Yıl Sonu Envanter Zamanıdır

Varlık ve borçların yıllık envanteri, her şirkette gerçekleştirilen yıllık zorunlu bir faaliyettir. Envanter sırasında, basitleştirilmiş vergilendirme sistemini (USN) uygulayanlar da dahil olmak üzere şirketin muhasebecisi, yıllık raporlar hazırlanmadan önce ticari alacaklar ve borçlar tutarlarını karşılaştırır. Ayrıca envanter sırasında mülk açığı, ortaklara borçlar vb. tespit edilebilir. Yıllık envanterin özelliklerini ele alalım.

Varlık ve yükümlülükler nelerdir?

Varlıklar özellikle şunları içerir:

• Şirketin takvim yılında gerçekleştirdiği mülk ve yatırımlar.
• Ticari alacaklar (Accounts receivable).
• Ortaklarla hesaplaşmalar.
• Şirketin finansal varlıkları.

Şirketin yükümlülükleri özellikle şunları içerir:

• Krediler ve borçlanmalar.
• Ticari borçlar (Accounts payable).
• Şirketin ortaklarına olan borcu.

Envanter ne zaman yapılmalıdır?

Varlık ve borçların envanteri, yıllık finansal tablolar hazırlanmadan önce gerçekleştirilir.

1 Kasım’dan önce olmamak üzere mülklerin, maddi olmayan duran varlıkların, malların (satış için devredilenler dahil) ve devam eden üretim işlerinin envanteri yapılır.

1 Aralık’tan önce olmamak üzere nakit, yükümlülükler ve diğer varlıkların envanteri yapılır.

Envanterin başka hangi durumlarda yapılması gerekir?

Yıllık finansal tabloların hazırlanma süresinin yaklaşmasından bağımsız olarak envanterin gerçekleştirildiği durumlar vardır. Bu tür durumlar şunlardır:

• Mülk komplekslerinin satın alınması veya satılması.
• Şirket mülkünün finansal kiralama (leasing), kira veya bedelsiz kullanım için devredilmesi.
• Yönetim organının kararıyla mülkün şirket tarafından devredilmesi.

Bu durumlarda envanterin yapılacağı tarih işlem sözleşmesinde veya şirketin yönetim organının kararında belirlenir.

Şirket yöneticisinin veya maddi sorumluluğu olan kişilerin değişmesi. Bu durumda envanter ayrıca işlerin devir-teslim gününde gerçekleştirilir.

Şirketin yeniden yapılandırılması (reorganization) veya tasfiyesi sırasında. Bu gibi durumlarda bölünme veya tasfiye bilançosu düzenlenmeden önce envanter yapılır.

Yıllık envanterin başlangıcı nasıl resmileştirilir?

Şirket yöneticisi uygun bir emir veya talimat yayınlar. Bu belgede şunlar tanımlanır:

• Envanter komisyonunun oluşumu. Büyük bir şirkette genellikle birkaç envanter komisyonu oluşturulur: merkezi envanter komisyonu ve çalışma envanter komisyonları.
• Envanteri yapılması gereken varlık ve borçların listesi. Yıllık envanter sırasında ticari alacaklar ve ticari borçlar belirtilir.
• Envanterin başlangıç ve bitiş tarihi. Başlangıç tarihi 1 Aralık’tan önce olamaz.
• Envanterin gerekçesi.
• Envanter materyallerinin muhasebe departmanına sunulma tarihi.

Envanter komisyonunda kimler yer alır?

Her komisyonun bir başkanı olmalıdır. Bu kişi şirket yöneticisi, yardımcısı veya şirketin yapısal biriminin yöneticisi olabilir.

Büyük şirketlerde daimi merkezi envanter komisyonunun üyeleri şunlardır:

• Baş muhasebeci veya yardımcısı. Muhasebe hizmeti dışarıdan (outsourcing) alındığında muhasebe şirketinin yöneticisi komisyona dahil edilir.
• Şirketin yapısal birimlerinin yöneticileri.
• Şirket çalışanları.
• Çalışma envanter komisyonunun üyeleri, şirketin varlık ve borçları hakkında bilgi sahibi olan çalışanları kapsar.
• Yıllık envanter komisyonu üyeleri arasında muhasebe, borç mutabakatı, dava açma ve zamanaşımı süresinin hesaplanması konularında bilgi sahibi çalışanların bulunmasını tavsiye ederiz. Bu kişiler muhasebeci, hukuk müşaviri veya iş ortaklarıyla çalışma uzmanı olabilir.

Envanter komisyonu ne yapar?

Envanter Komisyonu, varlık ve borçların mevcudiyeti, durumu ve değerlemesine ilişkin muhasebe belgelerini doğrular ve ticari alacak ile borç tutarlarını belgeye bağlar. Ticari alacaklar şirketin üçüncü kişilerden alacaklarını, ticari borçlar ise şirketin üçüncü kişilere olan borç tutarlarını ifade eder.

Özellikle şunları kontrol ederler:

• Muhasebe verilerine göre görünen tutarların hesaplama doğruluğu, tahakkuk ve silinme gerekçeleri.
• Ticari alacak ve borç tutarlarının geçerliliği ve doğrulanması.

