Registrierung einer Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens

Belarus hat sich in den letzten Jahren zu einer zunehmend attraktiven Region für ausländische Investoren entwickelt. Die Eröffnung von Repräsentanzen von Unternehmen aus verschiedenen Teilen der Welt zeugt vom wachsenden Vertrauen in den lokalen Markt und der Integration von Belarus in die internationale Wirtschaft. Dies schafft neue Arbeitsplätze und fördert den Wissens- und Technologietransfer. In diesem Artikel betrachten wir die Besonderheiten der Errichtung von Repräsentanzen in Belarus, die Vorteile für ausländische Unternehmen, das Registrierungsverfahren für die Repräsentanz einer ausländischen kommerziellen Gesellschaft sowie die Pflicht zur Information der staatlichen Behörden über die Eröffnung.

Was ist eine Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens in Belarus?

Die Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens in Belarus ist eine gesonderte Niederlassung dieses Unternehmens. Sie handelt nicht im eigenen Namen, etwa indem sie Verträge abschließt oder Mitarbeiter einstellt, sondern im Namen des Unternehmens. Eine Repräsentanz wird in Belarus nicht als eigenständiges Unternehmen eingetragen, sondern gegründet, um die Interessen des ausländischen Unternehmens zu vertreten und zu schützen.

In Belarus können sowohl Repräsentanzen ausländischer nichtkommerzieller Organisationen als auch Repräsentanzen ausländischer kommerzieller Unternehmen eröffnet werden. Im Folgenden betrachten wir die Besonderheiten bei der Eröffnung der Repräsentanz eines ausländischen kommerziellen Unternehmens.

Die Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens muss eine Bezeichnung tragen, die den Namen dieses Unternehmens enthält.

Wann gilt eine Repräsentanz als errichtet?

Um eine Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens zu eröffnen, muss bei der staatlichen Behörde am künftigen Standort eine Eröffnungsgenehmigung eingeholt werden. Abhängig vom Standort der Repräsentanz wird diese Erlaubnis von den Hauptjustizabteilungen der Gebietsvollzugsausschüsse (Oblast-Exekutivkomitees) oder des Minsker Stadtexekutivkomitees erteilt. 

Die Repräsentanz ist berechtigt, ihre Tätigkeit ab dem Zeitpunkt aufzunehmen, an dem sie die Eröffnungsgenehmigung von der zuständigen Justizhauptabteilung an ihrem Standort erhält.

Welche Vorteile bietet eine Repräsentanz in Belarus für ein ausländisches Unternehmen?

Die Eröffnung einer Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens in einem anderen Land, einschließlich Belarus, bietet dem Unternehmen mehrere wesentliche Vorteile und Vorzüge:

1. Stärkung der Marktpräsenz
Die Repräsentanz ermöglicht es dem Unternehmen, seinen Einfluss auszubauen und seinen Marktanteil in einem neuen Markt zu erhöhen, wodurch eine engere Interaktion mit lokalen Verbrauchern, Partnern und Kunden gewährleistet wird.
2. Aufbau lokaler Verbindungen
Die physische Präsenz einer Repräsentanz erleichtert den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen zu lokalen Geschäftspartnern, was neue Möglichkeiten für Kooperationen und Geschäftsentwicklung eröffnen kann.
3. Anpassung an lokale Bedingungen
Die Repräsentanz versetzt das Unternehmen in die Lage, lokale Märkte, kulturelle Besonderheiten und Verbraucherbedürfnisse besser zu verstehen, um Produkte und Dienstleistungen entsprechend anzupassen.
4. Vereinfachung von Geschäftsprozessen
Durch die lokale Präsenz kann das Unternehmen schneller und effektiver auf Veränderungen im Marktumfeld, in der Regulierung und im Wettbewerb reagieren.
5. Optimierung der Logistik
Die Lokalisierung kann die Effizienz logistischer Abläufe verbessern, Transportkosten senken und eine schnellere Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen gewährleisten.
6. Steuerliche Vorteile
In einigen Fällen kann eine Repräsentanz den Zugang zu verschiedenen steuerlichen Vergünstigungen und Anreizen eröffnen, die die lokale Gesetzgebung für ausländische Investoren bereithält.
7. Image und Vertrauen
Die Eröffnung einer Repräsentanz stärkt das Ansehen des Unternehmens bei lokalen Verbrauchern und in Geschäftskreisen und signalisiert langfristige Absichten sowie Interesse am Ausbau der Beziehungen zum lokalen Markt.
8. Gewinnung von Talenten
Eine Repräsentanz hilft dem Unternehmen, lokale Fachkräfte anzuziehen, was wiederum zur Einbringung neuer Ideen und zur Steigerung der Service- und Produktqualität beiträgt.

Somit ist die Eröffnung einer Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens ein strategisch wichtiger Schritt, der seinen Erfolg und sein Wachstum in einer neuen Region maßgeblich beeinflussen kann.

Zu welchen Zwecken darf ein ausländisches Unternehmen eine Repräsentanz in Belarus eröffnen?

