Окончание года — время для инвентаризации

Годовая инвентаризация активов и обязательств — ежегодное обязательное мероприятие в каждой компании. При инвентаризации бухгалтер компании, в том числе той, которая применяет упрощенную систему налогообложения (УСН), сверяет суммы дебиторской и кредиторской задолженности перед составлением годовой отчетности. Также при инвентаризации можно выявить недостачу имущества, задолженность перед собственниками и др. Расскажем об особенностях ежегодной инвентаризации.

Что такое активы и обязательства

К активам относятся в частности:

• Имущество и инвестиции, которые сделала компания в календарном году.
• Дебиторская задолженность.
• Расчеты с собственниками.
• Финансы компании.

К обязательствам компании относятся в частности:

• Кредиты и займы.
• Кредиторская задолженность.
• Задолженность перед собственниками компании.

Когда нужно провести ежегодную инвентаризацию

Инвентаризацию активов и обязательств проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Не раньше, чем 1 ноября, проводят инвентаризацию имущества, нематериальных активов, товаров, в том числе переданных в продажу, незавершенного производства.

Не раньше, чем 1 декабря, проводят инвентаризацию денежных средств, обязательств и других активов.

Когда еще нужно проводить инвентаризацию

Есть случаи, в которых инвентаризацию проводят независимо от приближения срока составления годовой бухгалтерской отчетности. К таким случаям относятся:

• Покупка или продажа имущественных комплексов.
• Передача имущества компании в лизинг, аренду, безвозмездное пользование.
• Передача имущества компанией по решению органа управления.

В этих случаях дату, на которую проводят инвентаризация, определяют в договоре на совершение сделки или в решении органа управления компанией.

Смена руководителя компании, материально ответственных лиц. В этом случае и инвентаризацию проводят на день приема — передачи дел.

При реорганизации или ликвидации компании. В таких случаях инвентаризацию проводят перед составлением разделительного или ликвидационного баланса.

Как оформляют начало годовой инвентаризации

Руководитель компании издает соответствующий приказ или распоряжение. В этом документе определяют:

• Состав инвентаризационной комиссии. В крупной компании создают обычно несколько инвентаризационных комиссий: центральная инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии.
• Перечень активов и обязательств, которые нужно инвентаризировать. При ежегодной инвентаризации указывают дебиторскую и кредиторскую задолженность.
• Дату начала и дату окончания инвентаризации. Дата начала — не ранее 1 декабря.
• Причину инвентаризации.
• Дату сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.

Кого включают в состав инвентаризационной комиссии

В каждой комиссии должен быть председатель. Это руководитель компании или его заместитель или начальник структурного подразделения компании.

В крупных компаниях члены постоянной центральной инвентаризационной комиссии:

• Главный бухгалтер или его заместитель. Когда бухгалтерский учет передан на аутсорсинг, то в комиссию включают руководителя компании, которая ведет бухгалтерский учет.
• Руководители структурных подразделений компании.
• Сотрудники компании.
• В число членов рабочей инвентаризационной комиссии включают сотрудников, у которых есть знания в отношении активов и обязательств компании.
• В число членов комиссии по проведению годовой инвентаризации рекомендуем включить сотрудников, у которых есть знания по вопросам учета и сверки задолженности, предъявлению претензий, расчета сроков исковой давности. Это могут быть бухгалтер, юрисконсульт, специалист по работе с бизнес-партнерами.

Что делает инвентаризационная комиссия

Инвентаризационная комиссия сверяет документы бухгалтерского учета по наличию, состоянию и оценке активов и обязательств и документально подтверждает суммы дебиторской и кредиторской задолженности. Дебиторская задолженность — это задолженность компании третьим лицам, кредиторская — суммы, которые третьи лица должны компании.

В частности, проверяют:

• Правильность расчетов и основания для начисления и списания сумм, которые значатся по данным бухгалтерского учета.
• Обоснованность и выверенность сумм дебиторской и кредиторской задолженности.

Что такое акты сверки задолженности

Для сверки расчетов с должниками составляют акты сверки задолженности. Это делать обязательно. Можно составлять акты сверки и с кредиторами, это не запрещено. Такой акт подписывают представители обеих сторон: должника и кредитора.

С сотрудниками компании, бюджетом и внебюджетными фондами акты сверки обычно не оформляют.

Акт сверки позволяет сверить задолженность, которая числится по бухучету компании, с суммой, которая числится по бухучету у бизнес-партнера. Непогашенную задолженность сверяют на 1 ноября.

Что можно выявить при годовой инвентаризации

При проведении годовой инвентаризации можно установить в частности:

1. Задолженность по расчетам с разными дебиторами и кредиторами, в том числе с сотрудниками компании, по которой истекли сроки исковой давности. Такую задолженность описывают отдельной строкой в документах для бухгалтерии, так как ее придется списать с учета.
2. Расхождение в суммах дебиторской, кредиторской задолженностей, которые подтвердили актами сверки, с суммами, которые отразили в бухгалтерском учете компании на 1 ноября. В этом случае бухгалтерский учет приводят в соответствие с актами сверки расчетов: доначисляют или уменьшают задолженность.
3. Дебиторскую задолженность, по которой истек срок для предъявления исполнительных документов к исполнению.
4. Кредиторская задолженность перед ликвидированными компаниями, умершими физическими лицами.

Какие документы оформляют по итогам инвентаризации

После инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности оформляют:

• Акт инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, дебиторами и кредиторами.
• Справку к этому акту.
• Результаты годовой инвентаризации отражают в годовой бухгалтерской отчетности.

Особенности налогового учета задолженностей после инвентаризации

Когда при годовой инвентаризации обнаружены задолженности с истекшим сроком исковой давности, их включают соответственно, в состав внереализационных доходов и внереализационных расходов на дату, следующую за датой истечения сроков исковой давности. Внереализационные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Убытки от дебиторской задолженности, которую нельзя взыскать (нереальной ко взысканию) включают в внереализационные расходы на дату исключения дебитора из ЕГР или торгового регистра другого государства.

Убытки от списания дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности для предъявления исполнительных документов к исполнению включают во внереализационные расходы, когда взыскателю возвратили исполнительный документ без взыскания или с частичным взысканием.

Кредиторскую задолженность перед ликвидированными компаниями, умершими физическими лицами включают во внереализационные доходы на дату исключения из ЕГР, торгового реестра другого государства.

Из всех этих правил есть исключения, с которыми разберутся наши опытные специалисты.

Чем мы можем быть полезны при проведении годовой инвентаризации

Наши адвокаты и юристы — опытные специалисты в сфере сроков исковой давности, активов и обязательств, налогового учета. Мы можем:

• Проконсультировать вас по вопросам оформления проведения инвентаризации и составить пакет документов для проведения инвентаризации.
• Разобраться в ваших документах, актах сверки и оформить результаты проведения инвентаризации.
• Проконсультировать вас пор вопросам отражения в бухгалтерском и налоговом учете результатов инвентаризации.
• Разобраться в спорных вопросах исковой давности при проведении инвентаризации.

Свяжитесь с нами

Если у Вас возникли вопросы о проведении годовой инвентаризации — мы будем рады Вам помочь! Наш многолетний опыт в сфере управленческого учета поможет Вам в разрешении и урегулировании любых ситуаций и споров.
Для вашего удобства доступны варианты связи по телефону и электронной почте:

• +375 29 505 10 51 (WhatsApp/Telegram/Viber);
• info@ambylegal.by.