Borç mutabakat tutanakları (reconciliation reports) nelerdir?

Borçlularla hesap mutabakatı sağlamak için borç mutabakat tutanakları düzenlenir. Bunun yapılması gereklidir. Alacaklılarla da mutabakat tutanakları düzenlenebilir, bu yasak değildir. Bu tür tutanaklar her iki tarafın temsilcileri —borçlu ve alacaklı— tarafından imzalanır.

Mutabakat tutanakları genellikle şirketin çalışanları, bütçe ve bütçe dışı fonlarla düzenlenmez.

Mutabakat tutanağı, şirketin muhasebesinde kayıtlı olan borcu iş ortağının muhasebesinde kayıtlı olan tutarla uzlaştırmanızı sağlar. Ödenmemiş borç 1 Kasım itibarıyla doğrulanır.

Yıllık envanter sırasında neler ortaya çıkarılabilir?

Yıllık envanter yaparken özellikle şunlar belirlenebilir:

1. Şirket çalışanları da dahil olmak üzere, çeşitli borçlu ve alacaklılarla olan hesaplarda zamanaşımı süresi dolmuş borçlar. Bu tür borç hesaptan silineceği için muhasebe belgelerinde ayrı bir satırda açıklanır.
2. Mutabakat tutanaklarıyla teyit edilen ticari alacak ve borç tutarlarının, 1 Kasım itibarıyla şirketin muhasebesine yansıtılan tutarlarla uyuşmazlığı. Bu durumda muhasebe hesapları mutabakat tutanaklarına uygun hale getirilir: ek tahakkuklar eklenir veya borç azaltılır.
3. İcra belgelerinin icraya verilmesi için son süresi dolmuş ticari alacaklar.
4. Tasfiye edilmiş şirketlere ve vefat etmiş gerçek kişilere olan ticari borçlar.

Envanter sonuçlarına dayanarak hangi belgeler düzenlenir?

Ticari alacak ve borçların envanterinden sonra şunlar düzenlenir:

• Tedarikçi ve yükleniciler, alıcı ve müşteriler, borçlu ve alacaklılarla hesaplaşmaların envanter tutanağı.
• Bu tutanağa ilişkin tasdikname / form.
• Yıllık envanterin sonuçları yıllık muhasebe tablolarına yansıtılır.

Envanter sonrası borçların vergi muhasebesinin özellikleri

Yıllık envanter sırasında zamanaşımı süresi dolmuş borçlar tespit edildiğinde, bunlar zamanaşımı süresinin dolduğu tarihten sonraki gün sırasıyla faaliyet dışı gelirler ve faaliyet dışı giderler hesaplarına dahil edilir. Faaliyet dışı giderler vergiye tabi kârı azaltır.

Tahsil edilemeyen (tahsil edilmesi gerçekçi olmayan) alacaklardan kaynaklanan zararlar, borçlunun Tüzel Kişiler Birleşik Devlet Sicilinden veya başka bir devletin ticaret sicilinden çıkarıldığı tarihte faaliyet dışı giderlere dahil edilir.

İcra belgelerinin icraya sunulması için zamanaşımı süresi dolmuş alacakların silinmesinden kaynaklanan zararlar, icra belgesinin alacaklıya tahsilat yapılamadan veya kısmi tahsilatla iade edildiği durumlarda faaliyet dışı giderlere dahil edilir.

Tasfiye edilmiş şirketlere ve vefat etmiş gerçek kişilere olan ticari borçlar, Tüzel Kişiler Birleşik Devlet Sicilinden veya başka bir devletin ticaret sicilinden çıkarıldıkları tarih itibarıyla faaliyet dışı gelirler arasına dahil edilir.

Tüm bu kuralların istisnaları bulunmakta olup, bunlarla deneyimli uzmanlarımız ilgilenecektir.

Yıllık envanterin gerçekleştirilmesinde nasıl faydalı olabiliriz

Avukatlarımız zamanaşımı süreleri, varlık ve borçlar ile vergi muhasebesi alanında deneyimli uzmanlardır. Aşağıdaki konularda yardımcı olabiliriz:

• Envanterin belgelendirilmesi konularında size danışmanlık yapmak ve envanter için gereken belge paketini hazırlamak.
• Belgelerinizi, mutabakat tutanaklarınızı düzenlemek ve envanter sonuçlarını tasnif etmek.
• Envanter sonuçlarının muhasebeleştirilmesi ve vergi muhasebesi konularında danışmanlık yapmak.
• Envanter sırasında zamanaşımı süresine ilişkin tartışmalı hususları netleştirmek.

Bize Ulaşın

Yıllık envanter hakkında herhangi bir sorunuz varsa, size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız! Yönetim muhasebesi alanındaki uzun yıllara dayanan deneyimimiz, her türlü durumu ve uyuşmazlığı çözmenizde size yardımcı olacaktır.
Size kolaylık olması açısından telefon ve e-posta iletişim seçeneklerimiz mevcuttur:

• +375 29 505 10 51 (WhatsApp/Telegram/Viber);
• info@ambylegal.by.