Quem deve registar-se no Registo de Operadores de Dados Pessoais

O mais tardar até 15 de janeiro de 2024, os operadores de dados pessoais estavam obrigados a transmitir informações para o Registo de Operadores de Dados Pessoais. Caso o recurso (sistema) de informação seja criado após 1 de janeiro de 2024, os dados destinados à inclusão no Registo de Operadores devem ser transmitidos no prazo de 10 dias após o início do funcionamento do recurso (sistema) de informação. Contudo, nem todos os operadores estão sujeitos a registo no Registo de Operadores de Dados Pessoais.

Deve a empresa submeter dados ao Registo de Operadores de Dados Pessoais?

Um operador de dados pessoais é uma entidade (bem como uma pessoa singular) que efetua o tratamento de dados pessoais de indivíduos. Os dados pessoais abrangem qualquer informação suscetível de identificar uma pessoa singular, tais como apelido, nome próprio, morada, dados do passaporte, etc.

Nem todos os operadores efetuam o tratamento de dados pessoais nos volumes e moldes exigidos para a inscrição no Registo de Operadores de Dados Pessoais. As pessoas singulares, incluindo os empresários em nome individual que atuem como operadores de dados pessoais, não estão obrigadas a inscrever dados no Registo de Operadores de Dados Pessoais.

Para apurar se é obrigatório inscrever informações no Registo de Operadores de Dados Pessoais, importa analisar o processo de tratamento de dados pessoais na empresa à luz dos critérios infra.

É obrigatório inscrever informações no Registo de Operadores de Dados Pessoais quando:

1. A empresa é titular de um sistema (recurso) de informação contendo dados pessoais. Um sistema de informação consubstancia um conjunto de bases de dados, tecnologias de informação e um complexo de hardware e software; um recurso de informação constitui um conjunto organizado de informação documentada, incluindo bases de dados e outros agrupamentos de dados interligados em sistemas de informação.
2. A empresa realiza a transferência transfronteiriça de dados pessoais, desde que não seja assegurado um nível adequado de proteção dos direitos dos titulares dos dados no país de destino. Para aferir este critério, pode consultar-se a lista de Estados que garantem um nível adequado de proteção dos direitos dos titulares de dados, a qual compreende 57 posições, incluindo Geórgia, Lituânia, Letónia, Ucrânia, Bulgária, Bélgica, Alemanha, Polónia, etc.
3. A empresa efetua o tratamento de dados pessoais biométricos e genéticos. Os dados pessoais biométricos englobam, designadamente, impressões digitais, geometria das mãos, íris, características faciais e respetiva imagem, etc. Os dados genéticos compreendem as características genéticas hereditárias ou adquiridas de uma pessoa, consistindo em informação singular sobre a fisiologia e a saúde recolhida, em particular, no âmbito de análises a amostras biológicas.
4. A empresa efetua o tratamento de dados pessoais de mais de 100 mil pessoas singulares.
5. A empresa efetua o tratamento de dados pessoais de mais de 10 mil menores de 16 anos.

Quando uma empresa é proprietária ou titular de um recurso (sistema) de informação e o tratamento de dados pessoais preenche um ou mais critérios da lista, torna-se obrigatória a submissão de dados para inscrição no Registo de Operadores de Dados Pessoais. O número de indivíduos cujos dados pessoais são tratados pela empresa apura-se à data da inscrição da informação no Registo de Operadores de Dados Pessoais.

Que informações devem ser submetidas para inscrição no Registo de Operadores de Dados Pessoais

Uma vez apurado que a empresa cumpre os critérios de submissão de dados ao Registo de Operadores de Dados Pessoais, devem ser preparados os seguintes elementos:

• Relativamente ao recurso (sistema) de informação: designação do recurso (sistema) de informação, localização dos sistemas de armazenamento de dados e dos equipamentos de servidores, bem como, se aplicável, o nome do sistema de informação em que o recurso se integra.
• Finalidades e fundamentos jurídicos do tratamento de dados pessoais, bem como prazos de conservação.
• Relação dos Estados para cujo território são transferidos dados pessoais específicos e nos quais não seja assegurado um nível adequado de proteção.
• Estatísticas: volume de dados pessoais objeto de tratamento à data da inscrição da informação no Registo de Operadores de Dados Pessoais.
• Identificação de pessoas autorizadas, caso procedam ao tratamento de dados pessoais por conta do operador ou no interesse deste: nome ou apelido, nome próprio, patronímico, morada, número de registo no Registo Estadual Único, se aplicável.
• Dados relativos ao responsável pela unidade estrutural ou colaborador encarregue do controlo interno do tratamento de dados pessoais na empresa: apelido, nome próprio, patronímico, cargo e contactos.

Tais elementos deverão constar da comunicação de requerimento para inscrição de informações no Registo de Operadores de Dados Pessoais. A comunicação pode ser remetida não só pela empresa operadora de dados pessoais, mas também por representante autorizado em nome do operador.

Como submeter dados para inclusão no Registo de Operadores de Dados Pessoais

A transmissão de informações para inclusão no Registo de Operadores de Dados Pessoais pode efetuar-se por uma das seguintes vias:

• Por via eletrónica, mediante registo da área pessoal do utilizador e autenticação através do Sistema Estatal de Gestão de Chaves Públicas para Verificação da Assinatura Digital Eletrónica da República da Bielorrússia ou do Sistema Unificado de Identificação de Pessoas Singulares e Coletivas com recurso a assinatura digital eletrónica.
• Em suporte papel, por via postal.
• Através do sistema interdepartamental de gestão documental.

Quando é obrigatório submeter informação atualizada para inclusão no Registo de Operadores de Dados Pessoais

Sempre que se verifiquem alterações aos dados indicados pela empresa no requerimento de inscrição no Registo de Operadores de Dados Pessoais, torna-se necessário atualizar a informação constante do Registo. Para o efeito, no prazo de 10 dias após a alteração, devem ser enviadas as informações atualizadas para inclusão no Registo de operadores de dados pessoais (por exemplo, em caso de substituição do colaborador responsável pelo controlo interno do tratamento de dados pessoais, ou de alteração do respetivo cargo e contactos).

De que forma podemos ser úteis na análise da obrigatoriedade de inscrição no Registo de Operadores de Dados Pessoais e na interação com o Registo

Os nossos advogados e consultores são especialistas experientes no domínio da proteção de dados pessoais. Podemos:

• Aconselhá-lo sobre a obrigatoriedade de inscrição de informações no Registo de Operadores de Dados Pessoais;
• Conduzir uma auditoria aos processos de tratamento de dados pessoais para apurar a necessidade de inscrição no Registo de Operadores de Dados Pessoais;
• Representar os seus interesses na interação com o Registo de Operadores de Dados Pessoais.

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