Die Umstellung des Unternehmens auf elektronisches Dokumentenmanagement in Belarus

In der modernen Geschäftswelt wird die Online-Abwicklung von Geschäften zu einer immer beliebteren und gefragteren Arbeitsform. Unternehmen erkennen die Vorteile der Digitalisierung und Prozessautomatisierung und führen zunehmend ein elektronisches Dokumentenmanagement ein. Dies ermöglicht eine erhebliche Beschleunigung des Informationsaustauschs, eine Reduzierung von Zeit- und Finanzkosten sowie eine Erhöhung der Datensicherheit und -zuverlässigkeit. In diesem Artikel betrachten wir die Vorteile des Übergangs belarussischer Unternehmen zum elektronischen Dokumentenmanagement und Wege zu dessen Umsetzung zur Optimierung von Geschäftsprozessen in der digitalen Wirtschaft.

Warum der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement für Unternehmen in einigen Fällen wichtig ist

Der Übergang von Unternehmen zum elektronischen Dokumentenmanagement ist aus mehreren Gründen ein wichtiger Schritt in der modernen Geschäftswelt.

1. Der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement steigert die Effizienz des Unternehmens, da er die Bearbeitungs- und Übertragungszeit von Dokumenten verkürzt, Entscheidungsprozesse beschleunigt und die Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Informationsübertragung verringert.
2. Das elektronische Dokumentenmanagement trägt dazu bei, die Transparenz und Kontrolle über interne Prozesse zu erhöhen, ermöglicht die schnelle Nachverfolgung des Dokumentenstatus und die Kontrolle des Dokumentenflusses. Dies erhöht das Sicherheits- und Schutzniveau vertraulicher Informationen.
3. Der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement ermöglicht es, die Kosten für Papierdokumentation, den Versand und die Aufbewahrung von Papierdokumenten zu senken, was wiederum zu einer wirtschaftlicheren und umweltfreundlicheren Unternehmensführung beiträgt.

Insgesamt steigert der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens, verbessert die Arbeitsabläufe und ermöglicht eine effektivere Geschäftsführung in der digitalen Wirtschaft.

Was Sie über die Umstellung auf das elektronische Dokumentenmanagement wissen müssen

Um die Möglichkeiten zu bewerten, die der Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement dem Unternehmen bietet, ist es notwendig, einige Konzepte und Besonderheiten bei der Organisation des Austauschs elektronischer Dokumente in Belarus zu kennen.

Was ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS)?

Ein EDMS (elektronisches Dokumentenmanagementsystem) dient dem Austausch elektronischer Dokumente mit einer elektronischen digitalen Signatur (EDS) über einen entsprechenden Dienst. Der EDMS-Dienst ermöglicht das Erstellen, Empfangen, Senden, Verarbeiten und Speichern von Dokumenten in der Cloud. Er hilft, Zeit zu sparen, die Prozesse der Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten zu beschleunigen sowie die Sicherheit und Integrität von Informationen auf sicheren Cloud-Servern zu gewährleisten. Bei der Nutzung von elektronischen Dokumentenaustauschdiensten erfordert die Korrektur eines Fehlers nur wenige Klicks, ohne dass der Prozess der Genehmigung, Unterzeichnung und erneuten Versendung von Dokumenten an den Vertragspartner wiederholt werden muss.

Unternehmensdokumente werden bei Nutzung des EDMS-Dienstes elektronisch erstellt und gespeichert. Dokumente können auf unternehmenseigenen Servern oder in einem Cloud-Speicher abgelegt werden. Für die Speicherung in der Cloud muss ein Vertrag mit Ihrem Anbieter geschlossen werden. Unsere Spezialisten vertreten gerne Ihre Interessen bei der Abstimmung der Vertragsbedingungen.

Was ist ein automatisiertes Dokumentationssystem für das Management (AS DMS)?

Ein AS DMS ist ein automatisiertes System zur Dokumentationsunterstützung des Managements in einem bestimmten Unternehmen. Mithilfe des AS DMS werden elektronische Dokumente erstellt, gespeichert und ausgetauscht, zu elektronischen Akten zusammengefügt und zur Aufbewahrung an das Unternehmensarchiv übergeben. Im Allgemeinen handelt es sich dabei um ein internes elektronisches Dokumentenmanagementsystem eines Unternehmens.

Bei der Nutzung eines solchen Systems können Sie elektronische Dokumente auf folgende Weise mit anderen Unternehmen austauschen:

1. Per E-Mail. In diesem Fall werden die Dokumente mit einer elektronischen digitalen Signatur signiert. Wenn ein solches Dokument von Vertretern mehrerer Unternehmen unterzeichnet werden muss (beispielsweise bei einem Vertrag), ist es wichtig, dass alle Vertreter über die Möglichkeit verfügen, es mittels einer elektronischen digitalen Signatur zu unterzeichnen.
2. Mithilfe von behördenübergreifenden oder unternehmensinternen elektronischen Dokumentenmanagementsystemen. Das behördenübergreifende System verwendet eine elektronische digitale Signatur, während dies in einem unternehmensinternen elektronischen Dokumentenmanagementsystem nicht zwingend erforderlich ist.

