Переход компании на электронный документооборот в Беларуси

В современном мире ведение бизнеса онлайн становится все более популярным и востребованным способом работы. Компании, осознавая преимущества цифровизации и автоматизации процессов, все шире внедряют электронный документооборот. Он позволяет значительно ускорить обмен информацией, сократить временные и финансовые затраты, а также повысить уровень безопасности и надежности данных. В статье рассмотрим преимущества перехода компаний в Беларуси на электронный документооборот и способы его внедрения для оптимизации бизнес-процессов в условиях цифровой экономики.

Почему в ряде случаев компаниям важно перейти на электронный документооборот

Переход компаний на электронный документооборот является важным шагом в современном бизнесе по нескольким причинам.

1. Переход на электронный документооборот повышает эффективность и оперативность работы предприятия, так как уменьшает время на обработку и передачу документов, ускоряет процессы принятия решений и сокращает возможность ошибок при передаче информации.
2. Электронный документооборот способствует увеличению прозрачности и контроля над процессами в компании, позволяет быстро отслеживать статус документов и контролировать их оборот. Это повышает уровень безопасности и защиты конфиденциальной информации.
3. Переход на электронный документооборот позволяет сократить затраты на бумажную документацию, пересылку и хранение бумажных документов, что в свою очередь способствует более экономичной и экологически чистой деятельности компании.

В целом, переход на электронный документооборот повышает конкурентоспособность компании, улучшает процессы работы и дает возможность эффективнее управлять бизнесом в условиях цифровой экономики.

Что нужно знать для перехода на электронный документооборот

Для того, чтобы рассматривать возможности, которые дает компании переход на электронный документооборот, нужно знать некоторые понятия и особенности организации обмена электронными документами в Беларуси.

Что такое ЭДО

ЭДО — это электронный документооборот. С помощью сервиса ЭДО обмениваются электронными документами с электронной цифровой подписью (ЭЦП). Сервис ЭДО позволяет создавать, получать, отправлять, обрабатывать и хранить документы в облаке. Сервис ЭДО помогает сэкономить время, ускорить процессы согласования и подписания документов, обеспечивает сохранность и целостность информации на защищенных серверах в облаке. При использовании сервисов электронного обмена документами исправление ошибки требует всего нескольких кликов, без необходимости повторного процесса согласования, подписания и отправки документов контрагенту.

Документы компании при использовании сервиса ЭДО создаются и хранятся в электронном виде. Документы могут храниться на серверах компании или в облачном хранилище. Для хранения документов в облаке нужно заключить договор с провайдером. Наши специалисты могут представить ваши интересы при согласовании условий договора.

Что такое АС ДОУ

АС ДОУ — это автоматизированная система документационного обеспечения управления в определенной компании. С помощью АС ДОУ создают, хранят и обмениваются электронными документами, формируют их в электронные дела и передают их на хранение в архив компании. В целом, можно сказать, что АС ДОУ — это система электронного документооборота в компании.

При использовании такой системы можно обмениваться электронными документами с другими компаниями следующими способами:

1. По электронной почте. В этом случае документы подписывают электронной цифровой подписью. Когда такой документ должны подписать представители нескольких компаний (например, это договор), важно, чтобы у всех представителей была возможность подписать его с помощью электронной цифровой подписи.
2. С помощью ведомственных или корпоративных систем электронного документооборота. В ведомственной системе электронного документооборота используют электронную цифровую подпись. В корпоративной системе электронного документооборота это не обязательно. 

Порядок обмена документами с помощью внутрикорпоративной системы электронного документооборота определяют в локальном документе. Например, в Положении или Регламенте. Наши консультанты помогут составить такой документ после изучения бизнес-процессов, связанных с обменом документами в вашей компании.

Как начать переход на электронный документооборот в компании

Шаг 1. Выбор системы электронного документооборота

Нужно изучить бизнес-процессы, связанные с созданием документов в компании. В частности: количество документов разных видов, маршруты документов и др. В процессе изучения нужно формировать требования к системе электронного документооборота.

Шаг 2. Определить: требуется ли подключение к системе межведомственного документооборота

Когда система документооборота компании подключена к системе межведомственного документооборота, компания может обмениваться электронными документами с другими компаниями и государственными органами. Есть список систем электронного документооборота (всего их 37), которые подключены к системе межведомственного документооборота. Выбрать подходящую можно после консультации у нашего специалиста.

Шаг 3. Назначить ответственных за переход на ЭДО

Обычно в компании создают рабочую группу, которая исследует потребности компании и определяет требования к корпоративной системе электронного документооборота.

Шаг 4. Покупка и внедрение системы электронного документооборота

После изучения потребностей компании в электронном документообороте:

1. Изучают предложения поставщиков таких систем.

2. Покупают систему и как правило, ее сопровождение.

3. Параллельно составляют план внедрения системы электронного документооборота в компании исходя из потребностей и количества документов на различных участках работы. Рекомендуем начинать внедрение с тех документов, которые не нужно сдавать в архив компании. Документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, можно хранить в системе электронного документооборота, в которой они созданы.

В компании можно организовать смешанный документооборот, когда одни и те же виды документов создают и хранят в СЭД и на бумаге.

4. Обучают сотрудников работе в системе электронного документооборота.

5. Вводят в эксплуатацию систему электронного документооборота.

6. Прописывают в локальном документе компании порядок действий по внедрению системы электронного документооборота и по работе этой системы.

Особенности подключения к системе межведомственного документооборота

Шаг 1. Подача заявки для организации канала связи

Для подключения системы электронного документооборота к межведомственной системе подают заявку в Национальный центр электронных услуг об организации канала защищенной связи. Далее эта заявка передается компании, которая оказывает услуги связи (провайдеру).

Шаг 2. Заключение договора с провайдером

С провайдером заключает договор компания, которая желает подключиться к системе межведомственного документооборота.

Шаг 3. Приобретение личных ключей электронной цифровой подписи

Личные ключи электронной цифровой подписи (ЭЦП) нужны сотрудникам компании для обмена документами в системе межведомственного документооборота. Личные ключи ЭЦП рекомендуется получать сотрудникам, которые имеют право подписывать документы от имени компании.

Шаг 4. Подача заявки на подключение к системе межведомственного документооборота

Заявку в электронном виде можно подать на сайте Национального центра электронных услуг. Наши специалисты проконсультируют об особенностях подачи и рассмотрения заявок и окажут помощь в их составлении.

Чем мы можем быть полезны при переходе компании на электронный документооборот

Наши сотрудники — опытные специалисты в сфере электронного документооборота. Мы можем:

• Проконсультировать вас по вопросам перехода на электронный документооборот.
• Провести аудит бизнес-процессов, связанных с движением документов и разработать требования к системе электронного документооборота.
• Подготовить пакет документов, связанных с переходом на электронный документооборот.
• Представить ваши интересы при заключении договоров, связанных с переходом на электронный документооборот.

Свяжитесь с нами

Если у Вас возникли вопросы, связанные с переходом компании на электронный документооборот — мы будем рады Вам помочь! Наш многолетний опыт поможет Вам в разрешении и урегулировании любых спорных ситуаций.
Для вашего удобства доступны варианты связи по телефону и электронной почте:

• +375 29 505 10 51 (WhatsApp/Telegram/Viber);
• info@ambylegal.by.