Внутренние расследования играют важную роль в современном корпоративном мире, обеспечивая компаниям возможность выявить, анализировать и реагировать на возможные нарушения, конфликты интересов и другие инциденты. Эти расследования — часть процесса управления компанией. Расследования не только помогают компаниям соблюдать законы и регулятивные требования, но также являются непременным инструментом для поддержания этичности, честности и прозрачности бизнес-процессов.
Почему важно правильно провести внутреннее расследование
Проведение правильного внутреннего расследования важно для компаний по ряду причин:
Выявление нарушений
Внутреннее расследование помогает выявить любые нарушения или несоответствия внутренним политикам, регламентам, процедурам и законодательству. Это позволяет компании исправить проблему и предотвратить ее повторное возникновение.
Защита репутации
Быстрое и эффективное расследование помогает сохранить репутацию компании, позволяя убедить заинтересованные стороны в том, что компания принимает проблему на серьезном уровне.
Соблюдение законодательства
Правильное расследование помогает организации соблюдать все соответствующие законы и нормативные акты.
Повышение эффективности
В результате расследования могут быть выявлены области, требующие улучшения, что может привести к повышению эффективности работы компании.
Предотвращение юридических последствий
В случае обнаружения серьезных нарушений, расследование может помочь компании предпринять меры, чтобы избежать возможных юридических последствий.
В целом, правильное внутреннее расследование помогает компании управлять рисками, улучшать процессы и поддерживать доверие у всех заинтересованных сторон.
Ключевые принципы проведения внутренних расследований
Внутренние расследования основываются на принципах:
- Независимость;
- Конфиденциальность;
- Компетентность и профессионализм;
- Объективность и беспристрастность;
- Законность и правомерность.
Эти принципы содержатся в стандарте, который издала Международная организация по стандартизации (ISO).
Как организуют процедуру внутреннего расследования
Шаг 1. Разработка внутренней документации
В компании разрабатывают внутренний документ. Это может быть политика проведения внутреннего расследования, стандарт или положение. В документ рекомендуем включить:
- Положения о поддержке внутренних расследований сотрудниками компании;
- Очередность процедур внутреннего расследования;
- Отчетность по результатам расследования;
- Применение мер по исправлению положения, которое привело к внутреннему расследованию.
Шаг 2. Создание «следственной группы»
На этом этапе нужно выбрать сотрудников, которые будут проводить внутреннее расследование. В компании может быть специальный сотрудник, который занимается внутренними расследованиями. Кроме этого, у него может быть право привлекать экспертов со стороны для консультаций.
Шаг 3. Предварительная оценка ситуации
Сотрудник или группа сотрудников оценивает сложившуюся ситуацию, которая привела к служебному расследованию. Оценивают:
- Риски для финансов компании;
- Риски для репутации компании на рынке;
- Риски для ключевых лиц компании;
- Риски для персонала.
Шаг 4. Определение объема работы
Ответственные сотрудники определяют объем работы:
- Круг сотрудников, которых нужно вызвать на интервью.
- Вопросы, которые нужно задать этим сотрудникам.
- Носители информации, которые нужно проверить.
- Гипотезы о причинах и условиях, которые привели к расследуемой ситуации, которые нужно проверить.
Шаг 5. Планирование внутреннего расследования
На этом этапе распределяют обязанности между членами группы, которая проводит внутреннее расследование. Когда в компании есть отдельный сотрудник, в обязанности которого входит проведение внутренних расследований, он составляет свой план работы.
На этом этапе составляют график интервью, определяют сроки проведения внутреннего расследования.
Шаг 6. Собственно расследование
На этом этапе:
- Проверяют гипотезы.
- Собирают доказательства.
- Проводят интервью с сотрудниками.
- Анализируют результаты.
Шаг 7. Завершение внутреннего расследования
На этом этапе готовят отчетность о проведенном внутреннем расследовании. Если к внутреннему расследованию привлекался эксперт со стороны, изучают его заключение по поставленным перед ним вопросам.
В отчете в частности, нужно определить:
- Какие причины и условия привели к ситуации, по которой проводилось внутреннее расследование.
- Насколько критична для бизнес-процессов компании расследованная ситуация.
- Какие риски для компании обнаружены в результате внутреннего расследования.
- Какие меры нужны, чтобы не повторилась ситуация, которая привела к внутреннему расследованию.
- Требуется ли вносить изменения в бизнес-процессы, функции и штат сотрудников. И если требуется, то что предлагается сделать.
Какие риски ожидают компанию, которая не проводит внутренние расследования
Неспособность проводить корректные внутренние расследования может повлечь за собой неблагоприятные последствия для компании, такие как:
- Ухудшение эффективности системы управления соответствием.
- Риск компрометации репутации.
- Невозможность выявления и пресечения правонарушений.
Какие риски у компании, которая неправильно проводит внутренние расследования
- Избыточная конфиденциальность. Во время проверок многие люди считают необходимым скрывать все свои предположения и «открытия» до последнего момента. Игнорирование обсуждения с руководством и заинтересованными сотрудниками может привести не только к ошибкам, но и к неэффективной подготовке к возражениям коллег, что неизбежно произойдет во время проверки.
- Бюрократическая жесткость. Нарушение регламентов, положений или политик само по себе нежелательно, но важно видеть реальную картину. Необходимо углубляться в причины нарушений, возможно, здесь можно найти правильное решение. Не всегда следует искать виновных. Ваши выводы могут быть полезными и без упоминания конкретных имен. Однако, в случаях серьезного ущерба и убытков, неудачи в доказывании вины представляют серьезный вызов для проверяющего и для компании.
- Отсутствие четкой логики и лаконичности. Всегда следует опираться на установленные факты и лаконично описывать причинно-следственные связи. Необходимо избегать длинных и непоследовательных отчетов, избытка эмоций и драматизма.
Чем мы можем быть полезны для проведения внутренних расследований
Наши сотрудники — опытные специалисты в сфере рисков и внутреннего аудита. Мы можем:
- Проконсультировать вас по вопросам процедуры внутреннего расследования.
- Подготовить для вашей компании внутренние документы по вопросам организации и проведения внутренних расследований.
- Провести аудит уже имеющихся документов по вопросам внутренних расследований.
- Участвовать в качестве приглашенных экспертов при проведении внутренних расследований.
- Представить ваши интересы в государственных органах в связи с проведением внутреннего расследования.
Свяжитесь с нами
Если у Вас возникли вопросы, связанные с внутренними расследованиями — мы будем рады Вам помочь! Наш многолетний опыт в сфере корпоративных рисков поможет Вам в разрешении и урегулировании любых спорных ситуаций.
Для вашего удобства доступны варианты связи по телефону и электронной почте:
- +375293664477 (WhatsApp/Telegram/Viber);
- info@ambylegal.by.
