Le passage de l’entreprise à la gestion électronique des documents en Biélorussie

Dans le monde actuel, l’exercice d’activités en ligne s’impose comme un mode de fonctionnement de plus en plus plébiscité. Conscientes des atouts de la numérisation et de l’automatisation, les entreprises adoptent massivement la gestion documentaire électronique (GED). Celle-ci permet d’accélérer considérablement l’échange d’informations, de réduire les délais et les coûts financiers, tout en renforçant la sécurité et la fiabilité des données. Cet article examine les avantages de la transition vers la GED pour les entreprises en Biélorussie ainsi que les modalités de son déploiement pour optimiser les processus d’affaires dans l’économie numérique.

Pourquoi la transition vers la gestion documentaire électronique est parfois cruciale pour les entreprises

Le passage à la gestion documentaire électronique constitue une étape majeure dans la vie des entreprises modernes pour plusieurs motifs.

1. Il accroît l’efficacité de l’entreprise en réduisant le temps de traitement et de transmission des documents, en accélérant les processus décisionnels et en minimisant les risques d’erreur dans la circulation de l’information.
2. La GED renforce la transparence et le contrôle des processus internes, permettant de suivre instantanément le statut des documents et de maîtriser leur flux. Elle élève ainsi le niveau de sécurité et de protection des données confidentielles.
3. Elle permet de diminuer les dépenses liées au support papier, à l’affranchissement et à l’archivage physique, contribuant à une activité plus économique et respectueuse de l’environnement.

De manière générale, l’adoption de la GED renforce la compétitivité de l’entreprise, améliore ses processus de travail et permet un management plus efficient au sein de l’économie numérique.

Ce qu’il faut savoir pour réussir sa transition vers la gestion documentaire électronique

Pour tirer pleinement parti des opportunités offertes par la GED, il est nécessaire de maîtriser certains concepts et spécificités de l’échange de documents électroniques en Biélorussie.

Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique des documents (GED / EDMS) ?

Un système de GED (EDMS) permet d’échanger des documents électroniques revêtus d’une signature électronique (EDS) via une plateforme dédiée. Ce service permet de créer, recevoir, expédier, traiter et archiver des documents dans le cloud. Il permet de gagner un temps précieux, d’accélérer l’approbation et la signature des documents, tout en garantissant la sécurité et l’intégrité des informations sur des serveurs sécurisés. En cas d’erreur, la correction ne prend que quelques clics, s’affranchissant du processus lourd d’approbation, de signature et de réacheminement postal au cocontractant.

Les documents de l’entreprise sont créés et conservés sous format numérique lors de l’utilisation d’un service de GED, hébergés soit sur les serveurs propres de l’entreprise, soit dans le cloud. Le stockage dans le cloud requiert la conclusion d’un contrat avec un prestataire, pour lequel nos spécialistes peuvent vous assister lors de la négociation des clauses.

Qu’est-ce qu’un système automatisé de support documentaire à la gestion (AS DMS) ?

L’AS DMS est un système automatisé de soutien documentaire destiné à la gestion au sein d’une entreprise spécifique. Il permet de générer, stocker et échanger des documents électroniques, de les constituer en dossiers numériques et de les verser aux archives de l’entreprise. En somme, il s’agit du système interne de gestion documentaire de l’entreprise.

Ce type de système permet d’échanger des documents électroniques avec des tiers selon les modalités suivantes :

1. Par e-mail, les documents étant alors signés au moyen d’une signature électronique (EDS). Lorsqu’un document requiert la signature de plusieurs parties (par exemple un contrat), il est primordial que chaque représentant dispose de la capacité de le signer électroniquement.
2. Par le biais de systèmes de GED ministériels ou d’entreprise. Les systèmes ministériels requièrent impérativement l’usage d’une signature électronique, exigence non systématique dans les réseaux d’entreprise.

La procédure d’échange au sein d’un système interne d’entreprise est formalisée dans un document local, tel qu’un règlement intérieur. Nos consultants vous assisteront dans la rédaction de ce texte après une analyse de vos processus documentaires.

Comment amorcer la transition vers la gestion documentaire électronique ?

Étape 1. Choix du système de gestion documentaire

Il convient d’analyser les flux documentaires de l’entreprise (volume par typologie de documents, circuits de validation, etc.) afin d’exprimer précisément les besoins fonctionnels attendus du système.

Étape 2. Détermination de la nécessité de se connecter au système interministériel de gestion documentaire

La connexion au système interministériel permet à l’entreprise d’échanger des documents électroniques avec d’autres sociétés et des organismes publics. Il existe une liste officielle de systèmes de GED interopérables (au nombre de 37). Notre équipe peut vous guider dans le choix de la solution adaptée.

Étape 3. Désignation des responsables de la transition vers la GED

L’entreprise constitue généralement un groupe de travail chargé d’évaluer ses besoins et de définir le cahier des charges du système interne.

Étape 4. Acquisition et déploiement du système de GED

1. Étude des offres du marché émanant des fournisseurs de solutions ;

2. Acquisition du logiciel et souscription des contrats de maintenance ;

3. Élaboration simultanée d’un plan de déploiement fondé sur les volumes et spécificités documentaires. Nous recommandons de commencer par les documents dispensés d’archivage à long terme (les documents dont la durée de conservation est inférieure à 10 ans pouvant demeurer au sein du système de création) ;

L’entreprise peut opter pour un mode documentaire mixte, coexistant entre GED et support papier pour une même typologie d’actes ;

4. Formation des salariés à l’utilisation de la plateforme ;

5. Mise en service opérationnelle du système ;

6. Formalisation des procédures de fonctionnement et d’utilisation de la GED dans un acte interne.

Spécificités de la connexion au système interministériel de gestion documentaire

Étape 1. Dépôt de la demande d’établissement d’un canal de communication

La connexion à la plateforme interministérielle requiert le dépôt d’une demande auprès du Centre national des services électroniques pour l’ouverture d’un canal sécurisé, acheminée ensuite vers l’opérateur télécoms partenaire.

Étape 2. Signature du contrat avec le prestataire

L’entreprise candidate conclut une convention de raccordement avec l’opérateur.

Étape 3. Acquisition de clés de signature électronique personnelle (EDS)

Les clés personnelles de signature électronique (EDS) sont nécessaires aux salariés de l’entreprise pour échanger des documents au sein du système interministériel de gestion documentaire. Il est recommandé que les salariés habilités à signer des documents au nom de l’entreprise obtiennent des clés personnelles EDS.

Étape 4. Dépôt de la demande de raccordement au système interministériel

La demande est transmise par voie électronique via le portail du Centre national des services électroniques. Nos experts vous conseilleront sur les formalités et vous assisteront dans la constitution du dossier.

Comment nous pouvons vous accompagner dans votre transition vers la gestion documentaire électronique

Nos collaborateurs sont des spécialistes aguerris de la dématérialisation. Nous pouvons :

• Vous conseiller sur la transition vers la GED ;
• Auditer vos processus documentaires et formaliser le cahier des charges de votre future solution ;
• Préparer l’ensemble de la documentation juridique relative au passage au numérique ;
• Représenter vos intérêts lors de la négociation des contrats d’acquisition et de déploiement.

Contactez-nous

Si vous avez des questions relatives à la transition vers la gestion documentaire électronique, nous serons ravis de vous aider ! Notre longue expérience vous assistera dans la résolution de tout litige.
Pour votre commodité, vous pouvez nous joindre par téléphone ou par e-mail :

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