Şirketin Belarus’ta Elektronik Belge Yönetimine Geçişi

Modern dünyada çevrimiçi iş yapmak giderek popülerleşen ve talep gören bir çalışma yolu haline gelmektedir. Dijitalleşmenin ve süreçlerin otomasyonunun avantajlarını fark eden şirketler, giderek daha fazla elektronik belge yönetimine geçiş yapmaktadır. Bu durum, bilgi alışverişini önemli ölçüde hızlandırmayı, zaman ve finansal maliyetleri azaltmayı, ayrıca veri güvenliği ve güvenilirlik seviyesini artırmayı sağlar. Makalede, Belarus’taki şirketlerin elektronik belge yönetimine geçişinin avantajlarını ve dijital ekonomide iş süreçlerini optimize etmek için bunu uygulamanın yollarını ele alacağız.

Şirketlerin bazı durumlarda elektronik belge yönetimine geçmesi neden önemlidir?

Şirketlerin elektronik belge yönetimine geçmesi, modern ticarette birkaç nedenden dolayı önemli bir adımdır.

1. Elektronik belge yönetimine geçiş işletmenin verimliliğini artırır; çünkü belgelerin işlenme ve aktarılma süresini kısaltır, karar alma süreçlerini hızlandırır ve bilgi aktarımında hata olasılığını azaltır.
2. Elektronik belge yönetimi, şirket içindeki süreçler üzerinde şeffaflığı ve kontrolü artırmaya yardımcı olur, belgelerin durumunu hızlı bir şekilde takip etmeye ve dolaşımını kontrol etmeye olanak tanır. Bu durum gizli bilgilerin güvenlik ve koruma seviyesini yükseltir.
3. Elektronik belge yönetimine geçiş; kağıt dokümantasyon, kağıt belgelerin gönderilmesi ve saklanması maliyetlerini azaltmaya olanak tanır; bu da şirketin daha ekonomik ve çevre dostu faaliyetlerde bulunmasına katkıda bulunur.

Genel olarak elektronik belge yönetimine geçiş, şirketin rekabet gücünü artırır, iş süreçlerini iyileştirir ve dijital ekonomide işi daha etkili bir şekilde yönetmeyi mümkün kılar.

Elektronik belge yönetimine geçmek için neler bilmeniz gerekir?

Elektronik belge yönetimine geçişin şirkete sağladığı fırsatları değerlendirebilmek için, Belarus’taki elektronik belge alışverişinin organizasyonunun bazı kavram ve özelliklerini bilmek gerekir.

EDMS nedir?

EDMS, bir elektronik belge yönetim sistemidir. Elektronik dijital imza (EDS) içeren elektronik belgeler, EDMS hizmeti kullanılarak alınıp verilir. EDMS hizmeti, belgeleri bulutta oluşturmaya, almaya, göndermeye, işlemeye ve saklamaya olanak tanır. EDMS hizmeti zamandan tasarruf etmeyi, belgeleri onaylama ve imzalama süreçlerini hızlandırmayı sağlar ve buluttaki güvenli sunucularda bilgilerin güvenliğini ve bütünlüğünü garanti eder. Elektronik belge alışveriş hizmetleri kullanıldığında, bir hatayı düzeltmek; belgeleri onaylama, imzalama ve karşı tarafa gönderme sürecini tekrarlamak zorunda kalmadan yalnızca birkaç tıklama gerektirir.

EDMS hizmeti kullanılırken şirket belgeleri elektronik olarak oluşturulur ve saklanır. Belgeler şirketin sunucularında veya bulut depolama alanında saklanabilir. Belgeleri bulutta saklamak için sağlayıcınızla bir sözleşme imzalamanız gerekir. Uzmanlarımız sözleşme koşulları üzerinde mutabık kalınırken çıkarlarınızı temsil edebilir.

AS DMS nedir?

AS DMS, belirli bir şirkette yönetime yönelik otomatik dokümantasyon destek sistemidir. AS DMS yardımıyla elektronik belgeler oluşturulur, saklanır ve dolaşımı sağlanır, bunlar elektronik dosyalar halinde düzenlenir ve saklanmak üzere şirketin arşivine aktarılır. Genel olarak AS DMS, bir şirketteki elektronik belge yönetim sistemidir.

Böyle bir sistem kullanılırken diğer şirketlerle aşağıdaki yollarla elektronik belge alışverişi yapabilirsiniz:

1. E-posta yoluyla. Bu durumda belgeler elektronik dijital imza ile imzalanır. Böyle bir belgenin birkaç şirketin temsilcisi tarafından imzalanması gerektiğinde (örneğin bu bir sözleşmedir), tüm temsilcilerin elektronik dijital imza kullanarak imzalama imkanına sahip olması önemlidir.
2. Departmanlar arası veya kurumsal elektronik belge yönetim sistemleri yardımıyla. Departmanlar arası elektronik belge yönetim sistemi elektronik dijital imza kullanır. Kurumsal elektronik belge yönetim sisteminde bu zorunlu değildir.

İç kurumsal elektronik belge yönetim sistemi kullanılarak belge alışverişi prosedürü şirket içi bir düzenlemede tanımlanır. Örneğin bir Yönetmelikte. Danışmanlarımız, şirketinizdeki belge alışverişiyle ilgili iş süreçlerini inceledikten sonra böyle bir belgenin hazırlanmasında size yardımcı olacaktır.

