Коммерческая тайна — это неотъемлемая часть любого бизнеса, которая играет важную роль в обеспечении конкурентоспособности и сохранении уникальности предприятия. В условиях динамичного рынка, где информация о новейших технологиях, разработках, бизнес-процессах и клиентах может иметь решающее значение, защита коммерческой тайны становится необходимой. Что такое коммерческая тайна, какие сведения она включает и как обеспечить ее надежность? В данной статье мы подробнее рассмотрим аспекты, связанные с понятием коммерческой тайны, ее значением для бизнеса, правовыми аспектами защиты и практическими рекомендациями для компаний, стремящихся минимизировать риски утечки конфиденциальной информации.
Какая информация относится к коммерческой тайне
Коммерческая тайна — это внутренняя информация компании, в отношении которой компания установила режим коммерческой тайны. Компания может установить режим коммерческой тайны в отношении любых сведений, например:
- Технических.
- Производственных.
- О бизнес-процессах.
- Финансовых.
- О секретах производства (ноу-хау).
В Беларуси нет перечня сведений, которые компании могут отнести к коммерческой тайне. Каждая компания сама решает, что это за сведения.
Режим коммерческой тайны — это те меры, которые принимает компания для охраны и обеспечения не разглашения сведений, которые относятся к коммерческой тайне.
Почему компаниям, их сотрудникам и бизнес-партнерам важно знать об особенностях режима коммерческой тайны
Знание о коммерческой тайне имеет важное значение не только для компаний, но и для их сотрудников и бизнес-партнеров по нескольким основным причинам:
1. Конкурентное преимущество
Защита коммерческой тайны помогает компании сохранить свое конкурентное преимущество. Информация о стратегиях, продуктах, технологиях и клиентской базе является крайне ценным ресурсом, и ее утечка может привести к потере позиций на рынке.
2. Правовая защита
Понимание, что является коммерческой тайной, позволяет компаниям установить юридические меры по ее защите, включая разработку соответствующих условий в договорах с работниками и партнерами. Это помогает избежать судебных разбирательств и последующих финансовых потерь.
3. Ответственность сотрудников
Работникам важно знать, какую информацию они имеют право обсуждать и передавать, а какую — нет. Обучение по вопросам коммерческой тайны способствует формированию культуры конфиденциальности внутри компании, что снижает риск случайной утечки информации.
4. Надежное партнерств
Для бизнес-партнеров осознание значимости коммерческой тайны способствует выстраиванию доверительных отношений с компанией. Партнеры, которые соблюдают правила конфиденциальности, могут рассчитывать на долгосрочное сотрудничество и взаимовыгодные условия.
5. Инновации и развитие
Защитив свои коммерческие тайны, компании могут активнее инвестировать в исследования и разработки, зная, что их новые идеи и достижения будут защищены. Это, в свою очередь, стимулирует инновации и рост бизнеса.
6. Репутация и доверие
Соблюдение коммерческой тайны демонстрирует высокий уровень профессионализма и ответственности компании, что положительно сказывается на ее репутации и доверии со стороны клиентов и партнеров.
С учетом вышеизложенного, понимание и соблюдение норм коммерческой тайны становятся важным аспектом для успешного ведения бизнеса, формирования доверительных отношений внутри команды и с партнерами, а также для защиты интеллектуальной собственности.
На что обратить внимание при определении сведений, которые относятся к коммерческий тайне
Когда в компании разрабатывают бизнес-процесс по установлению режима коммерческой тайны, нужно обратить внимание на то, что ряд сведений необходимо сообщать государственным органам и контрагентам. Поэтому нужно продумать: стоит ли относить такие сведения к коммерческой тайне или определить порядок их разглашения. Также нужно учитывать, что некоторые сведения нельзя отнести к коммерческой тайне.
Какие сведения не могут быть коммерческой тайной
В Беларуси определен перечень сведений, которые не могут относиться к коммерческой тайне. Например, сведения:
- Которые, включены в учредительные документы компании.
- Из выданных компании лицензий, разрешений и других документов, которые дают право вести экономическую деятельность.
- Относящиеся к тайне, которая охраняется в силу требований государства: в частности, к банковской тайне, врачебной тайне, адвокатской тайне.
- О недвижимости из государственного регистра недвижимого имущества.
- О составе имущества компаний, которые полностью или частично принадлежат государству.
- Об использовании бюджетных средств.
- О безопасности продуктов, окружающей среды, и других факторах, которые могут негативно влиять на безопасность населения и производства.
- О суммах налогов, которые нужно уплатить.
- О вакансиях, условиях труда, охране труда, количестве работников.
- О задолженности компаний по выплате заработной платы.
- О нарушениях требований законов и ответственности за такие нарушения.
Как установить в компании режим коммерческой тайны
Для установления режима коммерческой тайны рекомендуем определить порядок действий всех заинтересованных лиц компании и соблюдать последовательность шагов, которые относятся к мерам по защите коммерческой тайны.
Шаг 1. Определяем, какие сведения относятся к коммерческой тайне
Выбранные сведения нужно проверить на соответствие следующим признакам:
1.Сведения не относятся к общеизвестным и доступным беспрепятственно третьим лицам в той сфере, где обычно используют эти сведения.
2.Сведения относятся к ценным, так как неизвестны третьим лицам. Используя такие сведения компания может заработать, уменьшить расходы, сохранить репутацию, клиентов.
3.Сведения не относятся к объектам исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности.
4. Сведения не относятся к государственным секретам.
