Ticari Sır Nedir?

Ticari sır, herhangi bir işletmenin ayrılmaz bir parçasıdır ve rekabet gücünün sağlanmasında ve işletmenin benzersizliğinin korunmasında önemli bir rol oynar. En son teknolojiler, gelişmeler, iş süreçleri ve müşteriler hakkındaki bilgilerin belirleyici öneme sahip olabileceği dinamik bir pazarda, ticari sırların korunması bir zorunluluk haline gelmektedir. 

Ticari sırrın ne olduğu, hangi bilgileri içerdiği ve güvenilirliğinin nasıl sağlanabileceği. Bu makalede ticari sır kavramını, işletme için önemini, korumanın hukuki yönlerini ve gizli bilgi sızıntısı risklerini en aza indirmek isteyen şirketler için pratik tavsiyeleri daha ayrıntılı olarak ele alacağız.

Hangi Bilgiler Ticari Sır Sayılır?

Ticari sır, ticari sır rejimi oluşturmuş bir şirkete ait kurum içi bilgidir. Şirket, örneğin aşağıdaki türden bilgiler için ticari sır rejimi oluşturabilir:

• Teknik.
• Üretime ilişkin.
• İş süreçleri hakkında.
• Finansal.
• Üretim sırları (know-how) hakkında.
  
  

Belarus’ta, şirketlerin ticari sır olarak sınıflandırabileceği bilgilerin yer aldığı bir liste bulunmamaktadır. Her şirket bunun ne tür bir bilgi olduğuna kendi karar verir.

Ticari sır rejimi, bir şirketin ticari sır olarak sınıflandırılan bilgilerin korunmasını ve ifşa edilmemesini sağlamak için aldığı önlemlerdir.

Şirketler, Çalışanları ve İş Ortakları Ticari Sır Rejiminin Özellikleri Hakkında Neden Bilgi Sahibi Olmalıdır?

Ticari sırları bilmek, birkaç temel nedenden ötürü yalnızca şirketler için değil, aynı zamanda çalışanları ve iş ortakları için de esastır:

1. Rekabet Avantajı
Ticari sırların korunması, bir şirketin rekabet avantajını korumasına yardımcı olur. Stratejiler, ürünler, teknolojiler ve müşteri tabanı hakkındaki bilgiler çok değerli bir kaynaktır ve bu bilgilerin sızdırılması pazar konumunun kaybedilmesine yol açabilir.

2. Hukuki Koruma
Neyin ticari sır teşkil ettiğini anlamak, şirketlerin çalışanlar ve ortaklarla uygun sözleşme koşullarının geliştirilmesi de dahil olmak üzere, ticari sırrı korumak için yasal önlemler almasına olanak tanır. Bu durum, davalardan ve sonrasındaki mali kayıplardan kaçınmaya yardımcı olur.

3. Çalışan Sorumluluğu
Çalışanlar, hangi bilgileri paylaşma ve aktarma yetkisine sahip olduklarını, hangilerini paylaşamayacaklarını bilmelidir. Ticari sırlar konusunda verilen eğitimler, şirket içinde gizlilik kültürü oluşturarak bilgilerin kazara sızdırılması riskini azaltır.

4. Güvenilir Ortaklık
Ticari sırların önemini anlamak, iş ortaklarının şirketle güvene dayalı ilişkiler kurmasına yardımcı olur. Gizlilik kurallarına uyan ortaklar, uzun vadeli işbirliğine ve karşılıklı yarar sağlayan koşullara güvenebilirler.

5. İnovasyon ve Gelişim
Şirketler ticari sırlarını koruyarak, yeni fikirlerinin ve başarılarının korunacağını bilmenin verdiği güvenle araştırma ve geliştirmeye daha fazla yatırım yapabilir. Bu da inovasyonu ve işletmenin büyümesini teşvik eder.

6. İtibar ve Güven
Ticari sırların korunmasına riayet edilmesi, şirketin profesyonellik ve sorumluluk düzeyinin yüksek olduğunu gösterir; bu da şirketin itibarını ve müşterileri ile iş ortaklarının güvenini olumlu etkiler.

Yukarıdakiler göz önüne alındığında; ticari sır kurallarını anlamak ve bunlara uymak, başarılı bir ticari faaliyetin, ekip içinde ve ortaklarla güvene dayalı ilişkiler kurmanın ve fikri mülkiyeti korumanın önemli bir yönü haline gelmektedir.

Ticari Sır Olan Bilgiler Belirlenirken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Şirket, ticari sır rejimi oluşturmak için iş süreçlerini belirlerken bazı bilgilerin kamu kurumlarına ve sözleşme taraflarına bildirilmesi gerektiğini dikkate almalıdır. Bu nedenle, bu bilgilerin ticari sır olarak sınıflandırılıp sınıflandırılmayacağını değerlendirmeli veya açıklanma usulünü belirlemelidir. Ayrıca bazı bilgilerin ticari sır olarak sınıflandırılamayacağı da göz önünde bulundurulmalıdır.

