Les sociétés affiliées jouent un rôle important dans les relations économiques et commerciales ; elles influencent souvent considérablement la gestion des entreprises et leurs résultats financiers. La notion de société affiliée recouvre de nombreux acteurs, notamment les propriétaires, les actionnaires, les dirigeants et même leurs proches parents. Il est essentiel de savoir quelles entités sont affiliées et de comprendre leur influence sur les décisions de l’entreprise afin de garantir la transparence et la légalité de ses activités.
Dans cet article, nous examinerons qui sont les personnes affiliées, les principaux éléments de leur définition ainsi que les exigences légales que l’entreprise doit respecter concernant ses personnes et sociétés affiliées. Comprendre ces questions aidera les entrepreneurs et les dirigeants d’entreprise à éviter les risques potentiels et à utiliser efficacement les structures affiliées pour atteindre leurs objectifs commerciaux.
La notion de personnes affiliées ne s’applique qu’aux sociétés commerciales : sociétés par actions, sociétés à responsabilité limitée et sociétés à responsabilité complémentaire. Sont affiliées les sociétés et les personnes physiques qui peuvent déterminer les décisions de la société, directement ou par l’intermédiaire d’autres sociétés ou personnes physiques, ou influencer leur adoption.
La liste des personnes affiliées est définie par l’État. La qualité de personne affiliée dépend de la structure de gouvernance de la société :
La société peut solliciter des informations auprès des personnes susmentionnées afin de délimiter le cercle de ses personnes affiliées.
Ne sont pas considérées comme des personnes affiliées :
La société est soumise aux obligations suivantes, établies par l’État, concernant les personnes affiliées :
En outre, une décision de l’assemblée générale, du conseil d’administration ou du conseil de surveillance concernant des transactions impliquant des personnes affiliées n’est pas toujours requise. Par exemple, elle n’est pas nécessaire lorsque la transaction constitue une opération courante, conclue à des conditions standard et régulièrement réalisée par la société, ou lorsque celle-ci n’a qu’un seul propriétaire (participant). Pour l’enregistrement et l’exécution de transactions impliquant des personnes affiliées, nous vous recommandons de consulter notre avocat expérimenté.
L’identification et le suivi des personnes affiliées d’une société commerciale sont des éléments importants d’une gouvernance d’entreprise efficace. Ils répondent à plusieurs objectifs liés à la transparence, à la gestion des risques et au respect des exigences légales. En voici les principaux :
1. Respect des exigences de l’État
Dans de nombreuses juridictions, la loi impose aux entreprises de divulguer des informations sur leurs sociétés affiliées. Cette obligation vise à prévenir les conflits d’intérêts et à protéger les intérêts des actionnaires, en particulier des actionnaires minoritaires. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des amendes, des sanctions, voire une perte de confiance envers l’entreprise.
2. Gestion des conflits d’intérêts
Les personnes affiliées peuvent participer à des transactions avec la société, ce qui crée un risque de conflit d’intérêts. Le suivi de ces personnes permet de contrôler et de réduire ces risques, tout en garantissant l’honnêteté et la transparence des activités.
3. Transparence des activités de la société
La divulgation d’informations sur les personnes affiliées renforce la confiance des investisseurs, des actionnaires et des partenaires. La transparence contribue à donner une image positive de la société sur le marché, ce qui est particulièrement important lorsqu’elle cherche à attirer des investissements ou à conclure des transactions importantes.
4. Évaluation des risques financiers et juridiques
Les informations sur les personnes affiliées permettent à l’entreprise de mieux évaluer les risques financiers ou juridiques liés à ses activités. Ces risques peuvent concerner la fiscalité, les obligations contractuelles et l’éventuelle mise en cause de sa responsabilité.
5. Amélioration de la qualité de la gouvernance d’entreprise
Le suivi des personnes affiliées permet de mieux comprendre la structure de propriété et de gestion de la société. Il améliore la prise de décision, car les dirigeants savent qui peut influencer les processus clés.
6. Protection des intérêts des actionnaires
Cela est particulièrement important pour les sociétés qui comptent de nombreux actionnaires. La tenue d’un registre des personnes affiliées contribue à protéger les actionnaires minoritaires contre les abus des actionnaires majoritaires ou de parties liées.
7. Réduction des risques réglementaires et de réputation
Le non-respect des obligations de divulgation d’informations sur les personnes affiliées peut entraîner des amendes et nuire à la réputation de la société. Il peut également affecter sa position sur le marché et son attractivité auprès des investisseurs.
Il convient d’élaborer une politique interne relative au suivi des personnes affiliées et de tenir à jour leur liste selon un modèle approuvé par la société.
Il convient également de mettre régulièrement à jour les informations sur les parties liées. La société doit surveiller les transactions impliquant des personnes affiliées et les approuver conformément à ses procédures internes.
Des logiciels spécialisés peuvent servir à tenir le registre des personnes affiliées et à analyser les données, notamment les transactions dans lesquelles leurs intérêts sont en jeu.
Ainsi, l’identification et le suivi des personnes affiliées constituent à la fois une obligation légale et un outil efficace de gestion et de réduction des risques. Ils permettent à la société de rester transparente, fiable et stable.
Les membres du conseil d’administration (conseil de surveillance), de l’organe exécutif collégial (direction), le directeur ou la personne qui exerce ses fonctions, ainsi que toute personne détenant plus de 20 % des actions (parts) de la société, sont tenus d’informer la société selon la procédure établie en son sein :
Les sociétés qui détiennent ou sont habilitées à disposer d’au moins 20 % du capital social (actions) d’une société, ou qui peuvent en déterminer les décisions en vertu d’un accord, sont tenues d’informer l’assemblée générale et/ou le conseil d’administration (conseil de surveillance) de cette société :
Les personnes susmentionnées sont tenues d’informer l’assemblée générale des participants de la société et/ou le conseil d’administration (conseil de surveillance), au plus tard dans les cinq jours suivant la date à laquelle elles ont pris connaissance d’informations pertinentes sur des transactions connues ou envisagées de la société commerciale dans lesquelles elles pourraient être considérées comme intéressées. La société détermine elle-même les modalités et les formes de transmission de ces informations.
Toute société affiliée est tenue de notifier à la société l’acquisition d’une participation dans son capital social (actions) au plus tard dans les 10 jours suivant la date de cette acquisition.
Les personnes affiliées jouent un rôle important dans l’activité de toute société, et la tenue à jour de leur registre constitue un volet majeur de la gouvernance d’entreprise. Comprendre le statut des personnes affiliées et respecter les exigences de l’État dans ce domaine aide à éviter d’éventuels risques juridiques et conflits d’intérêts.
Nous vous recommandons de faire appel à nos avocats expérimentés pour toute question relative à l’identification et au suivi des personnes affiliées, ainsi qu’à l’élaboration et à la mise en œuvre de politiques d’entreprise adaptées. Nous vous apportons des conseils qualifiés et une aide concrète afin de protéger les intérêts de votre société et de respecter les exigences réglementaires.
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