Bir şirkette elektronik belge yönetimine geçiş nasıl başlatılır?

Adım 1. Elektronik belge yönetim sisteminin seçilmesi

Şirketteki belgelerin oluşturulmasıyla ilgili iş süreçlerinin incelenmesi gerekir. Özellikle: farklı türdeki belgelerin sayısı, belge rotaları vb. İnceleme sürecinde elektronik belge yönetim sistemine yönelik gereksinimlerin oluşturulması gerekir.

Adım 2. Departmanlar arası belge yönetim sistemine bağlantının gerekip gerekmediğinin belirlenmesi

Şirketin belge yönetim sistemi departmanlar arası belge yönetim sistemine bağlandığında, şirket diğer şirketler ve devlet kurumları ile elektronik belge alışverişi yapabilir. Departmanlar arası belge yönetim sistemine bağlı olan elektronik belge yönetim sistemlerinin bir listesi bulunmaktadır (toplamda 37 adet). Uzmanımıza danıştıktan sonra uygun olanı seçebilirsiniz.

Adım 3. EDMS’ye geçişten sorumlu olanların atanması

Genellikle şirket, şirketin ihtiyaçlarını inceleyen ve kurumsal elektronik belge yönetim sistemi gereksinimlerini belirleyen bir çalışma grubu oluşturur.

Adım 4. Elektronik belge yönetim sisteminin satın alınması ve uygulanması

1. Bu tür sistemlerin tedarikçilerinden gelen teklifler incelenmektedir.

2. Sistem ve kural olarak bakım hizmeti satın alınır.

3. Paralel olarak, çeşitli iş alanlarındaki belge ihtiyaçlarına ve sayısına dayanarak şirkette elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması için bir plan hazırlanmaktadır. Uygulamaya, şirket tarafından arşive kaldırılması gerekmeyen belgelerle başlanmasını öneririz. Saklama süresi 10 yıldan kısa olan belgeler, oluşturuldukları elektronik belge yönetim sisteminde saklanabilir.

Bir şirket, aynı tür belgelerin EDMS’de ve kağıt üzerinde oluşturulup saklandığı karma bir belge akışı organize edebilir.

4. Çalışanlara elektronik belge yönetim sisteminde çalışmaları için eğitim verilir.

5. Elektronik belge yönetim sistemi işletime alınır.

6. Elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması prosedürü ve bu sistemin çalışması şirketin iç düzenlemesinde hükme bağlanır.

Departmanlar arası belge yönetim sistemine bağlantı özellikleri

Adım 1. İletişim kanalının organizasyonu için başvuru yapılması

Elektronik belge yönetim sistemini departmanlar arası sisteme bağlamak için Ulusal Elektronik Hizmetler Merkezi’ne güvenli bir iletişim kanalının organizasyonu konusunda başvuru yapılır. Ardından bu başvuru, iletişim hizmetleri sağlayan şirkete (sağlayıcıya) aktarılır.

Adım 2. Sağlayıcı ile sözleşme imzalanması

Departmanlar arası belge yönetim sistemine bağlanmak isteyen bir şirket, sağlayıcı ile bir sözleşme akdeder.

Adım 3. Kişisel elektronik dijital imza anahtarlarının satın alınması

Elektronik dijital imzanın (EDS) kişisel anahtarları, şirketin çalışanları tarafından departmanlar arası belge yönetim sisteminde belge alışverişi yapmak için gereklidir. Şirket adına belge imzalama hakkına sahip olan çalışanların kişisel EDS anahtarları alması önerilir.

Adım 4. Departmanlar arası belge yönetim sistemine bağlantı için başvuru yapılması

Başvuru, Ulusal Elektronik Hizmetler Merkezi’nin web sitesi üzerinden elektronik olarak yapılabilir. Uzmanlarımız başvuru yapma ve inceleme özellikleri konusunda danışmanlık verecek ve hazırlanmalarına yardımcı olacaktır.

Şirketin elektronik belge yönetimine geçişinde nasıl faydalı olabiliriz?

Çalışanlarımız elektronik belge yönetimi alanında deneyimli uzmanlardır. Şu hizmetleri sunmaktayız:

• Elektronik belge yönetimine geçiş konusunda danışmanlık yapmak.
• Belgelerin akışıyla ilgili iş süreçlerini denetlemek ve bir elektronik belge yönetim sistemi için gereksinimler geliştirmek.
• Elektronik belge yönetimine geçişle ilgili belge paketini hazırlamak.
• Elektronik belge yönetimine geçişle ilgili sözleşmelerin akdedilmesinde hak ve menfaatlerinizi temsil etmek.

Bize Ulaşın

Şirketin elektronik belge yönetimine geçişine ilişkin herhangi bir sorunuz varsa, memnuniyetle size yardımcı oluruz! Uzun yıllara dayanan deneyimimiz her türlü uyuşmazlığı çözmenizde size yardımcı olacaktır.
İletişim için telefon ve e-posta seçenekleri kullanımınıza sunulmuştur:

• +375 29 505 10 51 (WhatsApp/Telegram/Viber);
• info@ambylegal.by.