Подготовка к проведению годового общего собрания собственников компании

Не позднее 31 марта года, который следует за отчетным годом, компании, которые созданы в форме общества с ограниченной ответственностью, общества с дополнительной ответственностью проводят годовое общее собрание собственников. Это обязательное собрание, срок его проведения определен в Уставе компании. До проведения годового общего собрания нужно провести подготовку, чтобы учесть интересы собственников и не нарушить Устав компании и требования законодательства. Такие нарушения обычно приводят к отмене решения общего собрания. Разобраться в порядке подготовки к годовому общему собранию собственников можно на консультации у опытного юриста по корпоративному праву.

Почему важно провести годовое общее собрание участников

Проведение ежегодного собрания играет важную роль в оценке работы компании и определении её будущих перспектив. В частности, по результатам изучения информации директора компании о прибылях и убытках за прошлые годы (как правило, за 3 года) позволит определить: есть ли основания для ликвидации компании или для уменьшения уставного фонда.

Например, компания должна уменьшить свой уставной капитал, если по итогам второго и каждого последующего финансового года его размер будет меньше чистых активов (при этом новый размер не должен превышать стоимость чистых активов). Это должно быть сделано в течение 6 месяцев после окончания соответствующего финансового года.

Общества с ограниченной ответственностью (ООО) и общества с дополнительной ответственностью (ОДО) должны быть ликвидированы по решению участников, если стоимость их чистых активов за отчетный период достигнет нуля или станет отрицательной.

Почему важно подготовиться к годовому общему собранию участников

Подготовка к годовому общему собранию участников общества с ограниченной ответственностью (ООО) и общества с дополнительной ответственностью (ОДО) важна по нескольким причинам.

1. Это позволяет собственникам компании быть информированными о текущем состоянии компании, ее финансовых результатах, стратегических планах и других важных аспектах деятельности. Это позволяет собственникам обсудить и принять решения по ключевым вопросам, которые могут повлиять на будущее компании.
2. Подготовка к годовому общему собранию позволяет руководству компании своевременно подготовить необходимые отчеты, представить актуальные данные и ответить на вопросы участников. Это способствует прозрачности и открытости в управлении компанией.
3. Подготовка позволяет избежать неприятных сюрпризов или недоразумений, которые могут возникнуть, если участники не будут достаточно информированы о текущем состоянии дел компании.

На что обратить внимание резидентам Парка высоких технологий до проведения общего годового собрания участников

Резидентам Парка высоких технологий нужно провести аудит бухгалтерской отчетности и получить заключение аудитора.

На что обратить внимание всем компаниям до проведения годового общего собрания

1. Обеспечить проведение ежегодной проверки результатов финансовой и хозяйственной деятельности за отчетный год, осуществляемой ревизионной комиссией (ревизором) компании, и получение заключения ревизионной комиссии (ревизора).
2. Представить заключение на рассмотрение годового собрания при утверждении годового отчета, годовой финансовой отчетности (учета доходов и расходов) и распределения прибыли и убытков общества.
3. Директор общества готовит информацию о деятельности общества (отчет директора) за отчетный период и представляет ее заинтересованным лицам не позднее чем за 20 дней до проведения годового собрания. В отчете директора обязательно указываются данные о стоимости чистых активов общества и их изменении за последние 3 года, включая текущий (или каждый завершенный год, если общество действует менее 3 лет). Предоставление такой информации позволяет участникам компании реагировать своевременно в случае обнаружения финансовых показателей, указывающих на необходимость уменьшения уставного капитала или ликвидации общества.

На что обратить внимание в решении о проведении годового общего собрания

1. На орган, который принял решение. Решение о проведении годового общего собрания участников ООО (ОДО) принимает исполнительный орган или совет директоров. В уставе компании прописано название органа, который принимает такое решение.

Когда орган, который в соответствии с уставом принимает решение о проведении годового общего собрания участников не принял такое решение, собрание можно провести по инициативе:

• Органа управления компанией.
• Ревизионной комиссии (ревизора) компании.
• Участника или участников, которые имеют не менее 10% голосов от числа голосов всех участников.

2. На содержание решения о проведении годового общего собрания участников.

Решение о проведении годового общего собрания участников должно включать:

• Дату, время, место, адрес, где состоится собрание.
• Повестку дня. Это перечень вопросов, которые будут рассматривать на собрании и тексты проектов решений общего собрания по каждому вопросу повестки дня. На этом собрании утверждают годовые отчеты и финансовую документацию (бухгалтерскую отчетность), включая данные о доходах, расходах, а также принимается решение по распределению полученной прибыли или убытков компании.
• Форму, в которой проводится собрание. Собрание можно провести в очной, заочной, смешанной форме, дистанционно. В уставе компании может быть прописано: в какой форме проводится годовое общее собрание участников.

3. На оформление решения о проведении общего собрания участников.

Решение может быть оформлено в виде:

• Протокола, когда решение о проведении годового общего собрания участников принял совет директоров или коллегиальный исполнительный орган (правление, дирекция).
• Приказа или распоряжения, когда решение принял директор как единоличный исполнительный орган.

Рекомендуем составить список лиц, которые могут участвовать в годовом общем собрании участников ООО (ОДО).

На что обратить внимание в извещении о проведении годового общего собрания

О том, когда проводится общее собрания, лиц, которые имеют право в нем участвовать извещают не менее, чем за 30 дней. Другой срок может быть прописан в уставе компании. Особенность в том, что если в повестке дня есть вопрос об избрании члена совета директоров, известить потенциальных участников нужно не менее, чем за 50 дней, если в уставе не определен другой срок.

Порядок извещения прописывают в уставе.

Нужно обратить внимание на содержание извещения. В нем должны быть обязательные сведения:

• Название и место нахождения компании.
• Дата, время, адрес проведения годового общего собрания.
• Повестка дня.
• Орган или должностное лицо, которое инициирует созыв собрания.
• В каком порядке лица, которые имеют право участвовать в собрании, знакомятся с информацией для подготовки к собранию. Информация о работе компании должна быть доступна для участников не менее, чем за 20 дней до его проведения и во время собрания.
• Как зарегистрироваться для участия в собрании.

Чем мы можем быть полезны при подготовке к проведению годового общего собрания участников ООО (ОДО)

Наши сотрудники — опытные специалисты в сфере корпоративного права. Мы можем:

• Проконсультировать вас по процедуре подготовки и проведения общего годового собрания участников.
• Подготовить пакет документов для проведения годового общего собрания участников.
• Организовать проведение аудита до проведения годового общего собрания.
• Сформулировать вопросы повестки дня и определить состав участников общего собрания в непростых случаях.

Свяжитесь с нами

Если у Вас возникли вопросы, связанные с подготовкой и проведение годового общего собрания участников ООО (ОДО) — мы будем рады Вам помочь! Наш многолетний опыт в сфере корпоративного права поможет Вам в разрешении и урегулировании любых спорных ситуаций.
Для вашего удобства доступны варианты связи по телефону и электронной почте:

• +375 29 505 10 51 (WhatsApp/Telegram/Viber);
• info@ambylegal.by.