Правила приема и увольнения сотрудников

Прием и увольнение сотрудников — одни из ключевых этапов в трудовых отношениях между нанимателем и работником. От правильного оформления этих процедур зависит не только юридическая защита сторон, но и стабильность бизнеса, минимизация трудовых споров, соблюдение интересов обеих сторон.

Нормы права содержат четкие требования к порядку заключения и прекращения трудового договора. Работодатель должен учитывать множество аспектов: оформление приема на работу, особенности испытательного срока, оформление приказов, ведение кадровой документации и правильность расторжения договора, включая обязательные сроки уведомления (когда это необходимо) и выплаты компенсаций.

Ошибки на любом этапе — прием на работу без полного пакета документов или неправомерное увольнение — могут повлечь за собой серьезные правовые последствия: от восстановления работника по решению суда до финансовых санкций. Поэтому важно не только знать общие правила, но и применять их с учетом конкретных ситуаций в компании.

В этой статье мы рассмотрим, как грамотно оформить трудовые отношения на всех этапах — от приема до увольнения. Разберем, на что должен обратить внимание работодатель, чтобы процесс был прозрачным, законным и безопасным.

Подготовка к приему сотрудника

Прием нового сотрудника на работу начинается задолго до подписания трудового договора. Первоначально нанимателю важно оценить потребность в новой штатной единице. Это может быть связано с расширением бизнеса, заменой уволенного работника, перераспределением функций или запуском нового проекта. Решение о приеме оформляют соответствующим служебным документом и согласовывают с руководством.

Далее проверяют и при необходимости корректируют штатное расписание: в нем предусматривают вакантную должность, на которую планируется оформить работника. Если такой позиции нет, ее следует ввести заранее. Для этого издают соответствующий приказ и вносят изменения в локальные документы.

Следующий шаг — подготовка проекта трудового договора. Этот документ должен отражать конкретные условия труда, соответствовать требованиям законодательства и учитывать особенности конкретной должности. На этом этапе необходимо определить:

• Режим работы: стандартная пятидневная неделя, сменный график, ненормированный рабочий день и т. д.
• Размер оплаты труда: должностной оклад, возможные надбавки и премии, система мотивации.
• Продолжительность отпуска: основной, дополнительный (если предусмотрен), порядок предоставления.
• Дополнительные условия: социальные льготы, возможность дистанционной работы, предоставление рабочего оборудования, обучение за счет работодателя и др.

Тщательная подготовка к приему сотрудника на работу снижает риски трудовых споров в будущем и упрощает процедуру оформления. Особенно важно заранее обсудить спорные или индивидуальные условия с кандидатом, чтобы избежать недопониманий после выхода на работу. При составлении трудового договора и согласовании условий трудовых отношений рекомендуется консультироваться с юристом — это поможет учесть все нюансы и соблюсти требования законодательства.

Документы, необходимые для приема на работу

При оформлении сотрудника на работу наниматель обязан запросить и проверить определённый перечень документов. Эти документы подтверждают личность кандидата, его профессиональную квалификацию и соответствие требованиям к должности.

Обязательные документы от кандидата:

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
• Трудовая книжка. Если это первое место работы — заводят новую. Если у работника уже есть трудовая книжка, наниматель делает в неё запись о приёме после заключения трудового договора или контракта.
• Документы об образовании, квалификации, наличии профессиональной подготовки. Это дипломы, удостоверения, сертификаты и другие официальные документы, которые подтверждают право на выполнение конкретной работы.
• Военный билет или приписное свидетельство — для военнообязанных.
• Медицинская справка — в случаях, когда работа связана с особыми условиями труда или по государственные требования к работе включают прохождение обязательного медосмотра.

Особые категории работников:

• Несовершеннолетние (до 18 лет).
• Принять на работу несовершеннолетних можно с 16 лет. На ряд работ несовершеннолетних принимать нельзя. Например, это работы, связанные с перемещением тяжестей.
• Несовершеннолетних с 14 лет можно принимать на работу, если есть письменное согласие одного из родителей. Принимать детей можно только на легкую работу или для занятия профессиональным спортом. Работа не должна вредить здоровью и развитию несовершеннолетнего в возрасте от 14 до 16 лет и не мешать получению образования.

