Assinatura digital eletrónica na Bielorrússia em 2024

A assinatura digital eletrónica (EDS) desempenha um papel fundamental no mundo empresarial moderno na Bielorrússia, pois garante a segurança de documentos eletrónicos e de informações utilizadas em transações comerciais. É essencial que as empresas e os empresários em nome individual que operam na Bielorrússia estejam familiarizados com a aplicação e a legislação que regula o uso da EDS, de modo a assegurar a correção legal e técnica dos documentos e transações eletrónicas. Para o efeito, beneficiará do aconselhamento dos nossos advogados experientes.

O conhecimento sobre a utilização da EDS permite às empresas e aos empresários em nome individual assinar e verificar documentos eletrónicos, bem como realizar transações eletrónicas entre si, cumprindo todos os requisitos de segurança e legalidade. Isto contribui para reduzir o tempo e os custos associados à papelada, melhorar a eficiência dos processos empresariais e mitigar os riscos de fraude e de acesso não autorizado a informações confidenciais.

A assinatura eletrónica é obrigatória na Bielorrússia para utilização na gestão documental eletrónica relacionada com a prestação de serviços públicos a empresas e empresários no âmbito do sistema de governo eletrónico. Assim, a compreensão e a correta utilização da assinatura digital eletrónica ajudam as empresas a cumprir a legislação e as exigências modernas no domínio da segurança de dados eletrónicos.

O que é uma assinatura digital eletrónica?

Os documentos eletrónicos incorporam uma assinatura digital eletrónica que certifica a informação neles contida. Uma EDS é equivalente a uma assinatura convencional e atesta a assinatura de um documento por um determinado representante da empresa ou por um empresário em nome individual.

A EDS é utilizada para validar declarações fiscais, faturas, vários tipos de pagamentos, relatórios destinados à inspeção fiscal, contratos, incluindo acordos de crédito e de seguros.

Para ativar a EDS, utiliza-se uma chave especial, armazenada pelo titular da assinatura ou por pessoas autorizadas, com um determinado período de validade. Atualmente, a chave de acesso pode ser obtida por um período de um a três anos. É necessário monitorizar o prazo de validade da chave eletrónica, uma vez que o documento eletrónico só possui força jurídica se for assinado durante o período de vigência do certificado de chave pública.

Titulares da chave de utilização da assinatura digital eletrónica

Empresas, empresários em nome individual e particulares podem atuar como titulares de chaves de assinatura digital eletrónica ao trabalhar com documentos eletrónicos.

É importante distinguir os conceitos de EDS aplicáveis a pessoas coletivas e a pessoas singulares. Por exemplo, um alto dirigente pode ter acesso à assinatura eletrónica da empresa, mas nada o impede de criar uma EDS para fins pessoais na qualidade de empresário em nome individual.

Para interagir com os sistemas do Fundo de Proteção Social, o titular de uma EDS pode emitir um certificado de atributos.

O certificado de atributos de uma empresa ou empresário em nome individual define os poderes de uma pessoa singular, sendo o principal deles a assinatura de documentos eletrónicos em seu nome. A mesma pessoa pode ser titular de vários certificados de atributos.

Em que suportes pode residir a EDS?

A informação da chave necessária para aceder à assinatura digital pode ser armazenada em unidades flash USB ou em cartões SIM dos operadores móveis A1 e MTS. No caso de utilização de pen drives USB, é carregado o software AvPass ou AvBign, que apresentam determinadas diferenças. A chave pessoal (privada) é alojada num contentor eletrónico especializado e protegido por palavra-passe (password). O utilizador define a palavra-passe aquando da criação do ficheiro de pedido (na geração do par de chaves — pública e privada). Tanto os dispositivos AvPass como os AvBign podem conter vários contentores em simultâneo.

O AvBign não utiliza a memória RAM do computador durante a ativação, uma vez que as transformações criptográficas ocorrem diretamente no interior do suporte. Contudo, esta opção de software é mais dispendiosa.

Para obter uma EDS móvel junto de um operador de telecomunicações, é necessário adquirir um cartão SIM com suporte para a função de assinatura eletrónica e concluir o procedimento de registo da EDS.

Atualmente, a opção mais popular é a unidade flash USB.

Como obter uma assinatura digital eletrónica

O Centro Nacional de Serviços Eletrónicos, que dispõe de 44 pontos de registo em toda a Bielorrússia, é responsável pelo registo da assinatura digital eletrónica no país. Para obter uma EDS, é necessário preparar um dossier de documentos.

De acordo com os regulamentos de registo de EDS, a assinatura eletrónica pode ser emitida a uma pessoa singular (empresário ou representante da empresa) apenas mediante a sua presença pessoal (uma procuração notarial não é aceite). A presença pessoal é igualmente obrigatória para efetuar alterações aos dados de registo. A EDS pode ser emitida numa única deslocação ao centro de registo. Os nossos advogados ajudá-lo-ão a recolher e preencher os documentos necessários.

A validade da EDS pode ser prorrogada remotamente, submetendo um pedido através do Portal Unificado de Serviços Eletrónicos. No entanto, convém lembrar que esta opção não está disponível para os titulares de cartões de cidadão (ID cards), documentos emitidos aos cidadãos bielorrussos para confirmação de identidade no território da Bielorrússia. Além disso, não será possível obter online um certificado de atributos adicional para trabalhar com o Fundo de Proteção Social da População.

Assinatura digital eletrónica para empresários em nome individual

Desde 1 de julho de 2024, os empresários em nome individual foram equiparados às empresas no que respeita à entrega de declarações fiscais: ambos submetem as declarações sob a forma de documentos eletrónicos. Até essa data, os empresários em nome individual devem obter certificados de assinatura digital eletrónica, sob pena de ficarem impossibilitados de submeter os relatórios fiscais.

Para emitir uma EDS, o empresário em nome individual deverá contactar pessoalmente o centro de registo, fazendo-se acompanhar do passaporte, de um formulário preenchido, de uma cópia do certificado de registo estatal e de uma cópia do recibo de pagamento dos serviços.

O custo da assinatura digital eletrónica

A partir de 1 de fevereiro, o custo de registo da EDS sofre um aumento de 15 %, independentemente do suporte utilizado. Por exemplo, para uma assinatura digital eletrónica num suporte que utilize o software AvPass, cujo preço atual se situa em 99,1 rublos (excluindo IVA), o valor passará a ser de 113,95 rublos. O custo depende igualmente do prazo de validade pelo qual a EDS é emitida.

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Se tiver alguma dúvida relacionada com a obtenção e utilização de uma assinatura digital eletrónica, teremos todo o gosto em ajudá-lo! A nossa vasta experiência no domínio da gestão documental eletrónica ajudá-lo-á a resolver quaisquer litígios.
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