Das Verfahren für den Dokumentenaustausch über ein internes elektronisches Dokumentenmanagementsystem wird in einem lokalen Dokument, beispielsweise einer Richtlinie (Ordnung), festgelegt. Unsere Berater helfen Ihnen bei der Ausarbeitung eines solchen Dokuments nach einer Analyse der geschäftsprozessbezogenen Dokumentenströme in Ihrem Unternehmen.

Wie man den Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement in einem Unternehmen beginnt

Schritt 1. Auswahl eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems

Es ist notwendig, die mit der Erstellung von Dokumenten verbundenen Geschäftsprozesse im Unternehmen zu analysieren. Dazu gehören insbesondere: die Anzahl der Dokumente verschiedener Typen, Dokumentenwege usw. Im Zuge dieser Analyse sind Anforderungen an das elektronische Dokumentenmanagementsystem zu definieren.

Schritt 2. Feststellung, ob eine Anbindung an das behördenübergreifende Dokumentenmanagementsystem erforderlich ist

Wenn das Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens an das behördenübergreifende System angebunden ist, kann das Unternehmen elektronische Dokumente mit anderen Unternehmen und staatlichen Behörden austauschen. Es gibt eine Liste von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (insgesamt 37), die an das behördenübergreifende System angebunden sind. Nach Rücksprache mit unseren Spezialisten können Sie das passende System auswählen.

Schritt 3. Benennung der Verantwortlichen für den Übergang zum EDMS

Üblicherweise bildet ein Unternehmen eine Arbeitsgruppe, die den Bedarf des Unternehmens untersucht und die Anforderungen an das unternehmensinterne elektronische Dokumentenmanagementsystem festlegt.

Schritt 4. Anschaffung und Implementierung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems

1. Angebote von Anbietern solcher Systeme werden geprüft.

2. Das System und in der Regel auch dessen Wartung werden erworben.

3. Parallel dazu wird ein Plan für die Implementierung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems im Unternehmen auf Basis des Bedarfs und der Anzahl der Dokumente in verschiedenen Arbeitsbereichen erstellt. Wir empfehlen, die Implementierung mit solchen Dokumenten zu beginnen, die vom Unternehmen nicht archiviert werden müssen. Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist von weniger als 10 Jahren können in dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem gespeichert werden, in dem sie erstellt wurden.

Ein Unternehmen kann einen gemischten Dokumentenfluss organisieren, bei dem dieselben Dokumententypen sowohl im EDMS als auch auf Papier erstellt und gespeichert werden.

4. Mitarbeiter werden für die Arbeit im elektronischen Dokumentenmanagementsystem geschult.

5. Das elektronische Dokumentenmanagementsystem wird in Betrieb genommen.

6. Das Verfahren zur Implementierung und zum Betrieb dieses Systems wird in einem internen Dokument des Unternehmens festgelegt.

Besonderheiten bei der Anbindung an das behördenübergreifende Dokumentenmanagementsystem

Schritt 1. Einreichung eines Antrags auf Einrichtung eines Kommunikationskanals

Um das elektronische Dokumentenmanagementsystem an das behördenübergreifende System anzubinden, wird beim Nationalen Zentrum für elektronische Dienstleistungen ein Antrag auf Einrichtung eines sicheren Kommunikationskanals eingereicht. Dieser Antrag wird an das Telekommunikationsunternehmen (den Provider) weitergeleitet.

Schritt 2. Abschluss eines Vertrags mit dem Provider

Ein Unternehmen, das sich an das behördenübergreifende Dokumentenmanagementsystem anbinden möchte, schließt einen Vertrag mit dem Provider ab.

Schritt 3. Erwerb persönlicher Schlüssel für die elektronische digitale Signatur

Persönliche Schlüssel einer elektronischen digitalen Signatur (EDS) werden von den Mitarbeitern des Unternehmens benötigt, um Dokumente im behördenübergreifenden Dokumentenmanagementsystem auszutauschen. Es wird empfohlen, dass Mitarbeiter, die zur Unterzeichnung von Dokumenten im Namen des Unternehmens berechtigt sind, persönliche EDS-Schlüssel erhalten.

Schritt 4. Einreichung des Antrags auf Anbindung an das behördenübergreifende Dokumentenmanagementsystem

Der Antrag kann elektronisch auf der Website des Nationalen Zentrums für elektronische Dienstleistungen eingereicht werden. Unsere Experten beraten Sie zu den Besonderheiten der Einreichung und Prüfung von Anträgen und unterstützen Sie bei deren Vorbereitung.

Wie wir Sie beim Übergang des Unternehmens zum elektronischen Dokumentenmanagement unterstützen können

Unsere Mitarbeiter sind erfahrene Spezialisten auf dem Gebiet des elektronischen Dokumentenmanagements. Wir können:

• Sie zum Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement beraten.
• Geschäftsprozesse im Zusammenhang mit dem Dokumentenfluss auditieren und Anforderungen an ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem entwickeln.
• Ein Dokumentenpaket für den Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement vorbereiten.
• Ihre Interessen beim Abschluss von Verträgen im Zusammenhang mit dem Übergang zum elektronischen Dokumentenmanagement vertreten.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen zum Übergang des Unternehmens zum elektronischen Dokumentenmanagement haben, helfen wir Ihnen gerne weiter! Unsere langjährige Erfahrung unterstützt Sie bei der Beilegung jeglicher Streitigkeiten.
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