Несовершеннолетним до приема на работу нужно пройти обязательный медицинский осмотр.

Иностранные граждане

Для приема на работу иностранных граждан им требуется наличие разрешения на временное или постоянное проживание в Беларуси либо разрешения на работу (если оно предусмотрено). Также важно проверить действительность вида на жительство и срок пребывания. Для приема на работу некоторых категорий работников (например, высококвалифицированных специалистов, работников организаций — резидентов Парка высоких технологий) не требуются разрешения.

Совместители

Если сотрудник устраивается на неполный рабочий день или выполняет работу у другого нанимателя во внеурочное время, важно подтвердить, что он соблюдает ограничения по времени труда и отдыху. Требуется также заявление о приёме на работу по совместительству и подтверждение основного места работы (если наниматель этого требует).

Проверка соответствия кандидата должности

Прежде чем принять сотрудника, нанимателю необходимо удостовериться, что он обладает необходимыми знаниями и опытом. В зависимости от должности, это может включать:

• Проверку соответствия уровня образования квалификационным требованиям.
• Наличие стажа работы по специальности, если это необходимо.
• Подтверждение допусков, сертификатов, лицензий, без которых выполнение обязанностей невозможно (например, для медработников, водителей, специалистов в области строительства, охраны и т. д.).

Также возможна предварительная проверка профессиональных навыков — собеседование, тестирование, выполнение пробного задания или оценка рекомендаций с предыдущего места работы. Для приема на работу в государственные организации нужна характеристика с предыдущего места работы.

Соблюдение всех этих требований не только помогает избежать юридических рисков, но и повышает качество подбора персонала. При оформлении новых сотрудников наш юрист по кадровым вопросам может проверить правомерность документов и избежать ошибок в кадровом документообороте.

Оформление приема на работу

Оформление приёма на работу включает в себя несколько обязательных процедур, которые обеспечивают законность трудовых отношений и подтверждают факт начала работы. Этот этап требует особого внимания, поскольку ошибки в документах могут повлечь юридические риски и споры с работниками в будущем.

Трудовой договор заключают с работником лично, не дистанционно.

Заключение трудового договора в письменной форме

Первым шагом является подписание трудового договора между нанимателем и работником. Документ составляют в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. В договоре закрепляют:

• ФИО работника и сведения о нанимателе.
• Дата начала работы.
• Должность или профессия в соответствии со штатным расписанием.
• Место работы.
• Условия труда: режим рабочего времени, размер заработной платы, надбавки и иные выплаты, предоставление отпуска, дополнительные гарантии и компенсации (при наличии).
• Сведения об испытательном сроке (если установлен).
• Права и обязанности сторон.

Трудовой договор вступает в силу с даты, указанной в нем, но не ранее дня подписания. После подписания работнику выдают его экземпляр трудового договора.

Трудовой договор может предусматривать неопределенный срок действия или заключаться на определенный срок. Контракт заключают на срок от одного года до пяти лет.

Издание приказа о приёме

На основании подписанного трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Обычно используют унифицированную форму, где указывают:

• Фамилию, имя, отчество сотрудника.
• Дату начала работы.
• Должность.
• Подразделение.
• Условия оплаты труда.
• Режим работы.
• Условия приема (например, по основному месту работы или по совместительству).

С этим приказом работника знакомят под подпись до начала исполнения трудовых обязанностей.

Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА)

До выхода на работу наниматель обязан ознакомить сотрудника со всеми действующими в организации локальными документами, регулирующими трудовые отношения. В обязательный перечень входят:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Инструкции по охране труда и технике безопасности.
• Положение об оплате труда, если оно действует в организации.
• Инструкции по противопожарной безопасности.
• Коллективный договор, если он имеется, Положение о социальной политике.
• Другие документы, которые применимы к конкретной должности или условиям труда.

Ознакомление оформляют так: сотрудник ставит подпись, подтверждая, что ему понятны изложенные требования и он обязуется их соблюдать.

Внесение записи в трудовую книжку

Если сотрудник представил трудовую книжку, то после заключения трудового договора и издания приказа делают запись о приеме на работу. Запись делают в соответствии с формулировкой из приказа.

Если это первое место работы, работнику заводят трудовую книжку. В этом случае наниматель приобретает и оформляет новый бланк трудовой книжки на имя сотрудника.

