Interne Untersuchungen im Unternehmen

Interne Untersuchungen spielen eine wichtige Rolle in der modernen Unternehmenswelt und bieten Unternehmen die Möglichkeit, mögliche Verstöße, Interessenkonflikte und andere Vorfälle zu erkennen, zu analysieren und darauf zu reagieren. Diese Untersuchungen sind Teil des Managementprozesses des Unternehmens. Sie helfen Unternehmen nicht nur dabei, Gesetze und behördliche Anforderungen einzuhalten, sondern sind auch ein unverzichtbares Instrument zur Wahrung von Ethik, Integrität und Transparenz von Geschäftsprozessen.

Warum die ordnungsgemäße Durchführung einer internen Untersuchung wichtig ist

Die Durchführung einer sachgerechten internen Untersuchung ist für Unternehmen aus mehreren Gründen von Bedeutung:

Aufdeckung von Verstößen

Eine interne Untersuchung hilft dabei, Verstöße oder Unstimmigkeiten mit internen Richtlinien, Vorschriften, Verfahren und Gesetzen aufzudecken. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, das Problem zu beheben und ein erneutes Auftreten zu verhindern.

Reputationsschutz

Eine schnelle und effektive Untersuchung trägt dazu bei, den Ruf des Unternehmens zu wahren, indem sie Stakeholdern zeigt, dass das Unternehmen das Problem ernst nimmt.

Einhaltung von Gesetzen (Compliance)

Eine ordnungsgemäße Untersuchung hilft der Organisation, alle relevanten Gesetze und Vorschriften einzuhalten.

Steigerung der Effizienz

Als Ergebnis der Untersuchung können Bereiche identifiziert werden, die Verbesserungen erfordern, was zu einer höheren Effizienz des Unternehmens führen kann.

Vermeidung rechtlicher Konsequenzen

Wenn schwerwiegende Verstöße festgestellt werden, kann die Untersuchung dem Unternehmen helfen, Maßnahmen zu ergreifen, um mögliche rechtliche Konsequenzen abzuwenden.

Insgesamt hilft eine ordnungsgemäße interne Untersuchung dem Unternehmen, Risiken zu steuern, Prozesse zu verbessern und das Vertrauen aller Stakeholder aufrechtzuerhalten.

Grundprinzipien für die Durchführung interner Untersuchungen

Interne Untersuchungen basieren auf den Prinzipien der:

• Unabhängigkeit;
• Vertraulichkeit;
• Kompetenz und Professionalität;
• Objektivität und Unparteilichkeit;
• Rechtmäßigkeit.

Diese Grundsätze sind in einer Norm der Internationalen Organisation für Normung (ISO) verankert.

Wie das Verfahren einer internen Untersuchung organisiert ist

Schritt 1. Erstellung interner Dokumentationen

Das Unternehmen erstellt ein internes Dokument. Hierbei kann es sich um eine Richtlinie, einen Standard oder eine Verfahrensordnung für interne Untersuchungen handeln. Wir empfehlen, in das Dokument Folgendes aufzunehmen:

• Bestimmungen zur Unterstützung interner Untersuchungen durch die Mitarbeiter des Unternehmens;
• Den Ablauf der Verfahren für interne Untersuchungen;
• Die Berichterstattung über die Ergebnisse der Untersuchung;
• Die Anwendung von Abhilfemaßnahmen, die zu einer internen Untersuchung geführt haben.

Schritt 2. Zusammenstellung eines „Investigationsteams“

In dieser Phase müssen Mitarbeiter ausgewählt werden, die eine interne Untersuchung durchführen. Das Unternehmen kann über einen speziellen Mitarbeiter verfügen, der sich mit internen Untersuchungen befasst. Zudem kann dieser das Recht haben, externe Experten für Beratungen hinzuzuziehen.

Schritt 3. Vorläufige Bewertung der Situation

Ein Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern bewertet die aktuelle Situation, die zu einer internen Untersuchung geführt hat. Dabei werden folgende Risiken beurteilt:

• Finanzielle Risiken für das Unternehmen;
• Risiken für den Ruf des Unternehmens am Markt;
• Risiken für Schlüsselpersonen des Unternehmens;
• Risiken für das Personal.

Schritt 4. Festlegung des Arbeitsumfangs

Die verantwortlichen Mitarbeiter legen den Arbeitsumfang fest:

• Den Kreis der Mitarbeiter, die zu einem Gespräch vorgeladen werden müssen.
• Die Fragen, die diesen Mitarbeitern zu stellen sind.
• Die Datenträger und Medien, die überprüft werden müssen.
• Hypothesen über die Ursachen und Bedingungen, die zu der untersuchten Situation geführt haben und überprüft werden müssen.

