Kişisel Veri Operatörleri Siciline Kimlerin Kayıt Olması Gerekir

Kişisel veri operatörlerinin, en geç 15 Ocak 2024 tarihine kadar Kişisel Veri Operatörleri Siciline bilgi aktarması gerekmekteydi. Bilgi kaynağının (sistemin) 1 Ocak 2024’ten sonra oluşturulması durumunda ise Operatörler Siciline dahil edilecek bilgilerin, bilgi kaynağının (sistemin) faaliyete başlamasından itibaren 10 gün içinde aktarılması zorunludur. Bununla birlikte, tüm operatörlerin Kişisel Veri Operatörleri Siciline kayıt olması gerekmemektedir.

Şirketin Kişisel Veri Operatörleri Siciline bildirimde bulunması gerekiyor mu?

Kişisel veri operatörü, gerçek kişilerin kişisel verilerini işleyen bir şirket (veya gerçek kişi) olarak tanımlanır. Kişisel veriler, bir gerçek kişiyi belirlemek için kullanılabilen her türlü bilgiyi kapsar. Bunlar genellikle ad, soyad, ikametgah adresi, pasaport bilgileri vb. bilgilerdir.

Her operatör, Kişisel Veri Operatörleri Siciline kaydolmayı gerektirecek hacimde ve yöntemlerle kişisel veri işlemez. Kişisel veri operatörü olan bireysel girişimciler dahil olmak üzere gerçek kişilerin, Kişisel Veri Operatörleri Siciline bilgi girmesi gerekmemektedir.

Şirketin Kişisel Veri Operatörleri Siciline bilgi girmesinin gerekip gerekmediğini belirlemek için, şirketteki kişisel veri işleme sürecinin aşağıdaki kriterlere uygunluk açısından analiz edilmesi gerekmektedir.

Aşağıdaki durumlarda Kişisel Veri Operatörleri Siciline bilgi girişi zorunludur:

1. Şirketin, kişisel verileri içeren bir bilgi sisteminin (kaynağının) sahibi olması. Bilgi sistemi; veri bankaları, bilgi teknolojileri ile yazılım ve donanım kompleksinden (komplekslerinden) oluşan bir bütündür. Bilgi kaynağı ise bilgi sistemlerindeki veri tabanları ve birbirleriyle ilişkili diğer bilgi setleri dahil olmak üzere belgelenmiş bilgilerin organize edilmiş bir setidir.
2. Yabancı bir ülkede kişisel veri sahiplerinin haklarının korunması için yeterli düzeyde güvence sağlanmamış olması koşuluyla, şirketin kişisel verilerin sınır ötesi aktarımını gerçekleştirmesi. Bu kriteri belirlemek için, kişisel veri sahiplerinin haklarının uygun düzeyde korunduğu devletlerin listesinden yararlanabilirsiniz. Gürcistan, Litvanya, Letonya, Ukrayna, Bulgaristan, Belçika, Almanya, Polonya vb. dahil olmak üzere bu tür devletlerin listesinde 57 ülke bulunmaktadır.
3. Şirketin biyometrik ve genetik kişisel verileri işlemesi. Biyometrik kişisel veriler özellikle parmak izlerini, avuç içlerini, irisi, yüz özelliklerini ve görüntüsünü vb. kapsar. Genetik kişisel veriler ise bir kişinin kalıtsal veya sonradan kazanılmış genetik özelliklerini içerir. Bu, özellikle biyolojik örneklerin incelenmesinde toplanan fizyoloji ve sağlığa ilişkin benzersiz bilgidir.
4. Şirketin 100 binden fazla gerçek kişinin kişisel verilerini işlemesi.
5. Şirketin 16 yaşını doldurmamış 10 binden fazla gerçek kişinin kişisel verilerini işlemesi.

Bir şirket bir bilgi kaynağının (sistemin) sahibi olduğunda veya maliki sıfatını taşıdığında ve kişisel verilerin işlenmesi listedeki kriterlerden bir veya birkaçını karşıladığında, Kişisel Veri Operatörleri Siciline giriş için bilgi sunulması gerekmektedir. Şirket tarafından kişisel verileri işlenen gerçek kişilerin sayısı, Kişisel Veri Operatörleri Siciline bilgi girildiği tarih itibarıyla belirlenir.