Из выбранных сведений составляют список. Такой список будет локальным документом компании после того, как список утвердит руководитель или общее собрание.
Шаг 2. Устанавливаем порядок доступа к коммерческой тайне
Чтобы ограничить доступ к сведениям, которые отнесли к коммерческой тайне, нужно определить порядок пользования носителем коммерческой тайны и контроля за использованием этого носителя. Такой порядок описывают в виде бизнес-процесса в локальном документе компании.
Носитель — это документ или цифровой носитель, на котором содержится информация, отнесенная к коммерческой тайне. Можно определить, что носитель хранится у определенного сотрудника или в сейфе, и порядок доступа к объекту, где хранится носитель коммерческой тайны. На документах, которые относятся к коммерческой тайне, можно проставлять штамп «Коммерческая тайна». В штампе требуется указывать название и адрес компании, которая владеет сведениями. Информацию на цифровых носителях можно запаролить или зашифровать.
Также определяют сотрудников, которые контролируют пользование носителем коммерческой тайны.
Шаг 3. Учитываем лиц, которые имеют доступ к коммерческой тайне
Учет ведут обычно в электронном файле или в бумажном журнале. Например, журнале учета сотрудников и других лиц, которые имеют доступ к коммерческой тайне. В этом документе регистрируют лиц, которые получали доступ к коммерческой тайне. Это может быть полезным для получения информации о том, что определенное лицо знало сведения, которые составляют коммерческую тайну, и могло их распространить.
Шаг 4. Взаимодействуем с сотрудниками, которые имеют доступ к коммерческой тайне компании
После того, как разработаны документы о коммерческой тайне компании, нужно ознакомить с ними работников, которые имеют доступ к коммерческой тайне. Таких работников нужно ознакомить:
- C перечнем сведений, которые относятся к коммерческой тайне.
- С локальными документами, в которых установлен порядок пользования носителями коммерческой тайны.
В компании нужно создать условия для соблюдения режима коммерческой тайны. Как это сделать — зависит от специфики деятельности компании.
Обязательства о неразглашении коммерческой тайны
Например, можно заключить с сотрудниками соглашения: обязательства о неразглашении коммерческой тайны. Обязательство подписывать компания с теми работниками, которые теоретически могут знать сведения, которые составляют коммерческую тайну. Нужно обратить внимание, что компания сама решает, с кем заключать такой договор. Работника, который отказался подписывать такой договор, можно уволить.
Обязательство — это гражданско-правовой договор. Его заключают с сотрудниками и другими лицами, которые получили доступ к коммерческой тайне. В договоре прописывают в частности:
- Обязательства сторон, которые связаны с соблюдением режима коммерческой тайны.
- Срок действия обязательств. Срок действия не устанавливают дольше, чем срок контракта, заключенного с работником.
Компания должна сообщать работникам об отмене или изменении режима коммерческой тайны.
Работники должны при увольнении вернуть нанимателю носители коммерческой тайны.
Шаг 5. Взаимодействуем с бизнес-партнерами, которые получают доступ к коммерческой тайне
Иногда бывает так, что бизнес-партнерам для исполнения договора с компанией требуется информация, которая в компании относится к коммерческой тайне. В этом случае нужно обеспечить сохранение режима коммерческой тайны. Для этого можно заключить с бизнес-партнером отдельный договор: соглашение о конфиденциальности или обеспечить сохранение коммерческой тайны в письменном договоре с бизнес-партнером.
В соглашение о конфиденциальности включают:
- Перечень сведений, которые относятся к коммерческой тайне.
- Порядок использования сведений, которые относятся к коммерческой тайне.
- Срок, на который бизнес-партнер обязуется сохранять режим коммерческой тайны, в том числе на случай расторжения договора или отказа от его исполнения.
- Условие об извещении бизнес-партнера об отмене или изменении режима коммерческой тайны.
Если договор с бизнес-партнером признан недействительным, то обязательства по сохранению коммерческой тайны продолжают действовать.
Шаг 6. Определяем обязанности сотрудников, ответственных за сохранение режима коммерческой тайны
После того, как в компании определены сотрудники, которые отвечают за сохранение режима коммерческой тайны (обычно это руководители подразделений компании или служба безопасности), в их должностные инструкции вносят изменения в виде дополнительных обязанностей. Например:
- Соблюдать порядок учета лиц, которые пользуются носителями коммерческой тайны.
- Соблюдать правила пользования носителем коммерческой тайны.
- Соблюдать порядок хранения носителя коммерческой тайны.
Шаг 7. Определяем начало действия режима коммерческой тайны
Режим коммерческой тайны в компании действует после того, как составлен перечень сведений, которые относятся к коммерческой тайне и приняты меры по ее защите.
Согласие компании на доступ к коммерческой тайне и когда согласие не нужно
На доступ к сведениям, которые составляют коммерческую тайну, нужно согласие руководителя компании. Без согласия, в силу своих полномочий, могут получать такие сведения государственные органы по письменным запросам, в частности:
- Суды.
- Прокуроры.
- Правоохранительные органы.
- Налоговые органы и таможни.
После получения сведений, которые составляют коммерческую тайну, сотрудники государственных органов не должны разглашать эти сведения или давать доступ третьим лицам к таким сведениям.
Свяжитесь с нами
Если у Вас возникли вопросы или споры в отношении коммерческих тайн в Беларуси— мы будем рады Вам помочь! Наш многолетний опыт поможет Вам в разрешении и урегулировании любых спорных ситуаций в этой области.
- +37529366-44-77 (WhatsApp, Viber, Telegram);
- info@ambylegal.by.
