Investigações internas na empresa

As investigações internas desempenham um papel relevante no mundo corporativo moderno, proporcionando às empresas a oportunidade de identificar, analisar e responder a potenciais infrações, conflitos de interesses e outros incidentes. Estas investigações integram-se no processo de gestão da empresa. As investigações não só ajudam as empresas a cumprir a legislação e os requisitos regulamentares, como constituem um instrumento indispensável para preservar a ética, a integridade e a transparência dos processos empresariais.

Porque é importante conduzir uma investigação interna de forma adequada

A realização de uma investigação interna adequada é fundamental para as empresas por diversas razões:

Deteção de infrações

Uma investigação interna ajuda a identificar quaisquer violações ou inconformidades com as políticas internas, regulamentos, procedimentos e legislação. Isto permite que a empresa corrija o problema e evite a sua recorrência.

Proteção da reputação

Uma investigação célere e eficaz contribui para salvaguardar a reputação da empresa, permitindo demonstrar aos stakeholders que a organização encara o problema com seriedade.

Cumprimento da lei

Uma investigação rigorosa ajuda a organização a cumprir todas as leis e regulamentos aplicáveis.

Melhoria da eficiência

Como resultado da investigação, poderão ser identificadas áreas que necessitam de otimização, o que pode conduzir a um aumento da eficiência da empresa.

Prevenção de consequências legais

Caso sejam detetadas infrações graves, a investigação pode auxiliar a empresa a adotar medidas para evitar possíveis consequências legais.

Em suma, uma investigação interna adequada ajuda a empresa a gerir riscos, otimizar processos e preservar a confiança de todos os intervenientes.

Princípios fundamentais na condução de investigações internas

As investigações internas baseiam-se nos seguintes princípios:

• Independência;
• Confidencialidade;
• Competência e profissionalismo;
• Objetividade e imparcialidade;
• Legalidade.

Estes princípios constam de uma norma emitida pela Organização Internacional de Normalização (ISO).

Como se organiza o procedimento de investigação interna

Passo 1. Desenvolvimento de documentação interna

A empresa elabora um documento interno, que pode consistir numa política, norma ou regulamento de investigação interna. Recomendamos que o documento inclua:

• Disposições sobre o apoio a prestar pelos colaboradores da empresa às investigações internas;
• A ordem dos procedimentos de investigação interna;
• A elaboração de relatórios sobre os resultados da investigação;
• A aplicação de medidas corretivas decorrentes da investigação interna.

Passo 2. Criação de uma «equipa de investigação»

Nesta fase, devem ser selecionados os colaboradores que conduzirão a investigação interna. A empresa poderá dispor de um colaborador especializado em investigações internas, o qual poderá ter competência para recorrer a peritos externos para efeitos de consulta.

Passo 3. Avaliação preliminar da situação

Um colaborador ou um grupo de colaboradores avalia a situação atual que motivou a investigação interna, ponderando:

• Riscos financeiros para a empresa;
• Riscos para a reputação da empresa no mercado;
• Riscos para figuras-chave da empresa;
• Riscos para o pessoal.

Passo 4. Determinação do âmbito de trabalho

Os colaboradores responsáveis definem o âmbito de atuação:

• Os colaboradores que devem ser convocados para entrevista.
• As perguntas a colocar a esses colaboradores.
• Os suportes e meios que devem ser inspecionados.
• As hipóteses sobre as causas e condições subjacentes à situação investigada que devem ser verificadas.

Passo 5. Planeamento da investigação interna

Nesta etapa, procede-se à distribuição de responsabilidades entre os membros do grupo encarregue da investigação interna. Caso a empresa possua um colaborador dedicado a esta função, este elaborará o seu próprio plano de trabalho.

Nesta fase, é estabelecido o calendário de entrevistas e são definidos os prazos da investigação interna.

Passo 6. Execução da investigação

Nesta fase:

• São testadas as hipóteses.
• São recolhidas provas.
• São realizadas entrevistas com os colaboradores.
• São analisados os resultados.

Passo 7. Conclusão da investigação interna

Nesta etapa, são elaborados os relatórios da investigação interna. Caso tenha sido envolvido um perito externo, analisa-se o seu parecer sobre as questões que lhe foram submetidas.

O relatório deve determinar, em especial:

• Quais as causas e condições que conduziram à situação objeto da investigação interna.
• O grau de criticidade da situação investigada para os processos de negócio da empresa.
• Que riscos foram identificados para a empresa na sequência da investigação interna.
• Que medidas são necessárias para prevenir a repetição da situação que motivou a investigação interna.
• Se é necessário introduzir alterações nos processos de negócio, funções e pessoal, e, em caso afirmativo, o que é proposto.

Que riscos aguardam uma empresa que não realiza investigações internas

A omissão de investigações internas adequadas pode resultar em consequências adversas para a empresa, tais como:

• Deterioração da eficácia do sistema de gestão de compliance.
• Risco de comprometer a reputação.
• Incapacidade de identificar e reprimir infrações.

Que riscos aguardam uma empresa que conduz investigações internas de forma inadequada

1. Confidencialidade excessiva. Durante as inspeções, muitas pessoas julgam necessário ocultar todas as suas suposições e «descobertas» até ao último momento. Ignorar o debate com a gestão e com os colaboradores interessados pode conduzir não só a erros, mas também a uma preparação ineficaz face às objeções dos colegas, que inevitavelmente surgirão durante a auditoria.
2. Rigidez burocrática. A violação de regulamentos ou políticas é indesejável por si só, mas é fundamental compreender a realidade subjacente. É necessário aprofundar as causas das infrações, pois a solução correta poderá residir aí. Nem sempre é necessário encontrar culpados; as conclusões podem ser úteis mesmo sem mencionar nomes específicos. Contudo, em casos de danos e prejuízos graves, a falha na prova da culpa constitui um sério desafio para o inspetor e para a empresa.
3. Falta de lógica clara e concisão. É sempre imperativo basear-se em factos comprovados e descrever de forma concisa as relações de causalidade, evitando relatórios longos e incoerentes, com excesso de emoção e dramatismo.

De que forma podemos ajudar na realização de investigações internas

Os nossos colaboradores são especialistas experientes no domínio de riscos e auditoria interna. Podemos:

• Aconselhá-lo sobre o procedimento de investigação interna.
• Elaborar documentos internos para a sua empresa relativos à organização e condução de investigações internas.
• Auditar os documentos existentes sobre investigações internas.
• Participar como peritos convidados na condução de investigações internas.
• Representar os seus interesses perante autoridades estatais no âmbito de uma investigação interna.

Contacte-nos

Se tiver alguma dúvida relacionada com investigações internas, teremos todo o gosto em ajudá-lo! A nossa vasta experiência no domínio dos riscos corporativos ajudá-lo-á a resolver quaisquer litígios.
Para sua conveniência, estão disponíveis opções de contacto por telefone e e-mail:

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