Was ist ein Geschäftsgeheimnis

Ein Geschäftsgeheimnis ist ein integraler Bestandteil jedes Unternehmens und spielt eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung der Wettbewerbsfähigkeit und der Aufrechterhaltung der Einzigartigkeit des Betriebs. In einem dynamischen Markt, in dem Informationen über neueste Technologien, Entwicklungen, Geschäftsprozesse und Kunden von entscheidender Bedeutung sein können, wird der Schutz von Geschäftsgeheimnissen unerlässlich. 

Was ein Geschäftsgeheimnis ist, welche Informationen es umfasst und wie seine Vertraulichkeit sichergestellt werden kann. In diesem Artikel betrachten wir das Konzept des Geschäftsgeheimnisses, seine Bedeutung für Unternehmen, rechtliche Aspekte des Schutzes und praktische Empfehlungen für Unternehmen, die das Risiko des Verlusts vertraulicher Informationen minimieren möchten.

Welche Informationen als Geschäftsgeheimnis gelten

Ein Geschäftsgeheimnis sind interne Informationen über ein Unternehmen, für die es ein Geheimhaltungsregime eingeführt hat. Ein Unternehmen kann ein solches Regime für verschiedene Informationen einführen, zum Beispiel:

• Technische Informationen.
• Produktionsbezogene Informationen.
• Informationen über Geschäftsprozesse.
• Finanzielle Informationen.
• Informationen über Produktionsgeheimnisse (Know-how).
  
  

In Belarus gibt es keine festgelegte Liste von Informationen, die Unternehmen als Geschäftsgeheimnis klassifizieren können. Jedes Unternehmen entscheidet selbst, um welche Art von Informationen es sich handelt.

Das Geheimhaltungsregime umfasst die Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um als Geschäftsgeheimnis eingestufte Informationen zu schützen und ihre Offenlegung zu verhindern.

Warum Unternehmen, ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner die Besonderheiten des Geschäftsgeheimnisregimes kennen müssen

Die Kenntnis der Besonderheiten des Geheimhaltungsregimes ist aus mehreren Gründen nicht nur für Unternehmen, sondern auch für ihre Mitarbeiter und Geschäftspartner wichtig:

1. Wettbewerbsvorteil
Der Schutz von Geschäftsgeheimnissen hilft einem Unternehmen, seinen Wettbewerbsvorteil zu wahren. Informationen über Strategien, Produkte, Technologien und den Kundenstamm sind eine wertvolle Ressource, und deren Weitergabe kann zum Verlust der Marktposition führen.

2. Rechtlicher Schutz
Das Verständnis darüber, was ein Geschäftsgeheimnis ausmacht, versetzt Unternehmen in die Lage, rechtliche Schutzmaßnahmen zu treffen, einschließlich der Entwicklung entsprechender Vertragsbedingungen mit Mitarbeitern und Partnern. Dies hilft, Rechtsstreitigkeiten und die damit verbundenen finanziellen Verluste zu vermeiden.

3. Mitarbeiterverantwortung
Mitarbeiter müssen wissen, welche Informationen sie besprechen und weitergeben dürfen und welche nicht. Schulungen zu Geschäftsgeheimnissen tragen dazu bei, eine Kultur der Vertraulichkeit im Unternehmen zu etablieren und das Risiko versehentlicher Informationslecks zu verringern.

4. Zuverlässige Partnerschaft
Das Verständnis für die Bedeutung von Geschäftsgeheimnissen hilft Geschäftspartnern, vertrauensvolle Beziehungen zum Unternehmen aufzubauen. Partner, die die Vertraulichkeitsregeln einhalten, können auf eine langfristige Zusammenarbeit und für beide Seiten vorteilhafte Bedingungen zählen.

5. Innovation und Entwicklung
Durch den Schutz ihrer Geschäftsgeheimnisse können Unternehmen mehr in Forschung und Entwicklung investieren, in dem Wissen, dass ihre neuen Ideen und Errungenschaften geschützt sind. Dies wiederum stimuliert Innovationen und Unternehmenswachstum.