Ein ausländisches Unternehmen darf eine Repräsentanz in Belarus nur für Hilfstätigkeiten eröffnen, insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Zur Vorbereitung der Gründung belarussischer Unternehmen, einschließlich solcher mit ausländischen Investitionen.
• Zur Erkundung von Geschäftsmöglichkeiten im Interesse dieses ausländischen Unternehmens.
• Zur Erforschung von Waren- und Dienstleistungsmärkten.
• Zur Mitwirkung bei der Umsetzung internationaler Abkommen mit Belarus.
• Zum Verkauf von Fahrkarten und zur Reservierung von Sitzplätzen bei Fluggesellschaften sowie Eisenbahn-, Kraftverkehrs- und Schifffahrtsunternehmen.

Die Eröffnung einer Repräsentanz zu gemeinnützigen oder sozial wertvollen Zwecken ist ebenfalls möglich. Der Bedarf hierfür muss jedoch von einer an solchen Aktivitäten interessierten staatlichen Behörde begründet werden. Die Zustimmung einer solchen Behörde ist eine der Voraussetzungen für die Erteilung der Eröffnungsgenehmigung.

Wann wird einem ausländischen Unternehmen die Eröffnung einer Repräsentanz verweigert?

Die Tätigkeit einer Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens darf den Interessen von Belarus als Staat sowie den Rechten und Interessen der Bürger nicht widersprechen. 

Repräsentanzen ausländischer Versicherungsgesellschaften ist es untersagt, in Belarus Versicherungstätigkeiten auszuüben, einschließlich Beratung und Information über Versicherungsdienstleistungen.

Welche Schritte sind zur Eröffnung einer Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens in Belarus erforderlich?

Um eine Repräsentanz in Belarus zu eröffnen, empfehlen wir die Durchführung der folgenden Schritte, die in Begleitung erfahrener Rechtsanwälte absolviert werden können:

Schritt 1. Wir legen fest, zu welchen Zwecken eine Repräsentanz in Belarus eröffnet werden soll.
Diese Zwecke müssen zulässig sein. Sie müssen in der Repräsentanzordnung aufgeführt werden. Erfahrene Rechtsanwälte helfen Ihnen, die passende Formulierung zu wählen und die Ordnung auszuarbeiten.
Schritt 2. Wir bestimmen einen oder mehrere Vertreter, die sich um die Eröffnung der Repräsentanz kümmern
Zur Klärung der mit der Eröffnung verbundenen Fragen können Sie eine der folgenden Optionen oder beide zugleich wählen:

• Option 1.
  Entsenden Sie einen Unternehmensvertreter auf Dienstreise und bevollmächtigen Sie ihn. In der Vollmacht müssen die Handlungen aufgeführt werden, die der Vertreter zur Eröffnung der Repräsentanz vornehmen darf, insbesondere die Beantragung der Genehmigung. Die Vollmacht muss ins Russische oder Belarussische übersetzt und notariell beglaubigt werden.
  Der Leiter des ausländischen Unternehmens kann es vertreten; eine Vollmacht ist dafür nicht erforderlich.
• Option 2. 
  Schließen Sie einen Vertrag mit einer Anwaltskanzlei, die in Belarus Rechtsdienstleistungen erbringt und unter anderem die Interessen ausländischer Unternehmen vertritt. Den Vertrag, der die Befugnisse der Rechtsanwälte zur Eröffnung einer Repräsentanz festlegt, sowie die Vollmacht für den mit der Eröffnung betrauten Spezialisten stellt die belarussische Kanzlei selbst aus.

Schritt 3. Standort der Repräsentanz festlegen
Erfahrene Rechtsanwälte helfen Ihnen, anhand Ihrer Wünsche einen geeigneten Standort zu finden und vorläufige Absprachen mit dem Eigentümer zu treffen.
Der Standort muss im Voraus festgelegt werden, um:

• Die Adresse in der Repräsentanzordnung der ausländischen Organisation anzugeben.
• Zu wissen, bei welchem Gebietsvollzugsausschuss die Eröffnungsgenehmigung zu beantragen ist.

Schritt 4. Nachweise über den Rechtsstatus des Unternehmens im Registrierungsland beschaffen
Zu den Unterlagen, die dem Justizministerium für die Erteilung der Eröffnungsgenehmigung vorzulegen sind, gehört ein legalisierter Auszug aus dem Handelsregister des Staates, in dem das Unternehmen gegründet wurde, oder ein anderes Dokument, das die tatsächliche Existenz des Unternehmens bestätigt. 
Das Dokument muss innerhalb der sechs Monate vor der Einreichung beim Exekutivkomitee ausgestellt worden sein. Anstelle des Originals können notariell beglaubigte Kopien der erforderlichen Unterlagen eingereicht werden.
Schritt 5. Organisationsstruktur der Repräsentanz festlegen
Die Organisationsstruktur muss in der Repräsentanzordnung angegeben werden. 
Es muss festgelegt werden, wer die Repräsentanz leitet, da diese Person in der Regel, aber nicht zwingend, die Eröffnungsgenehmigung erhält, Bankkonten der Repräsentanz in Belarus eröffnet und Mitarbeiter einstellt. In der Ordnung müssen die Befugnisse des Leiters der Repräsentanz festgelegt werden.
Die Zahl der ausländischen Mitarbeiter der Repräsentanz einschließlich des Leiters darf höchstens 5 betragen. Die Positionen der Mitarbeiter müssen in der Ordnung angegeben werden.
Schritt 6. Repräsentanzordnung genehmigen
Unsere erfahrenen Rechtsanwälte unterstützen Sie bei der Ausarbeitung der Repräsentanzordnung. Darin müssen Sie Folgendes angeben:

• Die Zwecke der Eröffnung der Repräsentanz.
• Die Adresse des Standorts der Repräsentanz.
• Die Organisationsstruktur der Repräsentanz.
• Der Kompetenzbereich des Leiters der Repräsentanz.
• Zudem beschreibt die Ordnung das Verfahren zur Beendigung der Tätigkeit der Repräsentanz.

Das ausländische Unternehmen genehmigt die Repräsentanzordnung.

Schritt 7. Staatliche Gebühr entrichten
Für die Beantragung der Eröffnungsgenehmigung für eine Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens ist eine Gebühr zu entrichten. Dazu müssen 65 Basiseinheiten in den belarussischen Haushalt eingezahlt werden. Das entspricht im August 2024 2.600 belarussischen Rubeln (etwa 770 Euro). 
Schritt 8. Unterlagen für die Erteilung der Eröffnungsgenehmigung einreichen
Ein Vertreter des Unternehmens reicht die Unterlagen bei der Justizabteilung des Gebietsvollzugsausschusses oder beim Minsker Stadtexekutivkomitee ein:
1. Antrag auf Erteilung der Eröffnungsgenehmigung. Ein erfahrener Rechtsanwalt kann den Antrag für Ihr Unternehmen erstellen. Der Antrag wird von einem bevollmächtigten Vertreter des ausländischen Unternehmens unterzeichnet. Er muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, insbesondere Angaben zum Unternehmen, zum Zweck der Eröffnung der Repräsentanz, zu den personenbezogenen Daten des Leiters sowie zu dessen Ausweisdokument.
2. Ein legalisierter Handelsregisterauszug oder ein anderer Nachweis über die Existenz des Unternehmens, das die Repräsentanz eröffnet. Eine Übersetzung dieses Dokuments ins Russische oder Belarussische ist erforderlich.
3. Repräsentanzordnung.
4. Notariell beglaubigte Vollmachten oder deren notariell beglaubigte Kopien für den Leiter der Repräsentanz und die mit der Eröffnung betraute Person, sofern eine solche Person beauftragt wurde.
5. Zahlungsnachweis über die staatliche Gebühr. Ein Vertreter des ausländischen Unternehmens kann die Gebühr online entrichten; in diesem Fall gibt er dies im Antrag auf Erteilung der Eröffnungsgenehmigung an und nennt die Nummer der Zahlung. 
Schritt 9. Eröffnungsgenehmigung für die Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens erhalten
Die Genehmigung wird innerhalb von 30 Tagen ab Einreichung der Unterlagen bei der Hauptverwaltung für Justiz am Standort der Repräsentanz erteilt. In manchen Fällen kann die Frist auf bis zu 2 Monate verlängert werden, wenn der Exekutivausschuss Anfragen an andere staatliche Stellen und Unternehmen richtet.
Die Genehmigung wird nicht erteilt, wenn das Unternehmen die erforderlichen Unterlagen nicht vollständig eingereicht hat, die Unterlagen den Anforderungen nicht entsprechen oder unzulässige Zwecke für die Repräsentanz angegeben wurden.
Die Eröffnungsgenehmigung wird in belarussischer Sprache ausgestellt und gilt unbefristet. 
Schritt 10. Bankkonto eröffnen
Für die Eröffnung eines Bankkontos bei einer belarussischen Bank empfehlen wir Ihnen, sich an einen erfahrenen Rechtsanwalt zu wenden, der eine Bank mit passenden Servicebedingungen auswählt und die Unterlagen für die Kontoeröffnung zusammenstellt.
Schritt 11. Interessierte staatliche Stellen informieren
Nach Erhalt der Eröffnungsgenehmigung müssen Sie:

• Die Repräsentanz innerhalb von zehn Arbeitstagen bei der Steuerinspektion am Standort, beim Fonds für sozialen Schutz als Zahler der Pflichtversicherungsbeiträge sowie bei der zuständigen Abteilung von Belgosstrakh für die obligatorische Unfallversicherung der Mitarbeiter anmelden.
• Innerhalb eines Monats den Exekutivausschuss über die Anmeldung bei der Steuerinspektion, beim Fonds für sozialen Schutz und bei Belgosstrakh informieren.
• Innerhalb eines Monats einen Stellenplan erstellen und an den Exekutivausschuss übermitteln.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen oder Streitigkeiten zur Registrierung einer Repräsentanz eines ausländischen Unternehmens haben, helfen wir Ihnen gerne weiter! Unsere langjährige Erfahrung mit Dividendenzahlungen hilft Ihnen, Streitigkeiten in diesem Bereich beizulegen.

• +375 29 505 10 51 (WhatsApp, Viber, Telegram);
• info@ambylegal.by.