Das Jahresende ist die Zeit für die Inventur

Die jährliche Bestandsaufnahme von Vermögenswerten und Schulden ist eine alljährliche Pflichtveranstaltung in jedem Unternehmen. Während der Inventur gleicht der Buchhalter des Unternehmens – einschließlich eines solchen, das das vereinfachte Steuersystem (USN) anwendet – vor der Erstellung der Jahresberichte die Beträge der Forderungen und Verbindlichkeiten ab. Außerdem können während der Inventur Bestandsverluste, Schulden gegenüber Eigentümern usw. aufgedeckt werden. Lassen Sie uns über die Besonderheiten der jährlichen Inventur sprechen.

Was sind Vermögenswerte und Schulden?

Zu den Vermögenswerten gehören insbesondere:

• Das Eigentum und die Investitionen, die das Unternehmen im Kalenderjahr getätigt hat.
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen.
• Abrechnungen mit den Eigentümern.
• Die Finanzen des Unternehmens.

Zu den Verpflichtungen des Unternehmens gehören insbesondere:

• Kredite und Darlehen.
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen.
• Schulden gegenüber den Eigentümern des Unternehmens.

Wann eine Inventur durchgeführt werden muss

Eine Inventur von Vermögenswerten und Schulden wird vor der Erstellung des Jahresabschlusses durchgeführt.

Nicht früher als am 1. November wird die Inventur von Eigentum, immateriellen Vermögenswerten, Waren (einschließlich solcher, die zum Verkauf übergeben wurden) sowie unfertigen Arbeiten durchgeführt.

Nicht früher als am 1. Dezember wird die Inventur von Barmitteln, Verbindlichkeiten und sonstigen Vermögenswerten durchgeführt.

Wann außerdem eine Inventur erforderlich ist

Es gibt Fälle, in denen eine Inventur unabhängig von der Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses durchgeführt wird. Zu diesen Fällen gehören:

• Kauf oder Verkauf von Vermögenskomplexen.
• Überlassung von Unternehmenseigentum zur Miete, Pacht und unentgeltlichen Nutzung.
• Übertragung von Eigentum durch das Unternehmen auf Beschluss des Organs der Unternehmensführung.

In diesen Fällen wird der Zeitpunkt der Inventur im Transaktionsvertrag oder im Beschluss des Führungsgremiums des Unternehmens festgelegt.

Wechsel des Unternehmensleiters oder der materiell verantwortlichen Personen. In diesem Fall wird die Inventur ebenfalls am Tag der Amtsübernahme und -übergabe durchgeführt.

Während der Umstrukturierung oder Liquidation des Unternehmens. In solchen Fällen wird vor der Erstellung einer Spaltungs- oder Liquidationsbilanz eine Inventur durchgeführt.

Wie der Beginn der jährlichen Inventur formalisiert wird

Der Leiter des Unternehmens erlässt eine entsprechende Anordnung oder Weisung. Dieses Dokument legt fest:

• Die Zusammensetzung der Inventurkommission. In einem großen Unternehmen werden in der Regel mehrere Inventurkommissionen gebildet: die zentrale Inventurkommission und Arbeitsinventurkommissionen.
• Eine Liste der zu inventarisierenden Vermögenswerte und Schulden. Forderungen und Verbindlichkeiten werden während der jährlichen Inventur ausgewiesen.
• Das Start- und Enddatum der Inventur. Das Startdatum liegt nicht vor dem 1. Dezember.
• Der Grund für die Inventur.
• Das Datum der Einreichung der Inventurunterlagen an die Buchhaltung.

Wer gehört der Inventurkommission an?

Jede Kommission muss einen Vorsitzenden haben. Dies ist der Leiter des Unternehmens, sein Stellvertreter oder der Leiter einer Struktureinheit des Unternehmens.

In großen Unternehmen gehören der ständigen zentralen Inventurkommission an:

• Der Chefbuchhalter oder sein Stellvertreter. Bei Auslagerung der Buchhaltung (Outsourcing) wird der Leiter der Buchhaltungsgesellschaft in die Kommission aufgenommen.
• Leiter der Struktureinheiten des Unternehmens.
• Mitarbeiter des Unternehmens.
• Mitglieder der Arbeitsinventurkommission sind Mitarbeiter, die über Fachwissen zu den Vermögenswerten und Schulden des Unternehmens verfügen.
• Wir empfehlen, in die Kommission für die jährliche Inventur Mitarbeiter aufzunehmen, die Kenntnisse in den Bereichen Buchhaltung, Schuldenabstimmung, Geltendmachung von Ansprüchen und Berechnung von Verjährungsfristen haben. Dies kann ein Buchhalter, ein Rechtsberater oder ein Spezialist für die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern sein.

Was tut die Inventurkommission?

Die Inventurkommission prüft Buchhaltungsunterlagen hinsichtlich des Vorhandenseins, des Zustands und der Bewertung von Vermögenswerten und Schulden und dokumentiert die Beträge von Forderungen und Verbindlichkeiten. Forderungen sind Schulden Dritter gegenüber dem Unternehmen, Verbindlichkeiten sind Beträge, die das Unternehmen Dritten schuldet.

