No mundo moderno, gerir negócios online tornou-se uma modalidade de trabalho cada vez mais popular e procurada. As empresas, conscientes das vantagens da digitalização e da automatização de processos, adotam progressivamente a gestão documental eletrónica. Esta permite acelerar significativamente a troca de informações, reduzir custos temporais e financeiros, bem como elevar o nível de segurança e fiabilidade dos dados. Neste artigo, examinamos as vantagens da transição das empresas na Bielorrússia para a gestão documental eletrónica e os meios para a implementar com vista à otimização dos processos de negócio na economia digital.
A transição das empresas para a gestão documental eletrónica constitui um passo essencial no ecossistema empresarial moderno por várias razões.
Em suma, a transição para a gestão documental eletrónica potencia a competitividade da empresa, otimiza os fluxos de trabalho e viabiliza uma gestão empresarial mais eficaz na economia digital.
Para ponderar as oportunidades que a transição para a gestão documental eletrónica proporciona à empresa, é necessário conhecer alguns conceitos e características da organização do intercâmbio de documentos eletrónicos na Bielorrússia.
EDMS é um sistema de gestão documental eletrónica (Electronic Document Management System). O intercâmbio de documentos eletrónicos dotados de assinatura digital eletrónica (EDS) efetua-se através de serviços EDMS. O serviço EDMS permite criar, receber, enviar, processar e arquivar documentos na nuvem (cloud). Esta solução poupa tempo, agiliza os procedimentos de aprovação e assinatura de documentos e assegura a segurança e integridade da informação em servidores seguros na nuvem. Recorrendo a serviços de intercâmbio de documentos eletrónicos, a retificação de erros requer apenas alguns cliques, dispensando a repetição de todo o circuito de aprovação, assinatura e reenvio de documentos à contraparte.
Os documentos da empresa são criados e armazenados em formato eletrónico quando se utiliza um serviço EDMS. Os documentos podem ser guardados nos servidores da empresa ou em armazenamento em nuvem. Para o armazenamento em nuvem, é necessário celebrar um contrato com o respetivo fornecedor. Os nossos especialistas podem representar os seus interesses na negociação dos termos contratuais.
AS DMS é um sistema automatizado de suporte documental à gestão numa determinada empresa. Através do AS DMS, criam-se, armazenam-se e trocam-se documentos eletrónicos, agrupando-os em processos eletrónicos e transferindo-os para o arquivo da empresa. Em termos gerais, o AS DMS consubstancia o sistema interno de gestão documental de uma empresa.
No âmbito de um tal sistema, o intercâmbio de documentos eletrónicos com outras empresas pode efetuar-se das seguintes formas:
O procedimento de intercâmbio de documentos através de um sistema corporativo interno de gestão documental é regulado num documento interno da empresa, como por exemplo um Regulamento. Os nossos consultores ajudá-lo-ão a redigir tal documento após analisarem os fluxos de trabalho associados à circulação documental na sua empresa.
Passo 1. Seleção de um sistema de gestão documental eletrónica
Impõe-se estudar os processos de negócio associados à criação de documentos na empresa, designadamente o volume de documentos de diferentes tipos, os circuitos de aprovação, entre outros. Com base nessa análise, devem formular-se os requisitos aplicáveis ao sistema de gestão documental.
Passo 2. Determinar a necessidade de ligação ao sistema interdepartamental de gestão documental
Quando o sistema de gestão documental da empresa é interligado ao sistema interdepartamental, a organização passa a poder trocar documentos eletrónicos com outras empresas e com órgãos estatais. Existe uma lista de sistemas de gestão documental (num total de 37) integrados no sistema interdepartamental, podendo escolher a opção adequada após consulta com o nosso especialista.
Passo 3. Nomeação dos responsáveis pela transição para o EDMS
Habitualmente, a empresa constitui um grupo de trabalho encarregue de avaliar as necessidades da organização e definir os requisitos do sistema corporativo de gestão documental eletrónica.
Passo 4. Aquisição e implementação do sistema de gestão documental eletrónica
1. Estudo das propostas apresentadas pelos fornecedores de tais sistemas.
2. Aquisição do sistema e, por regra, do respetivo contrato de manutenção.
3. Em simultâneo, elaboração de um plano de implementação do sistema de gestão documental na empresa, com base nas necessidades e no volume documental em cada área de atividade. Recomendamos iniciar a implementação pelos documentos que não carecem de arquivamento físico pela empresa. Os documentos com prazo de conservação inferior a 10 anos podem ser mantidos no próprio sistema eletrónico onde foram gerados.
A empresa pode adotar um fluxo documental misto, coexistindo documentos criados e armazenados no EDMS e em suporte de papel.
4. Formação dos colaboradores para a utilização do sistema de gestão documental eletrónica.
5. Entrada em exploração do sistema de gestão documental eletrónica.
6. Consagração do procedimento de implementação e funcionamento do sistema num documento interno da empresa.
Passo 1. Apresentação de requerimento para organização de canal de comunicação
Para interligar o sistema de gestão documental ao sistema interdepartamental, é submetido um pedido ao Centro Nacional de Serviços Eletrónicos com vista à constituição de um canal de comunicação seguro, sendo o pedido encaminhado para o operador de telecomunicações (provider).
Passo 2. Celebração de contrato com o operador (provider)
A empresa que pretende integrar o sistema interdepartamental celebra um acordo com o prestador de serviços de comunicação.
Passo 3. Aquisição de chaves pessoais de assinatura digital eletrónica
As chaves pessoais de EDS são necessárias aos colaboradores da empresa para o intercâmbio de documentos no sistema interdepartamental. Recomenda-se que os colaboradores com poderes para assinar documentos em nome da empresa obtenham chaves pessoais de EDS.
Passo 4. Submissão do pedido de ligação ao sistema interdepartamental de gestão documental
O requerimento pode ser submetido por via eletrónica no sítio web do Centro Nacional de Serviços Eletrónicos. Os nossos peritos prestarão aconselhamento sobre as especificidades de apresentação e análise dos pedidos, prestando assistência na respetiva preparação.
Os nossos colaboradores são especialistas experientes no domínio da gestão documental eletrónica. Podemos:
Se tiver alguma dúvida relacionada com a transição da empresa para a gestão documental eletrónica, teremos todo o gosto em ajudá-lo! A nossa vasta experiência ajudá-lo-á a resolver quaisquer litígios.
Para sua conveniência, estão disponíveis opções de contacto por telefone e e-mail:
A assinatura digital eletrónica (EDS) desempenha um papel fundamental no mundo empresarial moderno na Bielorrússia, pois garante a segurança de documentos eletrónicos e de informações utilizadas em transações comerciais. É essencial que as empresas e os empresários em nome individual que operam na Bielorrússia estejam familiarizados com a aplicação e a legislação que regula o […]
Para um credor estrangeiro, ver a palavra «falido» junto ao nome de um devedor bielorrusso é um duro golpe. A reação natural é encará-la como o fim do dinheiro, como se uma porta se fechasse sobre a quantia que lhe é devida. Esse instinto está completamente errado e é precisamente assim que os credores perdem […]
No contencioso de cobrança de dívidas há uma dura realidade que os credores só aprendem demasiado tarde: ganhar uma ação só é útil se ainda restarem bens contra os quais possa ser instaurada a execução. Um credor que passe um ano e gaste uma pequena fortuna para obter uma sentença, apenas para descobrir que, entretanto, […]
Error: Contact form not found.