Schritt 5. Planung der internen Untersuchung

In dieser Phase werden die Verantwortlichkeiten unter den Mitgliedern der Untersuchungsgruppe aufgeteilt. Wenn ein Unternehmen über einen separaten Mitarbeiter verfügt, zu dessen Pflichten die Durchführung interner Untersuchungen gehört, erstellt dieser einen eigenen Arbeitsplan.

In dieser Phase wird ein Gesprächsplan erstellt und der Zeitplan für die interne Untersuchung festgelegt.

Schritt 6. Die eigentliche Untersuchung

In dieser Phase:

• Hypothesen werden getestet.
• Beweismaterial wird gesammelt.
• Interviews mit Mitarbeitern werden geführt.
• Die Ergebnisse werden analysiert.

Schritt 7. Abschluss der internen Untersuchung

In dieser Phase werden Berichte über die interne Untersuchung vorbereitet. Wenn ein externer Experte in die Untersuchung einbezogen wurde, wird dessen Gutachten zu den ihm gestellten Fragen ausgewertet.

Im Bericht sind insbesondere folgende Punkte festzulegen:

• Welche Ursachen und Bedingungen zu der Situation geführt haben, die Gegenstand der internen Untersuchung war.
• Wie kritisch die untersuchte Situation für die Geschäftsprozesse des Unternehmens ist.
• Welche Risiken sich als Ergebnis der internen Untersuchung für das Unternehmen ergeben haben.
• Welche Maßnahmen erforderlich sind, um eine Wiederholung der Situation zu verhindern, die zur internen Untersuchung geführt hat.
• Ob Änderungen an Geschäftsprozessen, Funktionen und Personal erforderlich sind – und falls ja, welche Schritte vorgeschlagen werden.

Welche Risiken einem Unternehmen drohen, das keine internen Untersuchungen durchführt

Das Unterlassen ordnungsgemäßer interner Untersuchungen kann zu nachteiligen Folgen für das Unternehmen führen, wie zum Beispiel:

• Verschlechterung der Wirksamkeit des Compliance-Managementsystems.
• Das Risiko einer Beschädigung Ihres Rufs.
• Die Unfähigkeit, Gesetzesverstöße zu erkennen und zu unterbinden.

Welche Risiken einem Unternehmen drohen, das interne Untersuchungen unsachgemäß durchführt

1. Übermäßige Vertraulichkeit. Bei Prüfungen halten es viele für notwendig, alle Annahmen und „Entdeckungen“ bis zum letzten Moment geheim zu halten. Das Ignorieren von Diskussionen mit der Geschäftsführung und interessierten Mitarbeitern kann nicht nur zu Fehlern führen, sondern auch zu einer ineffektiven Vorbereitung auf die Einwände von Kollegen, die während der Prüfung unweigerlich auftreten werden.
2. Bürokratische Starrheit. Das Verletzen von Vorschriften oder Richtlinien ist an sich unerwünscht, aber es ist wichtig, das reale Bild zu sehen. Man muss den Ursachen von Verstößen auf den Grund gehen, denn vielleicht findet sich gerade dort die richtige Lösung. Es ist nicht immer notwendig, Schuldige zu suchen. Ihre Schlussfolgerungen können auch ohne Nennung spezifischer Namen nützlich sein. Bei schweren Schäden und Verlusten stellen jedoch unzureichende Beweise für Schuldfragen eine ernsthafte Herausforderung für den Prüfer und das Unternehmen dar.
3. Mangelnde klare Logik und Prägnanz. Es ist stets notwendig, sich auf gesicherte Tatsachen zu stützen und Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge prägnant zu beschreiben. Lange und inkonsistente Berichte sowie überschießende Emotionen und Dramatik sind zu vermeiden.

Wie wir Sie bei der Durchführung interner Untersuchungen unterstützen können

Unsere Mitarbeiter sind erfahrene Spezialisten auf dem Gebiet von Risiken und interner Revision. Wir können:

• Sie zum Verfahren interner Untersuchungen beraten.
• Interne Dokumente für Ihr Unternehmen zur Organisation und Durchführung interner Untersuchungen erstellen.
• Bestehende Dokumente zu internen Untersuchungen prüfen (auditieren).
• Als eingeladene Experten an der Durchführung interner Untersuchungen teilnehmen.
• Ihre Interessen gegenüber staatlichen Behörden im Zusammenhang mit einer internen Untersuchung vertreten.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen im Zusammenhang mit internen Untersuchungen haben, helfen wir Ihnen gerne weiter! Unsere langjährige Erfahrung auf dem Gebiet der Unternehmensrisiken hilft Ihnen dabei, Streitigkeiten beizulegen.
Für Ihre Kontaktaufnahme stehen Ihnen Telefon und E-Mail zur Verfügung:

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