Регистрация трудового договора

После подписания трудового договора его регистрируют в журнале регистрации или электронной системе кадрового учета. Регистрация позволяет фиксировать факт заключения трудовых отношений и своевременно отслеживать документы, особенно при проверках или спорах.

Испытательный срок

Испытательный срок — это законный способ, который позволяет нанимателю убедиться в профессиональной пригодности нового сотрудника до того, как с ним установлены устойчивые трудовые отношения. Испытание при приеме на работу дает возможность оценить компетенции, ответственность и способность выполнять порученные обязанности в реальных условиях.

Условия назначения испытательного срока

Испытательный срок могут устанавливать при заключении трудового договора. О том, что установлен испытательный срок и его продолжительность обязательно указывают в тексте трудового договора. Если этого условия в договоре нет, значит, сотрудник принят без испытания.

В трудовую книжку не вносят запись об испытательном сроке.

Стандартная продолжительность испытательного срока — до трех месяцев.

Испытание не устанавливают:

• Для лиц, которые впервые поступают на работу после окончания учебного заведения.
• Для несовершеннолетних работников.
• При переводе внутри организации.
• В других случаях, прописанных в правовых нормах.

Порядок оценки результатов испытания

На протяжении испытательного срока работодатель должен систематически оценивать работу нового сотрудника. Обычно это делают через:

• Анализ выполнения должностных обязанностей.
• Соблюдение трудовой дисциплины и режима рабочего времени.
• Оценку качества и сроков выполнения заданий.
• Результаты оценки взаимодействия нового сотрудника с коллективом и руководством.

Оценку результатов могут оформлять в виде служебной записки, характеристики или акта, особенно если есть сомнения в профессиональной пригодности работника. Рекомендуется документально фиксировать промежуточные итоги испытания — это поможет обосновать решение в случае спора.

Прекращение трудового договора при неудовлетворительном результате испытания

Если в период испытательного срока станет ясно, что сотрудник не соответствует занимаемой должности, наниматель вправе расторгнуть с ним трудовой договор по результатам испытания. При этом:

• Работника письменно уведомляют не менее чем за 3 дня до расторжения.
• В уведомлении указывают причины, по которым работник признан не выдержавшим испытание.
• Увольнение оформляют приказом, вносят запись об увольнении в трудовую книжку и делают расчет.

Важно: если по окончании испытательного срока увольнение не последовало, а работник продолжает трудиться, он считается окончательно принятым на работу. Наниматель уже не может сослаться на неудовлетворительный результат испытания.

Основания и порядок увольнения

Увольнение — это завершение трудовых отношений между работником и нанимателем. В нормах трудового права прописаны различные основания для прекращения трудового договора, каждое из которых требует соблюдения определённого порядка действий и оформления. Независимо от причины, процедуру увольнения  проводят корректно, с соблюдением всех гарантий прав работников и требований законодательства.

Увольнение по инициативе работника

Работник имеет право прекратить трудовой договор, который заключен на неопределенный срок, по собственному желанию, предупредив об этом нанимателя в письменной форме заранее — обычно не менее чем за один месяц. По соглашению сторон срок может быть и меньше.

Если работник подал заявление, наниматель обязан оформить увольнение в указанный работником срок, выдать окончательный расчёт и все документы, в том числе трудовую книжку. Отозвать заявление можно до последнего рабочего дня, если на его место не приглашён другой сотрудник.

Увольнение по инициативе нанимателя

Прекращение трудового договора по инициативе нанимателя возможно только в определённых случаях, которые перечислены в нормах трудового права. Например:

• Систематическое неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины.
• Прогул.
• Появление на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
• Несоответствие занимаемой должности по результатам аттестации.
• Сокращение численности или штата работников.

Каждое из этих оснований требует подтверждения и документального оформления, а также соблюдения процедуры уведомления, при прогуле — проведения служебных проверок и предоставления объяснений со стороны работника. В случае споров — суд рассматривает обоснованность увольнения.

Прекращение трудового договора по соглашению сторон

Это один из самых гибких и часто применяемых способов увольнения. Стороны договариваются о расторжении трудового договора в любой удобной для них день, и оформляют соглашение в письменной форме. Преимущество этого способа — нет необходимости соблюдать предупреждающие сроки.

