Signature électronique en Biélorussie en 2024

La signature électronique (EDS) joue un rôle prépondérant dans le commerce moderne en Biélorussie, garantissant la sécurité des documents électroniques et des informations échangées lors des transactions commerciales. Il est primordial que les entreprises et les entrepreneurs individuels exerçant en Biélorussie maîtrisent l’application et la législation régissant l’utilisation de l’EDS afin d’assurer la régularité juridique et technique de leurs documents et transactions électroniques. À cet effet, les conseils de nos avocats expérimentés vous seront précieux.

La maîtrise de l’EDS permet aux sociétés et aux entrepreneurs individuels de signer et de vérifier des documents électroniques, ainsi que de réaliser des transactions en ligne en parfaite conformité avec les exigences de sécurité et de légalité. Cela contribue à réduire les délais et les coûts liés aux formalités papier, à accroître l’efficacité des processus opérationnels et à limiter les risques de fraude et d’accès non autorisé aux informations confidentielles.

L’utilisation de la signature électronique est obligatoire en Biélorussie dans le cadre de la gestion documentaire électronique liée à la fourniture de services publics aux entreprises et aux entrepreneurs individuels via le système d’administration électronique (e-gouvernement). Par conséquent, la compréhension et l’usage correct de l’EDS permettent aux entreprises de se conformer à la législation et aux exigences modernes en matière de sécurité des données électroniques.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Les documents électroniques intègrent une signature numérique (EDS) qui certifie les informations contenues dans le fichier. L’EDS équivaut à une signature manuscrite classique et atteste qu’un document a été validé par un représentant habilité de l’entreprise ou par un entrepreneur individuel.

L’EDS est utilisée pour valider les déclarations fiscales, les factures électroniques, divers types de paiements, les rapports destinés au service des impôts, ainsi que les contrats, y compris bancaires et d’assurance.

Pour activer l’EDS, on utilise une clé spéciale conservée par le titulaire de la signature ou par des personnes habilitées, dotée d’une durée de validité déterminée. Actuellement, une clé d’accès peut être obtenue pour une période de un à trois ans. Il convient de surveiller étroitement la validité de la clé électronique, le document n’ayant pleine force légale que s’il a été signé pendant la période de validité du certificat de clé publique.

Les titulaires de la clé de signature électronique

Les sociétés, les entrepreneurs individuels et les particuliers peuvent détenir une clé de signature électronique lors de leurs travaux sur des documents électroniques.

Il importe de bien distinguer les notions d’EDS pour les personnes morales et pour les personnes physiques. Par exemple, un cadre dirigeant peut disposer d’une EDS professionnelle au nom de l’entreprise tout en étant libre de créer une EDS personnelle pour ses propres besoins en tant qu’entrepreneur individuel.

Pour interagir avec les systèmes du Fonds de protection sociale de la population, le titulaire d’une EDS peut obtenir un certificat d’attributs.

Le certificat d’attributs d’une entreprise ou d’un entrepreneur individuel définit les pouvoirs d’une personne physique, dont le principal est le droit de signer des documents électroniques en leur nom. Une même personne peut détenir plusieurs certificats d’attributs.

Sur quels supports l’EDS peut-elle être enregistrée ?

Les données cryptographiques nécessaires à l’accès à la signature numérique peuvent être stockées sur des clés USB ou sur les cartes SIM des opérateurs mobiles A1 et MTS. En cas d’utilisation de clés USB, les logiciels AvPass ou AvBign sont chargés sur le support, présentant des spécificités techniques distinctes. La clé personnelle (privée) est placée dans un conteneur électronique sécurisé protégé par un mot de passe. L’utilisateur définit ce mot de passe lors de la création de la demande (génération de la paire de clés publique et privée). Les périphériques AvPass et AvBign peuvent contenir plusieurs conteneurs simultanément.

Le logiciel AvBign ne sollicite pas la mémoire vive (RAM) de l’ordinateur lors de l’activation, les opérations cryptographiques s’exécutant directement à l’intérieur du support. Toutefois, cette option logicielle est plus onéreuse.

Pour obtenir une EDS mobile auprès d’un opérateur de télécommunications, il est nécessaire d’acquérir une carte SIM compatible avec la fonction de signature électronique et d’accomplir la procédure d’enregistrement de l’EDS.

Aujourd’hui, la formule la plus répandue reste la clé USB.

Comment obtenir une signature électronique ?

Le Centre national des services électroniques, qui dispose de 44 points d’enregistrement à travers toute la Biélorussie, est l’organisme habilité à délivrer les signatures électroniques. L’obtention d’une EDS requiert la constitution d’un dossier documentaire.

Conformément à la réglementation sur l’enregistrement des EDS, une signature électronique ne peut être délivrée à une personne physique (entrepreneur ou représentant d’entreprise) qu’en cas de présence personnelle obligatoire (une procuration notariée n’est pas admise). La présence physique est également requise pour toute modification des données d’enregistrement. L’obtention de l’EDS s’effectue en une seule visite au centre d’enregistrement. Nos avocats vous aideront à rassembler et à compléter les documents requis.

La durée de validité de l’EDS peut être prolongée à distance en déposant une demande sur le Portail unifié des services électroniques. Il convient toutefois de noter que cette option n’est pas accessible aux titulaires de cartes d’identité (ID cards), document délivré aux citoyens biélorusses pour certifier leur identité sur le territoire national. En outre, il n’est pas possible d’obtenir en ligne un certificat d’attributs supplémentaire pour travailler avec le Fonds de protection sociale de la population.

Signature électronique pour les entrepreneurs individuels

Depuis le 1er juillet 2024, les entrepreneurs individuels sont assimilés aux sociétés en matière de déclaration fiscale : tous deux doivent soumettre leurs déclarations sous forme de documents électroniques. Par conséquent, les entrepreneurs individuels doivent impérativement détenir un certificat de signature électronique, sous peine de ne pas pouvoir déposer leurs déclarations fiscales.

Pour obtenir son EDS, l’entrepreneur individuel doit se rendre personnellement au centre d’enregistrement muni de son passeport, d’un formulaire de demande complété, d’une copie de son certificat d’immatriculation d’État ainsi que d’une copie du justificatif de paiement des frais de service.

Coût de la signature électronique

Depuis le 1er février, les tarifs d’enregistrement de l’EDS ont augmenté de 15 %, quel que soit le support utilisé. Par exemple, pour une signature électronique sur support utilisant le logiciel AvPass, dont le tarif s’élevait à 99,1 roubles (hors TVA), le coût s’établit désormais à 113,95 roubles. Le tarif varie également en fonction de la durée de validité choisie pour l’EDS.

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