones de confianza dentro del equipo y con los socios, y la protección de la propiedad intelectual.
Cuando una empresa diseña un proceso de negocio para implantar un régimen de secreto comercial, debe tener en cuenta que cierta información ha de ser comunicada a los organismos gubernamentales y contratistas. Por lo tanto, debe evaluar si dicha información debe clasificarse como secreto comercial o determinar el procedimiento para su divulgación. También debe tenerse en cuenta que hay informaciones que no pueden ser catalogadas como secreto comercial.
Bielorrusia ha definido una lista de información que no puede ser clasificada como secreto comercial. Por ejemplo, la siguiente información:
Para establecer un régimen de secreto comercial, recomendamos definir el procedimiento para todas las partes interesadas de la empresa y seguir una secuencia de pasos vinculada a las medidas de protección de los secretos comerciales.
Paso 1. Determinar qué información constituye un secreto comercial
La información seleccionada debe comprobarse para verificar que cumple los siguientes criterios:
1. La información no es generalmente conocida ni se encuentra fácilmente accesible para terceros en el ámbito en el que habitualmente se utiliza dicha información.
2. La información posee valor comercial por el hecho de ser desconocida para terceros. Mediante el uso de tal información, la empresa puede obtener ingresos, reducir costes y preservar su reputación y su clientela.
3. La información no está sujeta a derechos exclusivos sobre resultados de actividad intelectual.
4. La información no constituye secreto de Estado.
A partir de la información seleccionada se elabora un listado. Dicho listado constituirá un documento interno de la empresa una vez sea aprobado por el director o por la junta general.
Paso 2. Establecer el procedimiento de acceso a los secretos comerciales
Para restringir el acceso a la información clasificada como secreto comercial, es necesario determinar el procedimiento de utilización del soporte del secreto comercial y la supervisión de su uso. Dicho procedimiento se describe como un proceso de negocio en un documento interno de la empresa.
Un soporte de almacenamiento es un documento o medio digital que contiene información clasificada como secreto comercial. Es posible determinar si el soporte de almacenamiento se guarda con un empleado específico o en una caja fuerte, así como el procedimiento de acceso al recinto donde se almacena el soporte del secreto comercial. Los documentos clasificados como secretos comerciales pueden ser marcados con el sello de «Secreto comercial». El sello debe indicar el nombre y la dirección de la empresa propietaria de la información. La información en soportes digitales puede estar protegida por contraseña o cifrada. Asimismo, deben determinarse los empleados encargados de supervisar el uso de los soportes de almacenamiento del secreto comercial.
Paso 3. Llevar un registro de las personas que tienen acceso al secreto comercial
Los registros se suelen llevar en un archivo electrónico o en un libro de registro en papel. Por ejemplo, en un registro de empleados y otras personas con acceso a secretos comerciales se anota a las personas que disponen de dicho acceso. Este documento puede resultar útil para acreditar que una persona determinada conocía información constitutiva de secreto comercial y pudo haberla divulgado.
Paso 4. Informar a las personas que tienen acceso al secreto comercial
Una vez redactados los documentos sobre los secretos comerciales de la empresa, es necesario familiarizar con ellos a los empleados que tengan acceso a dichos secretos. A tales empleados se les debe dar a conocer:
La empresa debe crear las condiciones necesarias para el cumplimiento del régimen de secreto comercial. El modo de lograrlo dependerá de las especificidades de la actividad de la compañía.
Obligaciones de no divulgación
Por ejemplo, se pueden celebrar acuerdos con los empleados: compromisos de no divulgación. La empresa debe suscribir una obligación con aquellos trabajadores que previsiblemente puedan conocer información constitutiva de secreto comercial. Cabe señalar que la empresa decide con quién celebra dicho acuerdo. Un empleado que se niegue a firmar tal compromiso puede ser despedido.
El compromiso es un contrato de derecho civil. Se celebra con empleados y otras personas que hayan obtenido acceso a un secreto comercial. En el contrato se especifican, en particular:
La empresa debe informar a los empleados sobre la cancelación o modificación del régimen de secreto comercial. Los empleados deben devolver al empleador los soportes de los secretos comerciales en el momento de su cese.
Paso 5. Interacción con socios comerciales que acceden a secretos comerciales
En ocasiones, los socios comerciales necesitan información considerada secreto comercial en la empresa para cumplir el contrato suscrito con ella. En tal supuesto, es necesario preservar el régimen de secreto comercial. Para ello, se puede celebrar un contrato específico con el socio comercial: un acuerdo de confidencialidad, o bien garantizar la preservación de los secretos comerciales mediante una cláusula escrita en el propio contrato principal con el socio comercial.
El acuerdo de confidencialidad incluye:
Si el contrato con el socio comercial fuera declarado nulo, las obligaciones de mantener el secreto comercial seguirán vigentes.
Paso 6. Determinar las responsabilidades de los empleados encargados de mantener el régimen de secreto comercial
Una vez que la empresa ha designado a los empleados responsables de mantener el régimen de secreto comercial (por lo general, los jefes de los departamentos de la empresa o el servicio de seguridad), se modifican sus descripciones de puestos de trabajo añadiendo responsabilidades adicionales. Por ejemplo:
Paso 7. Determinar el inicio de la vigencia del régimen de secreto comercial
El régimen de secreto comercial en la empresa entra en vigor una vez elaborado el listado de información vinculada al secreto comercial y adoptadas las medidas para su protección.
El acceso a la información constitutiva de secreto comercial requiere el consentimiento del director de la empresa. Sin mediar dicho consentimiento y en el ejercicio de sus competencias, tal información podrá ser obtenida por organismos gubernamentales mediante solicitudes escritas, en particular por:
Tras recibir información constitutiva de secreto comercial, los funcionarios de los organismos gubernamentales no deben divulgarla ni permitir que terceros accedan a ella.
Si tiene alguna pregunta o disputa relacionada con el secreto comercial en Bielorrusia, ¡estaremos encantados de ayudarle! Nuestra dilatada experiencia le ayudará a resolver cualquier controversia en esta materia.
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