Kişisel Veri Operatörleri Siciline Kayıt İçin Hangi Bilgiler Sunulmalıdır

Şirket, Kişisel Veri Operatörleri Siciline bilgi sunma kriterlerini karşıladığını belirlediğinde aşağıdaki bilgileri hazırlamalıdır:

• Bilgi kaynağı (sistemi) hakkında: veri depolama sistemlerinin ve donanımlarının bulunduğu bilgi kaynağının (sistemin) adı. Varsa, kaynağın dahil olduğu bilgi sisteminin adı.
• Kişisel verilerin işlenme amaçları ve yasal dayanakları ile saklama süreleri.
• Özel nitelikli kişisel verilerin aktarıldığı ve uygun koruma düzeyinin sağlanmadığı devletlerin listesi.
• İstatistikler: Kişisel Veri Operatörleri Siciline bilgi girildiği anda işlenen kişisel veri hacmi.
• Kişisel verileri operatör adına veya onun çıkarları doğrultusunda işleyen yetkili kişilere ilişkin bilgiler: adı veya soyadı, adı, baba adı, adresi, varsa Birleşik Devlet Sicilindeki kayıt numarası.
• Şirket içinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin iç kontrol sorumlusu olan yapısal birimin yöneticisi veya çalışan hakkında: soyadı, adı, baba adı, pozisyonu ve iletişim bilgileri.

Bu bilgileri, Kişisel Veri Operatörleri Siciline kayıt başvuru dilekçesinde belirtmeniz gerekecektir. Söz konusu yazının yalnızca kişisel veri operatörü olan şirket tarafından gönderilmesi zorunlu değildir; yetkili bir kişi de operatör adına bilgi aktarımı yapabilir.

Kişisel Veri Operatörleri Siciline Kayıt İçin Bilgiler Nasıl Gönderilir

Kişisel Veri Operatörleri Siciline dahil edilecek bilgiler aşağıdaki yöntemlerden biriyle gönderilebilir:

• Elektronik formatta. Bunun için, Belarus Cumhuriyeti Elektronik Dijital İmza Doğrulama Devlet Açık Anahtar Yönetim Sistemi ve elektronik dijital imza kullanan Gerçek ve Tüzel Kişiler Birleşik Kimlik Belirleme Sistemi aracılığıyla kullanıcının kişisel hesabını kaydetmesi ve kimlik doğrulaması yapması gerekmektedir.
• Posta yoluyla yazılı olarak.
• Kurumlar arası belge yönetim sistemi aracılığıyla.

Kişisel Veri Operatörleri Siciline Dahil Edilmek Üzere Ne Zaman Güncel Bilgiler Sunulmalıdır

Şirketin Kişisel Veri Operatörleri Siciline kayıt başvuru dilekçesinde belirttiği bilgilerin değişmesi durumunda, sicildeki bilgilerin güncellenmesi gerekmektedir. Bunu yapmak için, değişiklikten sonraki 10 gün içinde operatör siciline dahil edilmek üzere güncel bilgilerin gönderilmesi gerekir. Örneğin, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin iç kontrol sorumlusu olan çalışanın veya bu kişinin pozisyonunun ve iletişim bilgilerinin değişmesi durumunda bu işlemin yapılması gerekir.

Kişisel Veri Operatörleri Siciline Kayıt İhtiyacının Belirlenmesi ve Sicil ile Etkileşim Sürecinde Size Nasıl Yardımcı Olabiliriz

Avukatlarımız ve hukukçularımız, kişisel veriler alanında deneyimli uzmanlardır. Aşağıdaki konularda size destek sağlayabiliriz:

• Kişisel Veri Operatörleri Siciline kayıt olma zorunluluğunuz hakkında hukuki danışmanlık verme;
• Kişisel Veri Operatörleri Siciline kayıt ihtiyacını belirlemek amacıyla kişisel veri işleme süreçlerinin denetimini (audit) gerçekleştirme;
• Kişisel Veri Operatörleri Sicili ile yürütülen işlemlerde çıkarlarınızı temsil etme.

Bize Ulaşın

Kişisel Veri Operatörleri Siciline kayıt ile ilgili herhangi bir sorunuz varsa, size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız! Sahip olduğumuz üstün deneyim, her türlü durumu çözüme kavuşturmanıza yardımcı olacaktır.
İletişim kurmanız için telefon ve e-posta seçenekleri hizmetinizdedir:

• +375 29 505 10 51 (WhatsApp/Telegram/Viber);
• info@ambylegal.by.