En el entorno actual, la actividad empresarial en línea se consolida como una modalidad de trabajo cada vez más demandada. Las empresas, conscientes de las ventajas de la digitalización y la automatización, implantan progresivamente sistemas de gestión documental electrónica. Esto permite acelerar significativamente el intercambio de información, reducir costes temporales y financieros, y elevar los niveles de seguridad y fiabilidad de los datos. En este artículo analizamos las ventajas del paso a la gestión documental electrónica en Bielorrusia y los métodos para su implantación en la economía digital.
La transición hacia el intercambio electrónico de documentos constituye un paso estratégico en el negocio moderno por diversas razones.
En suma, la digitalización documental refuerza la competitividad de la compañía, optimiza los procesos de trabajo y facilita una gestión empresarial más eficaz en la economía digital.
Para aprovechar las oportunidades que brinda la gestión documental electrónica, es preciso conocer ciertos conceptos y peculiaridades del intercambio de documentos digitales en Bielorrusia.
Es una plataforma que permite el intercambio de documentos electrónicos firmados con firma digital electrónica (EDS). El servicio EDMS posibilita crear, recibir, enviar, tramitar y archivar documentos en la nube, ahorrando tiempo, agilizando la aprobación y firma, y garantizando la integridad de la información en servidores seguros. Permite corregir errores con unos pocos clics, evitando repetir todo el ciclo de validación y envío a la contraparte.
Los documentos corporativos se generan y custodian en formato electrónico mediante estos servicios, pudiendo almacenarse en servidores propios o en la nube. Para la custodia en la nube se requiere formalizar un contrato con el proveedor, cuyos términos nuestros especialistas pueden negociar en su nombre.
El AS DMS es un sistema automatizado de apoyo documental a la gestión en una determinada empresa. Con la ayuda del AS DMS, se crean, almacenan e intercambian documentos electrónicos, se organizan en expedientes electrónicos y se transfieren al archivo de la empresa para su conservación. En general, el AS DMS es un sistema de gestión documental electrónica en una empresa.
Mediante estos sistemas, el intercambio documental con terceros puede realizarse a través de:
El procedimiento de intercambio mediante el sistema corporativo interno se regula en una normativa local (por ejemplo, un reglamento). Nuestros consultores le ayudarán a redactar este documento tras analizar los flujos de trabajo de su empresa.
Paso 1. Selección del sistema de gestión documental
Es necesario examinar los procesos de creación documental de la empresa —volumen de documentos por tipología, circuitos de tramitación, etc.— para definir los requisitos técnicos exigibles a la plataforma.
Paso 2. Análisis de la conexión al sistema interdepartamental de gestión documental
Si el sistema corporativo se conecta a la plataforma interdepartamental, la empresa podrá intercambiar documentos con otras entidades y organismos públicos. Existe un catálogo oficial de sistemas homologados (37 en total), cuya elección puede consultar con nuestros expertos.
Paso 3. Designación de responsables de la implantación del EDMS
Habitualmente se constituye un grupo de trabajo encargado de evaluar las necesidades corporativas y fijar las especificaciones del sistema.
Paso 4. Adquisición e implantación del sistema
1. Análisis de las ofertas de los proveedores del mercado.
2. Adquisición del software y contratación del mantenimiento.
3. Elaboración de un plan de despliegue gradual basado en las necesidades y tipología documental. Se recomienda iniciar la implantación con aquellos documentos que no precisen archivo histórico; los expedientes con un plazo de conservación inferior a 10 años pueden mantenerse en el propio sistema donde se crearon.
La empresa puede mantener un régimen documental mixto, combinando el formato electrónico y el papel para un mismo tipo de documento.
4. Formación del personal en el uso de la plataforma.
5. Puesta en explotación del sistema.
6. Regulación formal del funcionamiento y operativa del EDMS en la normativa interna de la empresa.
Paso 1. Solicitud de organización del canal de comunicación
Se presenta una solicitud ante el Centro Nacional de Servicios Electrónicos para habilitar un canal de comunicación seguro, la cual se remite al operador de telecomunicaciones correspondiente.
Paso 2. Formalización del contrato con el proveedor
La empresa suscribe el correspondiente acuerdo de servicios con el proveedor.
Paso 3. Adquisición de claves personales de firma digital electrónica (EDS)
Las claves personales de firma electrónica digital (EDS) son necesarias para que los empleados de la empresa puedan intercambiar documentos en el sistema interdepartamental de gestión documental. Se recomienda que los empleados que tengan derecho a firmar documentos en nombre de la empresa obtengan claves personales de EDS.
Paso 4. Solicitud de conexión al sistema interdepartamental
Se tramita de forma telemática en la web del Centro Nacional de Servicios Electrónicos. Nuestros expertos le asesorarán sobre los requisitos y le asistirán en su preparación.
Nuestros profesionales son especialistas experimentados en gestión documental electrónica. Podemos:
Si tiene cualquier consulta relacionada con la transición a la gestión documental electrónica, ¡estaremos encantados de ayudarle! Nuestra dilatada experiencia le asistirá en la resolución de cualquier controversia.
Para su comodidad, dispone de opciones de comunicación por teléfono y correo electrónico:
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