Les enquêtes internes au sein de l’entreprise

Les enquêtes internes jouent un rôle primordial dans le monde des affaires moderne, offrant aux entreprises la possibilité d’identifier, d’analyser et de traiter d’éventuelles violations, conflits d’intérêts et autres incidents. Ces enquêtes font partie intégrante du processus de gestion de l’entreprise. Elles aident non seulement les sociétés à se conformer aux lois et exigences réglementaires, mais constituent également un instrument indispensable pour préserver l’éthique, l’intégrité et la transparence des processus commerciaux.

Pourquoi il est essentiel de mener une enquête interne dans les règles de l’art

La conduite d’une enquête interne rigoureuse est capitale pour les entreprises pour plusieurs raisons :

Détection des infractions

Une enquête interne permet d’identifier toute violation ou non-conformité par rapport aux politiques internes, règlements, procédures et à la législation. Cela permet à l’entreprise de remédier au problème et d’en prévenir la récurrence.

Protection de la réputation

Une enquête rapide et efficace contribue à préserver la réputation de l’entreprise en démontrant aux parties prenantes que la société prend la mesure des problèmes avec sérieux.

Conformité réglementaire

Une enquête appropriée aide l’organisation à se conformer à l’ensemble des lois et réglementations applicables.

Amélioration de l’efficacité

L’enquête peut mettre en lumière des dysfonctionnements nécessitant des améliorations, ce qui peut accroître l’efficacité globale de l’entreprise.

Prévention des conséquences juridiques

En cas de manquements graves, l’enquête permet à l’entreprise de prendre des mesures correctives pour écarter d’éventuelles poursuites judiciaires.

Globalement, une enquête interne bien menée aide l’entreprise à maîtriser ses risques, à optimiser ses processus et à maintenir la confiance de toutes ses parties prenantes.

Principes clés régissant les enquêtes internes

Les enquêtes internes reposent sur les principes de :

• Indépendance ;
• Confidentialité ;
• Compétence et professionnalisme ;
• Objectivité et impartialité ;
• Légalité.

Ces principes sont consacrés par une norme émise par l’Organisation internationale de normalisation (ISO).

Comment s’organise la procédure d’enquête interne

Étape 1. Élaboration de la documentation interne

L’entreprise élabore un document interne, qui peut prendre la forme d’une politique, d’une norme ou d’un règlement d’enquête interne. Nous recommandons d’y inclure :

• Des dispositions relatives au devoir de collaboration des salariés aux enquêtes internes ;
• Le déroulement des procédures d’enquête interne ;
• Les modalités de compte rendu sur les résultats de l’enquête ;
• L’application des mesures correctives consécutives à l’enquête.

Étape 2. Constitution d’une « équipe d’enquête »

À ce stade, il s’agit de désigner les collaborateurs chargés de mener l’enquête interne. L’entreprise peut disposer d’un service ou d’un référent spécialisé dans ce domaine, doté le cas échéant de la prérogative de faire appel à des experts extérieurs pour consultation.

Étape 3. Évaluation préliminaire de la situation

Le ou les collaborateurs désignés évaluent la situation ayant motivé l’ouverture de l’enquête en mesurant :

• Les risques financiers pour l’entreprise ;
• Les risques pour la réputation de l’entreprise sur le marché ;
• Les risques pour les dirigeants de l’entreprise ;
• Les risques pour le personnel.

Étape 4. Définition du périmètre des travaux

Les personnes responsables déterminent le volume des investigations :

• Le cercle des collaborateurs à auditionner ;
• Les questions à poser à ces derniers ;
• Les supports et documents à vérifier ;
• Les hypothèses relatives aux causes et conditions ayant généré la situation à investiguer qu’il convient de tester.

Étape 5. Planification de l’enquête interne

À cette étape, les responsabilités sont réparties entre les membres du groupe d’enquête. Si l’entreprise dispose d’un collaborateur dédié aux enquêtes internes, celui-ci établit son propre plan de travail.

Un calendrier des entretiens est arrêté et le calendrier global de l’enquête interne est fixé.

Étape 6. Réalisation de l’enquête proprement dite

Durant cette phase :

• Les hypothèses sont vérifiées ;
• Les éléments de preuve sont collectés ;
• Les entretiens avec les salariés sont menés ;
• Les résultats sont analysés.

Étape 7. Clôture de l’enquête interne

Cette étape est consacrée à la rédaction des rapports d’enquête. Si un expert externe a été associé à l’enquête, ses conclusions sur les points qui lui ont été soumis sont analysées.

Le rapport doit notamment préciser :

• Quelles sont les causes et conditions ayant conduit à la situation ayant nécessité l’enquête interne.
• Le degré de criticité de la situation investiguée pour les processus opérationnels de l’entreprise.
• Les risques identifiés pour l’entreprise à l’issue de l’enquête.
• Les mesures requises pour prévenir la récurrence de la situation.
• La nécessité d’apporter des modifications aux processus opérationnels, aux fonctions ou aux effectifs, et le cas échéant, les propositions concrètes à cet effet.

Quels risques encourt une entreprise qui ne mène pas d’enquêtes internes ?

L’absence d’enquêtes internes appropriées peut entraîner des conséquences préjudiciables pour l’entreprise, telles que :

• L’altération de l’efficacité du système de gestion de la conformité (compliance) ;
• Le risque d’atteinte à la réputation ;
• L’incapacité à identifier et à réprimer les infractions.

Quels risques encourt une entreprise qui mène des enquêtes internes de manière inadéquate ?

1. Une confidentialité excessive. Lors des vérifications, de nombreux intervenants estiment nécessaire de dissimuler toutes leurs hypothèses et « découvertes » jusqu’au dernier moment. Ignorer le dialogue avec la direction et les collaborateurs concernés peut conduire non seulement à des erreurs, mais aussi à une mauvaise préparation face aux objections des collègues, qui ne manqueront pas de survenir lors de l’audit.
2. Une rigidité bureaucratique. S’il est certes indésirable de violer les règlements ou les politiques, il importe de conserver une vision réaliste de la situation. Il est nécessaire de creuser les causes des manquements, car c’est souvent là que se trouve la solution idoine. Il n’est pas toujours nécessaire de chercher des coupables à tout prix. Vos conclusions peuvent s’avérer utiles même sans mentionner de noms spécifiques. Toutefois, en cas de préjudices et de pertes graves, l’incapacité à prouver les responsabilités constitue un défi redoutable pour l’enquêteur et pour l’entreprise.
3. Le manque de logique claire et de concision. Il faut toujours s’appuyer sur des faits avérés et décrire de manière synthétique les relations de cause à effet. Il convient d’éviter les rapports longs et décousus, ainsi que tout excès d’émotion ou de mise en scène dramatique.

Comment nous pouvons vous assister dans vos enquêtes internes

Nos collaborateurs sont des spécialistes expérimentés dans le domaine des risques et de l’audit interne. Nous pouvons :

• Vous conseiller sur la procédure d’enquête interne ;
• Préparer la documentation interne de votre entreprise relative à l’organisation et à la conduite des enquêtes internes ;
• Auditer vos documents existants en matière d’enquêtes internes ;
• Participer en qualité d’experts invités à la réalisation d’enquêtes internes ;
• Représenter vos intérêts auprès des autorités publiques dans le cadre d’une enquête interne.

Contactez-nous

Si vous avez des questions relatives aux enquêtes internes, nous serons ravis de vous aider ! Notre longue expérience en matière de risques d’entreprise vous assistera dans la résolution de tout litige.
Pour votre commodité, vous pouvez nous joindre par téléphone ou par e-mail :

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