Внутренние расследования в компании

Внутренние расследования играют важную роль в современном корпоративном мире, обеспечивая компаниям возможность выявить, анализировать и реагировать на возможные нарушения, конфликты интересов и другие инциденты. Эти расследования — часть процесса управления компанией. Расследования не только помогают компаниям соблюдать законы и регулятивные требования, но также являются непременным инструментом для поддержания этичности, честности и прозрачности бизнес-процессов.

Почему важно правильно провести внутреннее расследование

Проведение правильного внутреннего расследования важно для компаний по ряду причин:

Выявление нарушений

Внутреннее расследование помогает выявить любые нарушения или несоответствия внутренним политикам, регламентам, процедурам и законодательству. Это позволяет компании исправить проблему и предотвратить ее повторное возникновение.

Защита репутации

Быстрое и эффективное расследование помогает сохранить репутацию компании, позволяя убедить заинтересованные стороны в том, что компания принимает проблему на серьезном уровне.

Соблюдение законодательства

Правильное расследование помогает организации соблюдать все соответствующие законы и нормативные акты.

Повышение эффективности

В результате расследования могут быть выявлены области, требующие улучшения, что может привести к повышению эффективности работы компании.

Предотвращение юридических последствий

В случае обнаружения серьезных нарушений, расследование может помочь компании предпринять меры, чтобы избежать возможных юридических последствий.

В целом, правильное внутреннее расследование помогает компании управлять рисками, улучшать процессы и поддерживать доверие у всех заинтересованных сторон.

Ключевые принципы проведения внутренних расследований

Внутренние расследования основываются на принципах:

• Независимость;
• Конфиденциальность;
• Компетентность и профессионализм;
• Объективность и беспристрастность;
• Законность и правомерность.

Эти принципы содержатся в стандарте, который издала Международная организация по стандартизации (ISO).

Как организуют процедуру внутреннего расследования

Шаг 1. Разработка внутренней документации

В компании разрабатывают внутренний документ. Это может быть политика проведения внутреннего расследования, стандарт или положение. В документ рекомендуем включить:

• Положения о поддержке внутренних расследований сотрудниками компании;
• Очередность процедур внутреннего расследования;
• Отчетность по результатам расследования;
• Применение мер по исправлению положения, которое привело к внутреннему расследованию.

Шаг 2. Создание «следственной группы»

На этом этапе нужно выбрать сотрудников, которые будут проводить внутреннее расследование. В компании может быть специальный сотрудник, который занимается внутренними расследованиями. Кроме этого, у него может быть право привлекать экспертов со стороны для консультаций.

Шаг 3. Предварительная оценка ситуации

Сотрудник или группа сотрудников оценивает сложившуюся ситуацию, которая привела к служебному расследованию. Оценивают:

• Риски для финансов компании;
• Риски для репутации компании на рынке;
• Риски для ключевых лиц компании;
• Риски для персонала.

Шаг 4. Определение объема работы

Ответственные сотрудники определяют объем работы:

• Круг сотрудников, которых нужно вызвать на интервью.
• Вопросы, которые нужно задать этим сотрудникам.
• Носители информации, которые нужно проверить.
• Гипотезы о причинах и условиях, которые привели к расследуемой ситуации, которые нужно проверить.

Шаг 5. Планирование внутреннего расследования

На этом этапе распределяют обязанности между членами группы, которая проводит внутреннее расследование. Когда в компании есть отдельный сотрудник, в обязанности которого входит проведение внутренних расследований, он составляет свой план работы.

На этом этапе составляют график интервью, определяют сроки проведения внутреннего расследования.

Шаг 6. Собственно расследование

На этом этапе:

• Проверяют гипотезы.
• Собирают доказательства.
• Проводят интервью с сотрудниками.
• Анализируют результаты.

Шаг 7. Завершение внутреннего расследования

На этом этапе готовят отчетность о проведенном внутреннем расследовании. Если к внутреннему расследованию привлекался эксперт со стороны, изучают его заключение по поставленным перед ним вопросам.

В отчете в частности, нужно определить:

• Какие причины и условия привели к ситуации, по которой проводилось внутреннее расследование.
• Насколько критична для бизнес-процессов компании расследованная ситуация.
• Какие риски для компании обнаружены в результате внутреннего расследования.
• Какие меры нужны, чтобы не повторилась ситуация, которая привела к внутреннему расследованию.
• Требуется ли вносить изменения в бизнес-процессы, функции и штат сотрудников. И если требуется, то что предлагается сделать.

Какие риски ожидают компанию, которая не проводит внутренние расследования

Неспособность проводить корректные внутренние расследования может повлечь за собой неблагоприятные последствия для компании, такие как:

1. Ухудшение эффективности системы управления соответствием.
2. Риск компрометации репутации.
3. Невозможность выявления и пресечения правонарушений.

Какие риски у компании, которая неправильно проводит внутренние расследования

1. Избыточная конфиденциальность. Во время проверок многие люди считают необходимым скрывать все свои предположения и «открытия» до последнего момента. Игнорирование обсуждения с руководством и заинтересованными сотрудниками может привести не только к ошибкам, но и к неэффективной подготовке к возражениям коллег, что неизбежно произойдет во время проверки.
2. Бюрократическая жесткость. Нарушение регламентов, положений или политик само по себе нежелательно, но важно видеть реальную картину. Необходимо углубляться в причины нарушений, возможно, здесь можно найти правильное решение. Не всегда следует искать виновных. Ваши выводы могут быть полезными и без упоминания конкретных имен. Однако, в случаях серьезного ущерба и убытков, неудачи в доказывании вины представляют серьезный вызов для проверяющего и для компании.
3. Отсутствие четкой логики и лаконичности. Всегда следует опираться на установленные факты и лаконично описывать причинно-следственные связи. Необходимо избегать длинных и непоследовательных отчетов, избытка эмоций и драматизма.

Чем мы можем быть полезны для проведения внутренних расследований

Наши сотрудники — опытные специалисты в сфере рисков и внутреннего аудита. Мы можем:

• Проконсультировать вас по вопросам процедуры внутреннего расследования.
• Подготовить для вашей компании внутренние документы по вопросам организации и проведения внутренних расследований.
• Провести аудит уже имеющихся документов по вопросам внутренних расследований.
• Участвовать в качестве приглашенных экспертов при проведении внутренних расследований.
• Представить ваши интересы в государственных органах в связи с проведением внутреннего расследования.

Свяжитесь с нами

Если у Вас возникли вопросы, связанные с внутренними расследованиями — мы будем рады Вам помочь! Наш многолетний опыт в сфере корпоративных рисков поможет Вам в разрешении и урегулировании любых спорных ситуаций.
Для вашего удобства доступны варианты связи по телефону и электронной почте:

• +375 29 505 10 51 (WhatsApp/Telegram/Viber);
• info@ambylegal.by.