6. Reputation und Vertrauen
Die Beachtung von Geschäftsgeheimnissen zeugt von einem hohen Maß an Professionalität und Verantwortung des Unternehmens, was sich positiv auf dessen Reputation und das Vertrauen von Kunden und Partnern auswirkt.

In Anbetracht des Vorstehenden wird das Verständnis und die Einhaltung der Regeln für Geschäftsgeheimnisse zu einem wichtigen Aspekt für den Geschäftserfolg, fördert vertrauensvolle Beziehungen innerhalb des Teams sowie mit Partnern und schützt das geistige Eigentum.

Worauf bei der Bestimmung von Informationen als Geschäftsgeheimnis zu achten ist

Wenn ein Unternehmen ein Verfahren zur Einführung eines Geheimhaltungsregimes entwickelt, muss es berücksichtigen, dass bestimmte Informationen staatlichen Stellen und Auftragnehmern mitgeteilt werden müssen. Daher sollte es prüfen, ob diese Informationen als Geschäftsgeheimnis eingestuft werden können, oder ein Verfahren für ihre Offenlegung festlegen. Außerdem ist zu beachten, dass manche Informationen nicht als Geschäftsgeheimnis eingestuft werden dürfen.

Welche Informationen kein Geschäftsgeheimnis sein können

In Belarus ist eine Liste von Informationen festgelegt, die nicht als Geschäftsgeheimnis eingestuft werden dürfen. Dazu gehören beispielsweise:

• Informationen, die in den Gründungsdokumenten des Unternehmens enthalten sind.
• Informationen aus Lizenzen, Genehmigungen und anderen Dokumenten, die dem Unternehmen das Recht zur wirtschaftlichen Tätigkeit verleihen.
• Informationen, die als Staatsgeheimnis oder aufgrund anderer gesetzlicher Vorgaben geschützt sind, etwa das Bankgeheimnis, die ärztliche Schweigepflicht und das Anwaltsgeheimnis.
• Informationen über Immobilien aus dem staatlichen Immobilienregister.
• Informationen über die Zusammensetzung des Eigentums von Unternehmen, die ganz oder teilweise im Staatseigentum stehen.
• Informationen über die Verwendung von Haushaltsmitteln.
• Informationen über Produktsicherheit, Umweltbelange und andere Faktoren, die sich negativ auf die Sicherheit der Bevölkerung oder die Produktionssicherheit auswirken können.
• Informationen über zu zahlende Steuerbeträge.
• Informationen über offene Stellen, Arbeitsbedingungen, Arbeitsschutz und die Anzahl der Mitarbeiter.
• Informationen über Schulden von Unternehmen bei der Lohnzahlung.
• Informationen über Verstöße gegen gesetzliche Anforderungen und die Haftung für solche Verstöße.
  
  

Wie man ein Geschäftsgeheimnisregime in einem Unternehmen einführt

Zur Einführung eines Geheimhaltungsregimes empfehlen wir, das Verfahren für alle betroffenen Unternehmensangehörigen festzulegen und die vorgesehenen Schutzmaßnahmen schrittweise umzusetzen.

Schritt 1. Bestimmung der als Geschäftsgeheimnis geltenden Informationen
Die ausgewählten Informationen müssen auf die Einhaltung folgender Kriterien überprüft werden:

1. Die Informationen sind in dem Bereich, in dem sie üblicherweise verwendet werden, weder allgemein bekannt noch dritten Personen frei zugänglich.

2. Die Informationen sind wertvoll, weil sie Dritten nicht bekannt sind. Durch die Nutzung solcher Informationen kann das Unternehmen Einnahmen erzielen, Kosten senken und seine Reputation sowie Kundenbasis erhalten.