Такой вариант подходит и для работника, и для нанимателя, особенно если возникли обстоятельства, которые не позволяют продолжать трудовые отношения, но нет оснований для одностороннего прекращения договора.

Увольнение по истечении срока трудового договора

Срочный трудовой договор прекращается по окончании срока его действия, если стороны не выразили желания продолжать сотрудничество. Работник или наниматель предупреждают друг друга письменно не менее, чем за 1 месяц о желании прекратить трудовые отношения.

Если сотрудник продолжает работать после окончания срока договора и наниматель не возражает, договор автоматически считается бессрочным.

Особые основания увольнения

Нормы права предусматривают также ряд особых ситуаций, в которых может быть прекращён трудовой договор:

• Перевод работника по его желанию или с согласия на другую должность или в другую организацию.
• Ликвидация организации, прекращение деятельности индивидуального предпринимателя.
• Утрата доверия к работнику (например, при совершении коррупционного правонарушения).
• Нарушение правил охраны труда, которое повлекло угрозу жизни и здоровью.
• Достижение пенсионного возраста, если это предусмотрено внутренними документами или условиями договора.

Каждое из этих оснований требует внимательной юридической оценки, чтобы не нарушить трудовые права работника и избежать возможных претензий.

Документы при увольнении

Процесс увольнения сотрудника завершают оформлением и выдачей обязательных документов. Правильное оформление увольнения имеет значение не только для соблюдения законодательства, но и для предотвращения возможных споров.

Приказ об увольнении

Основанием для прекращения трудовых отношений является приказ нанимателя. Приказ оформляют по унифицированной форме, он должен содержать:

• Полное наименование организации.
• ФИО увольняемого работника.
• Основание увольнения (по инициативе работника, по соглашению сторон, по истечении срока и др.) и ссылку на статью, по которой увольняют работника.
• Дату увольнения.

С приказом сотрудника обязательно знакомят под подпись в день увольнения. При отказе от подписи составляют соответствующий акт.

Запись в трудовую книжку

В трудовую книжку работника вносят запись об увольнении. Формулировка должна точно соответствовать основанию, указанному в приказе, и не допускать двусмысленностей. Запись заверяют подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии), а также подписью самого работника.

Расчёт и выдача компенсаций

В день увольнения наниматель обязан произвести полный расчёт с работником, включая:

• Заработную плату за фактически отработанное время.
• Компенсацию за неиспользованный отпуск.
• Иные выплаты, предусмотренные трудовым договором или ЛНА (например, премии, выходные пособия).

Все выплаты осуществляются в день увольнения, если иное не установлено соглашением сторон. Нарушение сроков расчёта может повлечь начисление пени и административную ответственность.

Документы, которые выдают при увольнении

При увольнении сотруднику выдают документы:

• Копию приказа об увольнении.
• Трудовую книжку.
• Справку о заработной плате за два календарных месяца (для центра занятости и расчёта пособий).
• По запросу — копии документов о трудовой деятельности, рекомендательные письма.

Частые ошибки и риски для работодателя

Нарушения при приеме или увольнении сотрудников могут привести к трудовым спорам, административной ответственности и даже судебным искам. Ниже перечислены наиболее распространенные ошибки, которые совершают работодатели при оформлении увольнений, а также связанные с ними риски.

Увольнение без законных оснований

Наиболее серьезным нарушением является увольнение работника без законного основания или при формальном соблюдении процедуры, но с нарушением сути трудовых отношений. Примеры:

• Увольнение «по собственному желанию» под давлением.
• Формальное соглашение сторон, заключенное без добровольного волеизъявления сотрудника.
• Увольнение при отсутствии достаточных доказательств проступка, если используется основание, связанное с дисциплинарной ответственностью.

Такое увольнение можно оспорить в суде, что влечет за собой риск восстановления работника, выплаты среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсаций морального вреда.

Пропуск сроков уведомления

Правовые нормы обязывают нанимателей соблюдать сроки уведомления при расторжении трудового договора по ряду оснований:

• При увольнении по инициативе работодателя (например, в связи с сокращением).
• При завершении срока действия трудового договора.
• При необходимости предложить альтернативные вакансии.

Несвоевременное или устное уведомление работника считается нарушением процедуры и может послужить основанием для признания увольнения незаконным.