Insbesondere wird überprüft:

• Die Richtigkeit der Berechnungen sowie die Grundlagen für den Ansatz und die Ausbuchung von Beträgen, die laut Buchhaltungsdaten ausgewiesen sind.
• Die Berechtigung und Verifizierung der Beträge von Forderungen und Verbindlichkeiten.

Was sind Schuldenabstimmungsprotokolle?

Zur Abstimmung der Abrechnungen mit Schuldnern werden Schuldenabstimmungsprotokolle (Saldenbestätigungen) erstellt. Dies ist erforderlich. Es ist auch zulässig, Abstimmungsprotokolle mit Gläubigern zu erstellen, dies ist nicht verboten. Ein solches Dokument wird von Vertretern beider Parteien – des Schuldners und des Gläubigers – unterzeichnet.

Mit Mitarbeitern des Unternehmens, dem Staatshaushalt und außerbudgetären Fonds werden in der Regel keine Abstimmungsprotokolle erstellt.

Das Abstimmungsprotokoll ermöglicht es, die in der Buchhaltung des Unternehmens geführten Schulden mit dem Betrag abzugleichen, der zum 1. November in der Buchhaltung des Geschäftspartners geführt wird.

Was bei der jährlichen Inventur aufgedeckt werden kann

Bei der Durchführung einer jährlichen Inventur lässt sich insbesondere feststellen:

1. Rückstände bei Abrechnungen mit verschiedenen Schuldnern und Gläubigern, einschließlich Mitarbeitern des Unternehmens, für die die Verjährungsfrist abgelaufen ist. Solche Schulden werden in den Buchhaltungsunterlagen in einer separaten Zeile ausgewiesen, da sie ausgebucht werden müssen.
2. Diskrepanzen zwischen den durch Abstimmungsprotokolle bestätigten Forderungs- und Verbindlichkeitsbeträgen und den Beträgen, die zum 1. November in der Buchhaltung des Unternehmens ausgewiesen waren. In diesem Fall wird die Buchhaltung an die Abstimmungsprotokolle angepasst: Es werden Nachbuchungen vorgenommen oder Schulden reduziert.
3. Forderungen, für die die Frist zur Vorlage von Vollstreckungstiteln zur Zwangsvollstreckung abgelaufen ist.
4. Verbindlichkeiten gegenüber liquidierten Unternehmen und verstorbenen Einzelpersonen.

Welche Dokumente aufgrund der Inventurergebnisse ausgestellt werden

Nach der Inventur der Forderungen und Verbindlichkeiten werden folgende Dokumente erstellt:

• Das Inventurprotokoll über die Abrechnungen mit Lieferanten und Auftragnehmern, Käufern und Kunden, Schuldnern und Gläubigern.
• Eine Bescheinigung zu diesem Protokoll.
• Die Ergebnisse der jährlichen Inventur schlagen sich im Jahresabschluss nieder.

Besonderheiten der steuerlichen Bilanzierung von Schulden nach der Inventur

Werden bei der jährlichen Inventur Schulden mit abgelaufener Verjährungsfrist festgestellt, werden diese zum Tag nach Ablauf der Verjährungsfrist als außerordentliche Erträge bzw. außerordentliche Aufwendungen erfasst. Außerordentliche Aufwendungen mindern den steuerpflichtigen Gewinn.

Verluste aus uneinbringlichen Forderungen werden zum Datum des Ausschlusses des Schuldners aus dem Einheitlichen Staatlichen Register der juristischen Personen oder dem Handelsregister eines anderen Staates als außerordentliche Aufwendungen erfasst.

Verluste aus der Ausbuchung von Forderungen, für die die Verjährungsfrist zur Vorlage von Vollstreckungstiteln abgelaufen ist, fließen in die außerordentlichen Aufwendungen ein, wenn der Vollstreckungstitel dem Gläubiger ohne Einbringung oder mit teilweiser Einbringung zurückgegeben wurde.

Verbindlichkeiten gegenüber liquidierten Unternehmen und verstorbenen Einzelpersonen werden zum Datum des Ausschlusses aus dem Einheitlichen Staatlichen Register der juristischen Personen oder dem Handelsregister eines anderen Staates als außerordentliche Erträge verbucht.

Für all diese Regeln gibt es Ausnahmen, um die sich unsere erfahrenen Spezialisten kümmern.

Wie wir bei der Durchführung einer jährlichen Inventur helfen können

Unsere Rechtsanwälte sind erfahrene Spezialisten auf dem Gebiet der Verjährungsfristen, Vermögenswerte und Schulden sowie der steuerlichen Bilanzierung. Wir können:

• Sie zu Fragen der Dokumentation der Inventur beraten und ein Dokumentenpaket für die Inventur ausarbeiten.
• Ihre Dokumente und Abstimmungsprotokolle sichten und die Inventurergebnisse aufbereiten.
• Sie zu Fragen der handels- und steuerrechtlichen Bilanzierung von Inventurergebnissen beraten.
• Strittige Fragen hinsichtlich der Verjährungsfristen während der Inventur klären.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen zur jährlichen Inventur haben, helfen wir Ihnen gerne weiter! Unsere langjährige Erfahrung im Bereich des Rechnungswesens hilft Ihnen bei der Lösung jeglicher Situationen und Streitigkeiten.
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