3. Die Informationen unterliegen keinen ausschließlichen Rechten an den Ergebnissen geistiger Arbeit.

4. Bei den Informationen handelt es sich nicht um Staatsgeheimnisse.

Aus den ausgewählten Informationen wird eine Liste erstellt. Eine solche Liste wird zu einem internen Dokument des Unternehmens, nachdem sie vom Geschäftsführer oder der Gesellschafterversammlung genehmigt wurde.

Schritt 2. Zugangsverfahren für Geschäftsgeheimnisse festlegen
Um den Zugriff auf als Geschäftsgeheimnis eingestufte Informationen zu beschränken, müssen die Regeln für den Umgang mit den Datenträgern und die Kontrolle ihrer Nutzung festgelegt werden. Diese Regeln werden als Geschäftsprozess in einem internen Unternehmensdokument beschrieben.

Ein Datenträger ist ein Dokument oder digitales Medium, das als Geschäftsgeheimnis eingestufte Informationen enthält. Es kann festgelegt werden, ob der Datenträger bei einem bestimmten Mitarbeiter oder in einem Tresor aufbewahrt wird und wie der Zugang zu dem Raum geregelt ist, in dem er liegt. Dokumente mit Geschäftsgeheimnissen können mit dem Stempel „Geschäftsgeheimnis“ versehen werden. Der Stempel muss den Namen und die Anschrift des Unternehmens enthalten, dem die Informationen gehören. Informationen auf digitalen Datenträgern können durch ein Passwort geschützt oder verschlüsselt werden. Legen Sie außerdem fest, welche Mitarbeiter die Nutzung der Datenträger mit Geschäftsgeheimnissen kontrollieren.

Schritt 3. Personen mit Zugang zu Geschäftsgeheimnissen erfassen
Die Aufzeichnungen werden in der Regel elektronisch oder in einem Papierregister geführt. Ein Verzeichnis der Mitarbeiter und sonstigen Personen mit Zugang zu Geschäftsgeheimnissen hält beispielsweise fest, wer Zugang hat. Dieses Dokument kann dabei helfen nachzuweisen, dass eine bestimmte Person die Geschäftsgeheimnisse kannte und sie verbreiten konnte.

Schritt 4.  Personen mit Zugang zu Geschäftsgeheimnissen informieren
Nachdem die Dokumente zu den Geschäftsgeheimnissen des Unternehmens erstellt wurden, müssen die Mitarbeiter, die Zugang dazu haben, mit diesen Dokumenten vertraut gemacht werden. Dazu gehören insbesondere:

• Die Liste der Informationen, die als Geschäftsgeheimnisse gelten.
• Die internen Dokumente, die die Regeln für den Umgang mit Datenträgern mit Geschäftsgeheimnissen festlegen.
  
  

Das Unternehmen muss die Voraussetzungen dafür schaffen, dass das Geheimhaltungsregime eingehalten wird. Wie dies geschieht, hängt von der Art der Geschäftstätigkeit ab.

Verpflichtung zur Geheimhaltung
Zum Beispiel können Vereinbarungen über die Geheimhaltung mit Mitarbeitern geschlossen werden. Das Unternehmen sollte eine solche Verpflichtung mit den Mitarbeitern vereinbaren, die möglicherweise Kenntnis von Informationen erlangen, die ein Geschäftsgeheimnis darstellen. Das Unternehmen entscheidet, mit wem es eine solche Vereinbarung schließt. Ein Mitarbeiter, der die Unterzeichnung verweigert, kann entlassen werden.

Eine solche Verpflichtung ist ein zivilrechtlicher Vertrag. Er wird mit Mitarbeitern und anderen Personen geschlossen, die Zugang zu einem Geschäftsgeheimnis erhalten haben. Der Vertrag regelt insbesondere:

• Die Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Einhaltung des Geschäftsgeheimnisregimes.
• Die Laufzeit der Verpflichtung. Sie darf nicht über die Laufzeit des mit dem Mitarbeiter geschlossenen Arbeitsvertrags hinausgehen.
  