Неправильное оформление документов

Ошибки в кадровых документах — еще один частый источник проблем:

• Неточная формулировка в приказе или трудовой книжке.
• Отсутствие подписи сотрудника на приказе об увольнении.
• Неверно указанная дата прекращения договора.
• Отсутствие документов, подтверждающих соблюдение процедуры (например, акта об отказе от подписи).

Все это может быть использовано работником в случае конфликта и стать основанием для судебного спора.

Споры, которые возникают из-за нарушений процедуры

Даже если основание для увольнения соответствует закону, несоблюдение процедуры (неполный пакет документов, неоформленное ознакомление с приказом, неполный расчет) может привести к трудовому спору. Работник может подать жалобу в трудовую инспекцию или иск в суд.

Риски для работодателя включают:

• Восстановление работника на работе.
• Компенсации за моральный вред.
• Штрафы со стороны контролирующих органов.
• Ухудшение репутации и напряженность в коллективе.

Рекомендации для работодателей

Грамотная организация кадровых процессов — это не только формальное соблюдение трудового законодательства, но и важнейший элемент снижения юридических рисков. Особенно это актуально при приеме и увольнении сотрудников, когда высока вероятность ошибок, ведущих к трудовым спорам. Ниже представлены рекомендации, которые помогут работодателю действовать в рамках правового поля и избежать распространённых проблем.

Кадровая документация: ведение и хранение

Ведение кадрового учета должно быть системным и регулярным. Это включает:

• Оформление трудовых договоров в письменной форме и в срок.
• Издание и правильное оформление приказов.
• Ведение личных дел, графиков отпусков, табелей учета рабочего времени.
• Ознакомление работников с локальными нормативными актами под подпись.
• Ведение журнала инструктажей по охране труда.
• Хранение кадровых документов в соответствии с установленными сроками.

Регулярные внутренние аудиты кадровой документации помогут выявить и устранить ошибки до того, как они приведут к проблемам.

Консультации с юристами при нестандартных ситуациях

В ситуациях, которые выходят за рамки типовых — например, увольнение по инициативе нанимателя, конфликты с сотрудниками, сокращение штата, временная нетрудоспособность свыше 4 месяцев подряд, привлечение иностранной рабочей силы — важно не действовать наугад. Ошибки в трактовке норм трудового права или в порядке действий могут обернуться судебными разбирательствами.

Обращение к нашим опытным юристам позволяет:

• Получить рекомендации по конкретному случаю.
• Составить грамотные кадровые документы.
• Избежать нарушений процедуры.
• Минимизировать риск обжалования решений в суде.

Профессиональное сопровождение особенно важно в случаях, когда решение может быть оспорено работником.

Аутсорсинг кадрового учета — когда это целесообразно

Для небольших и средних организаций, у которых нет полноценного отдела кадров, аутсорсинг кадрового учета может быть оптимальным решением. Это позволяет:

• Снизить нагрузку на внутренние ресурсы.
• Получить квалифицированное сопровождение без найма штатного специалиста.
• Быть уверенными в правильности оформления трудовых отношений и кадровой документации.

Аутсорсинг особенно целесообразен:

• При отсутствии опытного кадровика в штате.
• При масштабировании бизнеса и увеличении количества сотрудников.
• При необходимости привести документы в соответствие с законодательством.

Заключение

Соблюдение правил приема и увольнения сотрудников — залог стабильной и эффективной работы компании. Внимательное отношение к оформлению документов, своевременное выполнение процедур и учет всех требований значительно снижают риски трудовых споров и помогают выстроить доверительные отношения с коллективом.

Если у вас возникают вопросы или сложные ситуации при приеме или увольнении сотрудников, рекомендуем обратиться к опытным юристам. Профессиональная поддержка поможет избежать ошибок, грамотно оформить все необходимые документы и обеспечить соблюдение законодательства. Это позволит вам сосредоточиться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на юридические риски и конфликты с персоналом.

Свяжитесь с нами 

Если у Вас возникли вопросы, связанные с правилами приема и увольнения сотрудников в Беларуси — мы будем рады Вам помочь! Наш многолетний опыт поможет Вам в выборе адвоката для представления ваших интересов в суде.

• info@ambylegal.by;
• +37529142-27-19 (WhatsApp, Viber, Telegram).