Quién debe registrarse en el Registro de Operadores de Datos Personales

By AMBY Legal Team
14.01.2024
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A más tardar el 15 de enero de 2024, los operadores de datos personales debían transferir la información al Registro de Operadores de Datos Personales. Asimismo, cuando el recurso (sistema) de información se cree con posterioridad al 1 de enero de 2024, los datos para su inclusión en el Registro de Operadores deben remitirse en un plazo de 10 días desde el inicio de la explotación de dicho recurso (sistema). No obstante, no todos los operadores tienen la obligación de inscribirse en el Registro de Operadores de Datos Personales.

¿Necesita la empresa presentar información al Registro de Operadores de Datos Personales?

Un operador de datos personales es toda entidad (así como persona física) que lleva a cabo el tratamiento de datos personales de particulares. Los datos personales comprenden cualquier información que permita identificar a una persona física, por lo general, nombre y apellidos, domicilio, datos del pasaporte, etc.

No todos los operadores realizan tratamientos de datos personales en el volumen o con las modalidades exigidas para su inscripción en el Registro de Operadores de Datos Personales. Las personas físicas, incluidos los empresarios individuales que actúan como operadores de datos personales, no están obligadas a inscribir información en el Registro de Operadores de Datos Personales.

Para determinar si resulta preceptiva la inscripción en el Registro de Operadores de Datos Personales, es necesario analizar el proceso de tratamiento de datos de la empresa en función de los criterios detallados a continuación.

Es obligatorio inscribir información en el Registro de Operadores de Datos Personales cuando:

  1. La empresa es propietaria de un sistema (recurso) de información que contiene datos personales. Un sistema de información es un conjunto de bases de datos, tecnologías de la información y un complejo de hardware y software; un recurso de información es un conjunto organizado de datos documentados, que incluye bases de datos y otros conjuntos de información interrelacionada dentro de los sistemas de información.
  2. La empresa realiza una transferencia transfronteriza de datos personales, siempre que el país de destino no garantice un nivel adecuado de protección de los derechos de los titulares de los datos. Para verificar este criterio, se puede consultar la lista de Estados que proporcionan un nivel adecuado de protección de los derechos de los titulares de datos personales. Dicha lista comprende 57 países, entre los cuales figuran Georgia, Lituania, Letonia, Ucrania, Bulgaria, Bélgica, Alemania, Polonia, etc.
  3. La empresa trata datos personales biométricos y genéticos. Los datos biométricos incluyen, en particular, huellas dactilares, geometría de la palma de la mano, iris, características faciales y su imagen, etc. Los datos genéticos comprenden las características genéticas hereditarias o adquiridas de una persona, constituyendo información fisiológica y de salud única que se recaba, fundamentalmente, en el análisis de muestras biológicas.
  4. La empresa trata los datos personales de más de 100.000 personas físicas.
  5. La empresa trata los datos personales de más de 10.000 personas físicas que no han cumplido los 16 años.

Cuando una empresa sea propietaria o titular de un recurso (sistema) de información y el tratamiento de datos personales cumpla uno o varios criterios de la lista, deberá presentar la información para su inscripción en el Registro de Operadores de Datos Personales. El número de personas físicas cuyos datos se tratan se determina a fecha de presentación de la información en el Registro.

¿Qué información debe remitirse para su inscripción en el Registro de Operadores de Datos Personales?

Una vez que la empresa ha constatado que cumple los criterios para la remisión de datos al Registro de Operadores de Datos Personales, debe preparar la siguiente información:

  • Sobre el recurso (sistema) de información: denominación del recurso (sistema), ubicación de los sistemas de almacenamiento de datos y equipos de servidores. En su caso, nombre del sistema de información en el que se integra el recurso.
  • Finalidades y base jurídica del tratamiento de los datos personales, así como sus plazos de conservación.
  • Relación de Estados a cuyo territorio se transfieren categorías especiales de datos personales y en los cuales no se garantice un nivel adecuado de protección.
  • Estadísticas: volumen de datos personales objeto de tratamiento en el momento de la inscripción en el Registro de Operadores de Datos Personales.
  • Información sobre los encargados del tratamiento cuando estos traten datos personales en nombre o por cuenta del operador: denominación o nombre y apellidos, domicilio social y número de inscripción en el Registro Estatal Único, si lo tuviere.
  • Sobre el responsable del departamento estructural o empleado encargado del control interno del tratamiento de datos personales en la empresa: nombre y apellidos, cargo y datos de contacto.

Dicha información deberá consignarse en la solicitud de inscripción en el Registro de Operadores de Datos Personales. La solicitud puede ser remitida no solo por la empresa operadora de datos personales, sino también por un representante autorizado en su nombre.

¿Cómo remitir la información para su inclusión en el Registro de Operadores de Datos Personales?

La información para la inclusión en el Registro de Operadores de Datos Personales puede enviarse a través de las siguientes vías:

  • En formato electrónico. Para ello, es necesario registrar una cuenta de usuario personal y autenticarse mediante el Sistema Estatal de Gestión de Claves Públicas para la Verificación de la Firma Electrónica Digital de la República de Bielorrusia o el Sistema de Identificación Unificada de Personas Físicas y Jurídicas empleando firma electrónica digital.
  • Por escrito a través del servicio postal.
  • Mediante el sistema de gestión documental interdepartamental.

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¿Cuándo es obligatorio presentar información actualizada para su inclusión en el Registro de Operadores de Datos Personales?

Cuando se produzcan modificaciones en los datos que la empresa indicó en su solicitud de inscripción en el Registro de Operadores de Datos Personales, será necesario actualizar dicha información en el Registro. Para ello, en un plazo de 10 días desde que tenga lugar el cambio, deberá remitirse la información actualizada para su inclusión en el Registro de Operadores de Datos Personales. Por ejemplo, este trámite debe realizarse cuando se sustituya al empleado responsable del control interno del tratamiento de datos o cuando cambien sus datos de contacto o cargo.

¿Cómo podemos ayudarle a determinar la necesidad de inscribirse en el Registro de Operadores de Datos Personales y a interactuar con él?

Nuestros abogados y letrados son expertos en materia de protección de datos personales. Podemos:

  • Asesorarle sobre la obligatoriedad de inscribir información en el Registro de Operadores de Datos Personales;
  • Realizar una auditoría de los procesos de tratamiento de datos personales para determinar la necesidad de registro;
  • Representar sus intereses en la interacción con el Registro de Operadores de Datos Personales.

Contáctenos

Si tiene cualquier duda sobre la inscripción en el Registro de Operadores de Datos Personales, estaremos encantados de ayudarle. Nuestra dilatada experiencia le ayudará a resolver cualquier situación.
Para su comodidad, disponemos de canales de comunicación telefónica y por correo electrónico:

  • +375 29 505 10 51 (WhatsApp/Telegram/Viber);
  • info@ambylegal.by.

Sobre el autor
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