Hangi Bilgiler Ticari Sır Olamaz?

Belarus’ta, ticari sır olarak sınıflandırılamayacak bilgilerin bir listesi belirlenmiştir. Örneğin şu bilgiler:

• Şirketin ana sözleşme belgelerine dahil edilen.
• Şirkete ekonomik faaliyette bulunma hakkı veren lisans, izin ve diğer belgelerde yer alan bilgiler.
• Bankacılık sırrı, tıbbi gizlilik ve avukat-müvekkil gizliliği gibi, mevzuat uyarınca sır sayılan ve korunan bilgiler.
• Devlet gayrimenkul sicilindeki gayrimenkullere ilişkin.
• Devletin tamamen veya kısmen sahip olduğu şirketlerin malvarlığının bileşimine ilişkin bilgiler.
• Bütçe fonlarının kullanımı hakkında olan.
• Ürün güvenliği, çevre ve halkın veya üretimin güvenliğini olumsuz etkileyebilecek diğer faktörlere ilişkin bilgiler.
• Ödenmesi gereken vergi miktarları hakkında olan.
• Açık pozisyonlar, çalışma koşulları, iş sağlığı ve güvenliği ile çalışan sayısına ilişkin bilgiler.
• Şirketlerin ücret ödemelerine ilişkin borçları hakkında bilgiler.
• Yasal gerekliliklerin ihlali ve bu tür ihlallerin sorumluluğu hakkında olan.
  
  

Bir Şirkette Ticari Sır Rejimi Nasıl Kurulur?

Ticari sır rejimi oluşturmak için, şirkette bu konuyla ilgili tüm kişilere yönelik bir prosedür belirlemenizi ve ticari sırları korumaya yönelik önlemlerin adımlarını sırasıyla uygulamanızı öneririz.

Adım 1. Hangi Bilgilerin Ticari Sır Olduğunu Belirleyin
Seçilen bilgiler aşağıdaki kriterlere uygunluk açısından kontrol edilmelidir:

1. Bu bilgilerin genellikle kullanıldığı alanda üçüncü şahıslar tarafından genel olarak bilinmemesi ve serbestçe erişilememesi.

2. Bilgilerin üçüncü şahıslar tarafından bilinmediği için değerli olması. Şirket bu tür bilgileri kullanarak para kazanabilir, maliyetleri düşürebilir ve itibarını ve müşterilerini koruyabilir.

3. Bilgilerin fikri faaliyet sonuçlarına ilişkin münhasır haklara tabi olmaması.

4. Bilgilerin devlet sırrı olmaması.

Seçilen bilgilerden bir liste yapılır. Böyle bir liste, yönetici veya genel kurul tarafından onaylandıktan sonra şirketin yerel bir belgesi olacaktır.

Adım 2. Ticari Sırlara Erişim Prosedürünü Belirleyin
Ticari sır olarak sınıflandırılan bilgilere erişimi kısıtlamak için, ticari sır taşıyıcısının kullanım prosedürünü ve kullanımının izlenmesini belirlemek gereklidir. Böyle bir prosedür, yerel bir şirket belgesinde bir iş süreci olarak tanımlanır.

Bilgi taşıyıcısı, ticari sır olarak sınıflandırılan bilgileri içeren belge veya dijital ortamdır. Bu taşıyıcının belirli bir çalışanda mı yoksa kasada mı saklanacağı ve saklandığı alana erişim usulü belirlenebilir. Ticari sır olarak sınıflandırılan belgelere “Ticari Sır” kaşesi basılabilir. Kaşede, bilgilerin sahibi olan şirketin adı ve adresi belirtilmelidir. Dijital ortamdaki bilgiler parola ile korunabilir veya şifrelenebilir. Ayrıca, ticari sır taşıyıcılarının kullanımını denetleyecek çalışanlar belirlenmelidir.

Adım 3. Ticari Sırra Erişimi Olan Kişilerin Kaydını Tutun
Kayıtlar genellikle elektronik bir dosyada veya kâğıt defterde tutulur. Örneğin, ticari sırlara erişimi olan çalışanların ve diğer kişilerin kaydı, bu kişileri gösterir. Bu belge, belirli bir kişinin ticari sır niteliğindeki bilgileri bildiğini ve bunları yayma imkânına sahip olduğunu ortaya koymaya yardımcı olabilir.

Adım 4.  Ticari Sırlara Erişimi Olan Kişileri Bilgilendirin
Şirketin ticari sırlarına ilişkin belgeler hazırlandıktan sonra, bu sırlara erişimi olan çalışanlar söz konusu belgeler hakkında bilgilendirilmelidir. Bu çalışanlara aşağıdakiler açıklanmalıdır:

• Ticari sırla ilgili bilgilerin listesi.
• Ticari sır taşıyıcılarının kullanım usulünü belirleyen şirket içi belgeler.
  