  

Das Unternehmen muss die Mitarbeiter über die Aufhebung oder Änderung des Geheimhaltungsregimes informieren. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen die Mitarbeiter die Datenträger mit Geschäftsgeheimnissen an den Arbeitgeber zurückgeben.

Schritt 5. Geschäftspartnern mit Zugang zu Geschäftsgeheimnissen
Manchmal benötigen Geschäftspartner Informationen, die im Unternehmen als Geschäftsgeheimnisse gelten, um den Vertrag mit dem Unternehmen zu erfüllen. In diesem Fall muss das Geheimhaltungsregime gewahrt werden. Dazu kann mit dem Geschäftspartner ein separater Geheimhaltungsvertrag (NDA) geschlossen oder die Geheimhaltung in einem schriftlichen Vertrag mit ihm geregelt werden.

Die Geheimhaltungsvereinbarung umfasst:

• Eine Liste der Informationen, die als Geschäftsgeheimnis gelten.
• Das Verfahren zur Verwendung von Informationen, die als Geschäftsgeheimnis gelten.
• Der Zeitraum, für den sich der Geschäftspartner zur Geheimhaltung verpflichtet, auch für den Fall der Vertragsbeendigung oder der Weigerung, den Vertrag zu erfüllen.
• Die Pflicht, den Geschäftspartner über die Aufhebung oder Änderung des Geheimhaltungsregimes zu informieren.
  
  

Sollte der Vertrag mit dem Geschäftspartner für ungültig erklärt werden, gelten die Verpflichtungen zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen fort.

Schritt 6. Zuständigkeiten der Mitarbeiter für die Einhaltung des Geheimhaltungsregimes festlegen
Nachdem das Unternehmen die Mitarbeiter bestimmt hat, die für die Einhaltung des Geheimhaltungsregimes verantwortlich sind (in der Regel Abteilungsleiter oder Mitarbeiter der Sicherheitsabteilung), werden deren Stellenbeschreibungen um zusätzliche Aufgaben ergänzt. Zum Beispiel:

• Das Verfahren zur Erfassung der Personen einhalten, die Datenträger mit Geschäftsgeheimnissen nutzen.
• Die Regeln für den Umgang mit Datenträgern mit Geschäftsgeheimnissen einhalten.
• Das Verfahren zur Aufbewahrung von Datenträgern mit Geschäftsgeheimnissen einhalten.
  
  

Schritt 7. Beginn des Geheimhaltungsregimes festlegen
Das Geheimhaltungsregime im Unternehmen tritt in Kraft, sobald eine Liste der als Geschäftsgeheimnisse eingestuften Informationen erstellt und Schutzmaßnahmen ergriffen wurden.

Zustimmung des Unternehmens zum Zugang zu Geschäftsgeheimnissen und Fälle, in denen sie nicht erforderlich ist

Der Zugriff auf Informationen, die ein Geschäftsgeheimnis darstellen, erfordert die Zustimmung des Unternehmensleiters. Aufgrund ihrer Befugnisse können staatliche Stellen solche Informationen jedoch ohne Zustimmung auf schriftliche Anfrage erhalten, insbesondere:

• Gerichte.
• Staatsanwaltschaften.
• Strafverfolgungsbehörden.
• Steuerbehörden und Zoll.
  
  

Nach Erhalt von Informationen, die Geschäftsgeheimnisse darstellen, dürfen Mitarbeiter staatlicher Stellen diese weder offenlegen noch Dritten Zugang dazu gewähren.

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Wenn Sie Fragen zu Geschäftsgeheimnissen in Belarus haben oder es in diesem Zusammenhang zu Streitigkeiten kommt, helfen wir Ihnen gerne weiter! Dank unserer langjährigen Erfahrung können wir Sie bei der Lösung solcher Streitigkeiten unterstützen.

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