El inventario anual de activos y pasivos es un procedimiento obligatorio que debe realizar toda empresa cada año. Durante el inventario, el contable de la empresa, incluso en aquellas que aplican el sistema simplificado de tributación (USN), compara los importes de las cuentas por cobrar y por pagar antes de preparar los informes anuales. Asimismo, el inventario permite detectar faltas o pérdidas de bienes, deudas con los socios, etc. Veamos las características del inventario anual.
Entre los activos se incluyen, en particular:
Entre las obligaciones (pasivos) de la empresa se incluyen, en particular:
El inventario de activos y pasivos se lleva a cabo antes de la elaboración de los estados financieros anuales.
A partir del 1 de noviembre, se realiza el inventario de bienes, activos intangibles, mercancías (incluidas las transferidas para su venta) y trabajos en curso.
A partir del 1 de diciembre, se realiza el inventario de efectivo, pasivos y otros activos.
Existen supuestos en los que se debe realizar el inventario con independencia de la fecha límite para la preparación de los estados financieros anuales. Entre estos supuestos se encuentran:
En estos casos, la fecha de realización del inventario se determina en el contrato de la operación o en la resolución del órgano de administración de la empresa.
Cambio del director de la empresa o de las personas con responsabilidad material. En este supuesto, el inventario se efectúa el mismo día de la recepción y entrega de cargos.
Durante los procesos de reestructuración o liquidación de la empresa. En tales casos, se realiza un inventario previo a la elaboración del balance de división o liquidación.
El director de la empresa emite la orden o instrucción correspondiente, la cual debe reflejar:
Toda comisión debe contar con un presidente, que será el director de la empresa, su adjunto o el jefe de un departamento estructural de la misma.
En las grandes empresas, los miembros de la comisión central permanente de inventario son:
La comisión de inventario verifica la documentación contable relativa a la existencia, estado y valoración de los activos y pasivos, y documenta los importes de las cuentas por cobrar y por pagar. Las cuentas por cobrar representan los derechos de cobro de la empresa frente a terceros, mientras que las cuentas por pagar constituyen las deudas de la empresa con terceros.
En particular, se verifica:
Para conciliar las liquidaciones con los deudores se redactan actas de conciliación de deudas, siendo este un trámite necesario. También es posible y está permitido suscribir actas de conciliación con los acreedores. Dicha acta debe ser firmada por los representantes de ambas partes: el deudor y el acreedor.
Por regla general, no se redactan actas de conciliación con los empleados de la empresa, ni con el presupuesto y los fondos extrapresupuestarios.
El acta de conciliación permite contrastar la deuda registrada en la contabilidad de la empresa con el importe reflejado en la contabilidad del socio comercial. Los saldos pendientes se verifican a fecha 1 de noviembre.
Al realizar el inventario anual se puede determinar, en particular:
Una vez finalizado el inventario de cuentas por cobrar y por pagar, se expiden:
Cuando durante el inventario anual se detectan deudas cuyo plazo de prescripción ha expirado, estas se integran, respectivamente, en los ingresos y gastos no operativos en la fecha posterior a la expiración del plazo de prescripción. Los gastos no operativos reducen el beneficio sujeto a tributación.
Las pérdidas derivadas de cuentas por cobrar que no puedan ser recuperadas (consideradas irrecuperables) se imputan como gastos no operativos en la fecha de exclusión del deudor del Registro Estatal Único de Personas Jurídicas o del registro mercantil de otro Estado.
Las pérdidas por la baja de créditos comerciales cuyo plazo para presentar documentos ejecutivos haya expirado se consideran gastos no operativos cuando el documento ejecutivo sea devuelto al acreedor sin haberse ejecutado o habiéndolo hecho parcialmente.
Las cuentas por pagar frente a empresas liquidadas y personas físicas fallecidas se integran en los ingresos no operativos a fecha de su exclusión del Registro Estatal Único de Personas Jurídicas o del registro mercantil de otro Estado.
Todas estas reglas cuentan con excepciones específicas que serán analizadas por nuestros experimentados especialistas.
Nuestros abogados son expertos en el ámbito de los plazos de prescripción, activos y pasivos, y contabilidad fiscal. Podemos:
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