  

Şirketin ticari sır rejimine uyum için koşullar yaratması gerekir. Bunun nasıl yapılacağı şirketin faaliyetlerinin özelliklerine bağlıdır.

Gizliliği Koruma Yükümlülükleri
Örneğin, çalışanlarla gizliliği koruma yükümlülüklerine ilişkin sözleşmeler yapabilirsiniz. Şirket, ticari sır niteliğindeki bilgileri bilme ihtimali bulunan çalışanlarla bu konuda bir taahhüt sözleşmesi imzalamalıdır. Böyle bir sözleşmenin kimlerle yapılacağına şirket karar verir. Sözleşmeyi imzalamayı reddeden bir çalışanın iş sözleşmesi feshedilebilir.

Bir yükümlülük, medeni hukuk sözleşmesidir. Çalışanlar ve ticari sırra erişim elde eden diğer kişilerle akdedilir. Sözleşmede özellikle şunlar belirtilir:

• Tarafların ticari sır rejimine uyumla ilgili yükümlülükleri.
• Taahhütlerin geçerlilik süresi. Süre, çalışanla akdedilen sözleşme süresinden uzun tutulmaz.
  
  

Şirket, çalışanları ticari sır rejiminin kaldırılması veya değiştirilmesi konusunda bilgilendirmelidir. Çalışanlar, işten ayrılırken ticari sırları içeren bilgi taşıyıcılarını işverene iade etmelidir.

Adım 5. Ticari Sırlara Erişim Sağlanan İş Ortaklarıyla İlişkiler
Bazen iş ortaklarının, şirketle yaptıkları sözleşmeyi yerine getirebilmek için şirketin ticari sır olarak kabul ettiği bilgilere ihtiyacı olur. Bu durumda ticari sır rejiminin korunması gerekir. Bunun için iş ortağıyla ayrı bir gizlilik sözleşmesi yapabilir veya ticari sırların korunmasına ilişkin hükümleri iş ortağıyla imzalanan yazılı sözleşmeye ekleyebilirsiniz.

Gizlilik sözleşmesi şunları içerir:

• Ticari sır olarak kabul edilen bilgilerin listesi.
• Ticari sır olarak kabul edilen bilgilerin kullanım prosedürü.
• İş ortağının, sözleşmenin feshi veya yerine getirilmesinin reddedilmesi durumu dahil olmak üzere, ticari sır rejimini korumayı taahhüt ettiği süre.
• İş ortağına ticari sır rejiminin iptali veya değiştirilmesinin bildirilmesi koşulu.
  
  

İş ortağıyla yapılan sözleşmenin geçersiz sayılması hâlinde de ticari sırları koruma yükümlülükleri yürürlükte kalır.

Adım 6. Ticari Sır Rejiminin Sürdürülmesinden Sorumlu Çalışanların Görevlerini Belirleyin
Şirket, ticari sır rejiminin sürdürülmesinden sorumlu çalışanları belirledikten sonra (genellikle bölüm yöneticileri veya güvenlik birimi çalışanları), bu kişilerin görev tanımlarına ek sorumluluklar ekler. Örneğin:

• Ticari sırların depolama ortamını kullanan kişileri kaydetme prosedürüne uymak.
• Ticari sırrın depolama ortamını kullanım kurallarına uymak.
• Ticari sırrın depolama ortamını saklama prosedürüne uymak.
  
  

Adım 7. Ticari Sır Rejiminin Başlangıcını Belirleyin
Şirketteki ticari sır rejimi, ticari sırla ilgili bilgilerin bir listesi derlendikten ve bunları korumak için önlemler alındıktan sonra yürürlüğe girer.

Ticari Sırlara Erişim İçin Şirket Müdürünün Onayı ve Onayın Gerekmediği Durumlar

Ticari sır teşkil eden bilgilere erişim, şirket müdürünün rızasını gerektirir. Rıza olmaksızın, yetkileri dairesinde bu tür bilgiler devlet kurumları tarafından yazılı talepler üzerine, özellikle şu merciler tarafından elde edilebilir:

• Mahkemeler.
• Savcılıklar.
• Kolluk kuvvetleri.
• Vergi daireleri ve gümrükler.
  
  

Ticari sır niteliğindeki bilgileri aldıktan sonra kamu kurumlarının çalışanları bu bilgileri açıklamamalı ve üçüncü kişilerin erişimine izin vermemelidir.

Bize Ulaşın

Belarus’taki ticari sırlarla ilgili sorularınız veya uyuşmazlıklarınız varsa size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız! Uzun yıllara dayanan deneyimimiz, bu alandaki uyuşmazlıkları çözmenize yardımcı olacaktır.

• +375 29 505 10 51 (WhatsApp, Viber, Telegram);
• info@ambylegal.by.