O inventário anual de ativos e passivos constitui uma obrigação anual em todas as empresas. Durante o inventário, o contabilista da empresa — incluindo as entidades sujeitas ao sistema simplificado de tributação (USN) —, procede ao confronto dos saldos de contas a receber e contas a pagar antes de elaborar as demonstrações financeiras anuais. Adicionalmente, o inventário permite detetar quebras de inventário (faltas de bens), dívidas a proprietários, etc. Vejamos as especificidades do inventário anual.
Os ativos englobam, nomeadamente:
As obrigações (passivos) da empresa compreendem, nomeadamente:
O inventário de ativos e passivos é realizado previamente à elaboração das demonstrações financeiras anuais.
Não antes de 1 de novembro, procede-se ao inventário de bens, ativos intangíveis, mercadorias (incluindo as consignadas a terceiros) e trabalhos em curso.
Não antes de 1 de dezembro, procede-se ao inventário de disponibilidades em caixa, passivos e restantes ativos.
Existem situações em que o inventário deve ser efetuado independentemente da proximidade do prazo de elaboração das demonstrações financeiras anuais. Tais circunstâncias incluem:
Nesses casos, a data de realização do inventário é fixada no contrato relativo à transação ou na deliberação do órgão de gestão da sociedade.
Substituição do dirigente da empresa ou de responsáveis financeiros. Nesta hipótese, o inventário realiza-se igualmente na data de entrega e receção de funções.
Durante os processos de reestruturação (reorganização) ou liquidação da empresa. Nestes casos, o inventário é efetuado previamente à elaboração do balanço de cisão/fusão ou de liquidação.
O dirigente da empresa emite a respetiva ordem ou despacho, documento esse que define:
Cada comissão deve ser presidida por um presidente — o dirigente da empresa, o respetivo adjunto ou o responsável por uma unidade estrutural da sociedade.
Nas empresas de maior dimensão, integram a comissão central permanente de inventário:
A comissão de inventário verifica a documentação contabilística relativa à existência, estado e valorimetria dos ativos e passivos, documentando os saldos de contas a receber e contas a pagar. As contas a receber consubstanciam direitos de crédito da empresa perante terceiros, enquanto as contas a pagar representam obrigações da empresa perante terceiros.
Em particular, são objeto de verificação:
Para reconciliar as contas com devedores, elaboram-se autos de reconciliação de saldos (procedimento obrigatório). É igualmente admissível — e não proibido — a elaboração de autos de reconciliação com credores. Tais documentos são subscritos por representantes de ambas as partes: o devedor e o credor.
Os autos de reconciliação não são habitualmente elaborados com colaboradores da empresa, com o orçamento nem com fundos extraorçamentais.
O auto de reconciliação permite confrontar o saldo de dívida registado na contabilidade da empresa com o montante apurado na contabilidade do parceiro comercial. A verificação da dívida pendente efetua-se a 1 de novembro.
No âmbito do inventário anual, podem ser identificados, designadamente:
Concluído o inventário de contas a receber e contas a pagar, emitem-se:
A deteção, durante o inventário anual, de dívidas cujo prazo de prescrição tenha expirado determina a respetiva inclusão, respetivamente, em proveitos não operacionais e custos não operacionais à data imediatamente posterior ao termo do prazo de prescrição. Os custos não operacionais reduzem o lucro tributável.
As perdas decorrentes de créditos incobráveis são integradas nos custos não operacionais à data de exclusão do devedor do Registo Estadual Único de Pessoas Coletivas e Empresários em Nome Individual ou do registo comercial de outro Estado.
As perdas resultantes do abate de créditos cujos prazos para apresentação de títulos executivos à execução tenham caducado são consideradas custos não operacionais quando o título executivo for devolvido ao credor sem recuperação ou com recuperação parcial.
As contas a pagar a empresas liquidadas e pessoas singulares falecidas são imputadas a proveitos não operacionais à data da respetiva exclusão do Registo Estadual Único de Pessoas Coletivas ou do registo comercial de outro Estado.
Todas estas regras comportam exceções, cuja análise caberá aos nossos especialistas experientes.
Os nossos advogados são especialistas experientes no domínio dos prazos de prescrição, ativos, passivos e contabilidade fiscal. Podemos:
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