Электронная цифровая подпись (ЭЦП) играет важную роль в современном бизнесе в Беларуси, поскольку обеспечивает безопасность электронных документов и информации, используемой в коммерческих операциях. Важно, чтобы компании и индивидуальные предприниматели, которые работают в Беларуси, были знакомы с применением и законодательством, регулирующим использование ЭЦП, чтобы обеспечить юридическую и техническую корректность электронных документов и сделок. Для этого вам будут полезны советы наших опытных юристов.
Знание об использовании ЭЦП позволяет компаниям и индивидуальным предпринимателям подписывать и верифицировать электронные документы, а также проводить электронные транзакции между собой с учетом всех требований к безопасности и законности. Это помогает сократить время и издержки, связанные с бумажной работой, улучшить эффективность бизнес-процессов и уменьшить риски мошенничества и несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
Электронная подпись обязательна в Беларуси для использования в электронном документообороте, связанном с оказанием компаниям и индивидуальным предпринимателям государственных услуг в системе электронного правительства. Таким образом, понимание и правильное использование электронной цифровой подписи помогает бизнесам соответствовать законодательству и современным требованиям в области безопасности электронных данных.
Электронные документы включают в себя электронную цифровую подпись, которая удостоверяет информацию, содержащуюся в документе. ЭЦП аналогична обычной подписи и удостоверяет подписание документа определенным лицом компании или индивидуальным предпринимателем.
ЭЦП используется для подтверждения налоговых деклараций, счетов-фактур, различных видов платежей, отчетов в ФСЗН, договоров, в том числе на кредитное и страховое обслуживание.
Для активации ЭЦП используется специальный ключ, который хранится у владельца подписи или уполномоченных лиц, и у него есть определенный срок действия. В настоящее время ключ доступа можно получить на срок от одного до трех лет. За сроком действия электронного ключа нужно следить, так как электронный документ имеет юридическую силу в частности когда подписан во время действия сертификата открытого ключа.
Компании, индивидуальные предприниматели и частные лица могут выступать в качестве владельцев ключа для использования электронной цифровой подписи при работе с электронными документами.
Важно различать концепции ЭЦП для юридических и физических лиц. Например, высокопоставленный менеджер может иметь доступ к электронной подписи компании, но при этом, ничто не мешает ему создать ЭЦП для личных нужд в качестве индивидуального предпринимателя.
Для работы с системами Фонда социальной защиты населения владелец ЭЦП может оформить атрибутный сертификат.
Атрибутный сертификат компании, индивидуального предпринимателя определяет полномочия физического лица, основным из которых является подписание электронных документов от их имени. Одно и то же лицо может быть владельцем нескольких атрибутных сертификатов.
Ключевая информация, необходимая для доступа к ЭЦП, может храниться на флеш-накопителях или в sim-картах мобильных операторов А1 и МТС. При использовании флеш-накопителей, на USB-носитель загружается программное обеспечение AvPass или AvBign, которые имеют определенные отличия. Личный (закрытый) ключ размещается в специализированном электронном контейнере, защищенном паролем. Пользователь устанавливает пароль во время создания файла запроса (при генерации пары ключей – открытого и закрытого). Оба устройства, AvPass и AvBign, могут содержать несколько контейнеров одновременно.
AvBign при активации не использует оперативную память компьютера, так как криптографические преобразования происходят внутри носителя. Однако, такой вариант программного обеспечения является более дорогостоящим.
Для получения мобильной ЭЦП у оператора связи необходимо приобрести sim-карту с поддержкой функции электронной подписи и пройти процедуру регистрации ЭЦП.
На сегодня самый популярный вариант — это USB-накопитель.
Оформлением электронной цифровой подписи в Беларуси занимается Национальный центр электронных услуг, который имеет 44 регистрационных пункта по всей Беларуси. Для получения ЭЦП необходимо подготовить пакет документов.
По регламенту оформления ЭЦП, электронная подпись может быть выдана физическому лицу (предпринимателю или представителю компании) только при его личном присутствии (нотариально заверенная доверенность не подойдет). Также личное присутствие необходимо при внесении изменений в регистрационную информацию. Оформить ЭЦП можно за один визит в регистрационный центр. Наши юристы помогут собрать и заполнить необходимые документы.
Срок действия ЭЦП можно продлить дистанционно, оставив заявку на Едином портале электронных услуг. Однако стоит помнить, что такая опция недоступна владельцам ID-карт. Это документ, который выдается гражданам Беларуси для подтверждения их личностей на территории Беларуси. Кроме того, дополнительный атрибутный сертификат для работы с ФСЗН не удастся получить в режиме онлайн.
С 1 июля 2024 года индивидуальные предприниматели приравнены к компаниям в части подачи налоговых деклараций: декларации в виде электронных документов подают и те, и другие. До этого времени индивидуальным предпринимателям нужно оформить сертификаты электронной цифровой подписи, иначе не получится сдать налоговую отчетность.
Для оформления ЭЦП индивидуальному предпринимателю потребуется обратиться лично в регистрационный центр с паспортом, заполненной анкетой, копией свидетельства о государственной регистрации, а также с копией квитанции об оплате услуг.
С 1 февраля стоимость оформления ЭЦП увеличивается на 15% независимо от используемого носителя. Например, за электронную цифровую подпись на носителе с использованием программного обеспечения AvPass, цена которой в настоящее время составляет 99,1 рубля (без учета НДС), придется заплатить 113,95 рубля. Стоимость также зависит от того, на какой срок оформляется ЭЦП.
Если у Вас возникли вопросы, связанные с оформлением и использованием электронной цифровой подписи — мы будем рады Вам помочь! Наш многолетний опыт в сфере электронного документооборота поможет Вам в разрешении и урегулировании любых спорных ситуаций.
Для вашего удобства доступны варианты связи по телефону и электронной почте:
