Firma digital electrónica en Bielorrusia en 2024

La firma digital electrónica (EDS) desempeña un papel fundamental en el entorno empresarial moderno de Bielorrusia, ya que garantiza la seguridad de los documentos electrónicos y de la información utilizada en las transacciones comerciales. Es esencial que las empresas y los empresarios individuales que operan en Bielorrusia conozcan la normativa y el uso de la EDS para asegurar la validez legal y técnica de sus documentos y operaciones electrónicas. Para ello, le resultará muy útil el asesoramiento de nuestros abogados especializados.

El dominio del uso de la EDS permite a las empresas y autónomos firmar y verificar documentos electrónicos, así como celebrar transacciones telemáticas cumpliendo con todos los requisitos de seguridad y legalidad. Esto contribuye a reducir los plazos y costes administrativos, mejorar la eficiencia de los procesos de negocio y mitigar los riesgos de fraude y acceso no autorizado a información confidencial.

En Bielorrusia, el uso de la firma electrónica es obligatorio en la gestión documental electrónica vinculada a la prestación de servicios públicos a empresas y autónomos a través del sistema de administración electrónica (e-gobierno). Por consiguiente, comprender y utilizar correctamente la EDS permite a las empresas cumplir con la legislación y las exigencias actuales en materia de seguridad de datos electrónicos.

¿Qué es la firma digital electrónica?

Los documentos electrónicos incorporan una firma digital electrónica que certifica la información contenida en ellos. La EDS equivale a una firma manuscrita ordinaria y acredita que un documento ha sido suscrito por una persona autorizada de la empresa o por un empresario individual.

La EDS se utiliza para validar declaraciones de impuestos, facturas, diversos tipos de pagos, informes dirigidos a la administración tributaria, así como contratos, incluidos los de servicios de crédito y seguros.

Para activar la EDS se emplea una clave especial almacenada por el titular o por personas autorizadas, la cual cuenta con un período de vigencia determinado. Actualmente, las claves de acceso se emiten por un plazo de uno a tres años. Es necesario vigilar la fecha de caducidad del certificado, ya que el documento electrónico solo tiene fuerza legal si fue firmado durante el período de validez del certificado de clave pública.

Titulares de las claves para el uso de la firma digital electrónica

Las personas jurídicas, los empresarios individuales y las personas físicas pueden actuar como titulares de claves para el uso de la EDS al trabajar con documentos electrónicos.

Es importante distinguir entre los conceptos de EDS para personas jurídicas y para particulares. Por ejemplo, un alto directivo puede tener acceso a la firma electrónica de la empresa y, al mismo tiempo, crear una EDS para sus necesidades personales como autónomo.

Para operar con los sistemas del Fondo de Protección Social, el titular de la EDS puede emitir un certificado de atributos.

El certificado de atributos de una empresa o empresario individual define las facultades de una persona física —principalmente, la capacidad de firmar documentos electrónicos en su nombre—. Una misma persona puede ser titular de varios certificados de atributos.

¿En qué soportes puede almacenarse la EDS?

Los datos de la clave necesarios para acceder a la firma digital pueden almacenarse en memorias USB (flash drives) o en las tarjetas SIM de los operadores de telefonía móvil A1 y MTS. Al utilizar memorias USB, se cargan en la unidad los programas AvPass o AvBign, los cuales presentan ciertas diferencias. La clave personal (privada) se aloja en un contenedor electrónico especializado protegido por contraseña, la cual es establecida por el usuario al generar la solicitud (el par de claves pública y privada). Tanto los dispositivos AvPass como AvBign pueden albergar múltiples contenedores simultáneamente.

El software AvBign no utiliza la memoria RAM del equipo durante su activación, ya que las operaciones criptográficas se ejecutan directamente dentro del propio soporte; no obstante, esta opción resulta más costosa.

Para obtener una EDS móvil de un operador de telecomunicaciones, es necesario adquirir una tarjeta SIM compatible con la función de firma electrónica y completar el procedimiento de registro de la EDS.

En la actualidad, la opción más demandada es la memoria USB.

¿Cómo obtener la firma digital electrónica?

El Centro Nacional de Servicios Electrónicos, que cuenta con 44 puntos de registro en todo el territorio bielorruso, se encarga de la emisión de la firma digital electrónica en Bielorrusia. Para obtenerla, es preciso preparar un expediente de documentos.

Conforme a la normativa de registro, la firma electrónica solo puede emitirse a una persona física (autónomo o representante de la empresa) en su presencia personal (no se admite un poder notarial). La comparecencia personal también es obligatoria para modificar los datos de registro. La EDS se tramita en una sola visita al centro de registro. Nuestros abogados le ayudarán a recopilar y cumplimentar la documentación necesaria.

La vigencia de la EDS puede prorrogarse telemáticamente presentando una solicitud en el Portal Unificado de Servicios Electrónicos. No obstante, cabe señalar que esta opción no está disponible para los titulares de tarjetas de identidad (ID cards), el documento expedido a los ciudadanos bielorrusos para acreditar su identidad en el país. Asimismo, no es posible obtener en línea un certificado de atributos adicional para operar con el Fondo de Protección Social de la Población.

Firma digital electrónica para empresarios individuales (autónomos)

Desde el 1 de julio de 2024, los empresarios individuales han sido equiparados a las empresas en lo que respecta a la presentación de declaraciones fiscales: ambos deben remitirlas en formato electrónico. Hasta dicha fecha, los autónomos deben obtener los certificados de firma digital electrónica indispensables para presentar sus declaraciones tributarias.

Para tramitar la EDS, el empresario individual deberá acudir personalmente al centro de registro provisto de su pasaporte, un formulario de solicitud cumplimentado, una copia del certificado de registro estatal y el comprobante de pago de las tasas correspondientes.

Coste de la firma digital electrónica

A partir del 1 de febrero, las tarifas de registro de la EDS se incrementan en un 15 %, con independencia del soporte utilizado. Por ejemplo, para una EDS en soporte USB con software AvPass, cuyo precio actual es de 99,1 rublos (sin IVA), el coste asciende a 113,95 rublos. El precio final también varía en función del período de validez por el que se emita la EDS.

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Si tiene cualquier consulta relacionada con la obtención y el uso de la firma digital electrónica, estaremos encantados de ayudarle. Nuestra dilatada experiencia en el ámbito de la gestión documental electrónica le asistirá en la resolución de cualquier controversia.
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