Şirket İçi Soruşturmalar

Şirket içi soruşturmalar modern kurumsal dünyada önemli bir rol oynamakta; şirketlere olası ihlalleri, çıkar çatışmalarını ve diğer olayları tespit etme, analiz etme ve bunlara yanıt verme fırsatı sunmaktadır. Bu soruşturmalar şirketin yönetim sürecinin bir parçasını oluşturur. Soruşturmalar yalnızca şirketlerin yasalara ve düzenleyici gerekliliklere uymasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda iş süreçlerinin etiğini, dürüstlüğünü ve şeffaflığını korumak için vazgeçilmez bir araçtır.

Şirket içi soruşturmanın düzgün bir şekilde yürütülmesi neden önemlidir?

Uygun bir şirket içi soruşturma yürütmek, şirketler açısından bir dizi nedenden dolayı önemlidir:

İhlallerin tespiti

Şirket içi bir soruşturma, iç politikalara, yönetmeliklere, prosedürlere ve mevzuata aykırı herhangi bir ihlal veya uyumsuzluğun belirlenmesine yardımcı olur. Bu, şirketin sorunu çözmesini ve tekrarını önlemesini sağlar.

İtibarın korunması

Hızlı ve etkili bir soruşturma, paydaşları şirketin sorunu ciddiye aldığına ikna ederek şirketin itibarının korunmasına yardımcı olur.

Hukuka uyum (Compliance)

Düzgün bir soruşturma, organizasyonun ilgili tüm yasa ve düzenlemelere uymasına yardımcı olur.

Verimliliğin artırılması

Soruşturma sonucunda iyileştirme gerektiren alanlar tespit edilebilir; bu da şirketin verimliliğinin artmasına yol açabilir.

Hukuki sonuçların önlenmesi

Ciddi ihlallerin tespit edilmesi durumunda soruşturma, şirketin olası yasal sonuçlardan kaçınmak için önlemler almasına yardımcı olabilir.

Genel olarak, uygun bir şirket içi soruşturma şirketin riskleri yönetmesine, süreçleri iyileştirmesine ve tüm paydaşların güvenini korumasına yardımcı olur.

Şirket içi soruşturma yürütmenin temel ilkeleri

Şirket içi soruşturmalar şu ilkelere dayanır:

• Bağımsızlık;
• Gizlilik;
• Yetkinlik ve profesyonellik;
• Nesnellik ve tarafsızlık;
• Hukukilik.

Bu ilkeler Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO) tarafından yayımlanan bir standartta yer almaktadır.

Şirket içi soruşturma prosedürü nasıl organize edilir?

Adım 1. İç belgelerin geliştirilmesi

Şirket bir iç belge geliştirir. Bu bir şirket içi soruşturma politikası, standardı veya yönetmeliği olabilir. Belgeye şunları dahil etmenizi öneririz:

• Şirket çalışanları tarafından şirket içi soruşturmalara destek verilmesine ilişkin hükümler;
• Şirket içi soruşturma prosedürlerinin sırası;
• Soruşturma sonuçlarına ilişkin raporlama;
• Şirket içi soruşturmaya yol açan düzeltici önlemlerin uygulanması.

Adım 2. “Soruşturma ekibi” oluşturulması

Bu aşamada şirket içi soruşturmayı yürütecek çalışanların seçilmesi gerekir. Şirketin şirket içi soruşturmalarla meşgul olan özel bir çalışanı olabilir. Ayrıca bu kişinin danışmanlık için dışarıdan uzmanlar dahil etme hakkı da bulunabilir.

Adım 3. Durumun ön değerlendirmesi

Bir çalışan veya bir grup çalışan, şirket içi soruşturmaya yol açan mevcut durumu değerlendirir. Şunları değerlendirirler:

• Şirketin finansmanı açısından riskler;
• Şirketin piyasadaki itibarı açısından riskler;
• Şirketin kilit kişileri için riskler;
• Personel için riskler.

Adım 4. İş miktarının (kapsamın) belirlenmesi

Sorumlu çalışanlar iş miktarını belirler:

• Mülakata çağrılması gereken çalışan grubu.
• Bu çalışanlara sorulacak sorular.
• Kontrol edilmesi gereken medya/kayıtlar.
• İncelenen duruma yol açan neden ve koşullar hakkında kontrol edilmesi gereken hipotezler.

Adım 5. Şirket içi soruşturmanın planlanması

Bu aşamada, şirket içi soruşturmayı yürüten grup üyeleri arasında sorumluluklar dağıtılır. Şirketin sorumlulukları arasında şirket içi soruşturma yürütmek bulunan ayrı bir çalışanı olduğunda, kendi çalışma planını hazırlar.

Bu aşamada mülakat takvimi hazırlanır ve şirket içi soruşturmanın zamanlaması belirlenir.

Adım 6. Fiili soruşturma

Bu aşamada:

• Hipotezler test edilir.
• Deliller toplanır.
• Çalışanlarla mülakatlar yapılır.
• Sonuçlar analiz edilir.

Adım 7. Şirket içi soruşturmanın tamamlanması

Bu aşamada şirket içi soruşturma raporları hazırlanır. Şirket içi soruşturmaya dışarıdan bir uzman dahil edilmişse, kendisine yöneltilen hususlardaki sonucu incelenir.

Raporda özellikle şunları tanımlamanız gerekir:

• Şirket içi soruşturmanın yürütüldüğü duruma yol açan nedenler ve koşullar nelerdir.
• İncelenen durum şirketin iş süreçleri açısından ne kadar kritiktir.
• Şirket içi soruşturma sonucunda şirket için hangi riskler tespit edilmiştir.
• Şirket içi soruşturmaya yol açan durumun tekrarlanmasını önlemek için hangi önlemlere ihtiyaç vardır.
• İş süreçlerinde, fonksiyonlarda ve personelde değişiklik yapılması gerekiyor mu? Ve eğer gerekiyorsa ne yapılması öneriliyor.

Şirket içi soruşturma yürütmeyen bir şirketi hangi riskler beklemektedir?

Uygun şirket içi soruşturmaların yürütülmemesi, şirket için aşağıdakiler gibi olumsuz sonuçlara yol açabilir:

• Uyumluluk (compliance) yönetim sisteminin etkinliğinin bozulması.
• İtibarınızın zedelenmesi riski.
• Kanunsuzlukları ve suçları tespit edememe ve bastıramama.

Şirket içi soruşturmaları yanlış yürüten bir şirketi hangi riskler beklemektedir?

1. Aşırı gizlilik. Denetimler sırasında birçok kişi tüm varsayımlarını ve “keşiflerini” son ana kadar saklamayı gerekli görür. Yönetim ve ilgili çalışanlarla müzakereleri göz ardı etmek, yalnızca hatalara değil, aynı zamanda denetim sırasında kaçınılmaz olarak gerçekleşecek olan meslektaşların itirazlarına karşı etkisiz bir hazırlığa da yol açabilir.
2. Bürokratik katılık. Düzenlemeleri veya politikaları ihlal etmek kendi başına istenmeyen bir durumdur, ancak gerçek resmi görebilmek önemlidir. İhlallerin nedenlerini derinlemesine incelemek gerekir, belki de doğru çözüm burada bulunabilir. Her zaman suçluları aramak gerekli değildir. Sonuçlarınız belirli isimlerden bahsetmeden bile faydalı olabilir. Bununla birlikte, ciddi zarar ve kayıp vakalarında, kusuru kanıtlayamamak müfettiş ve şirket için ciddi bir zorluk teşkil eder.
3. Net bir mantık ve özlülük eksikliği. Her zaman tespit edilen olgulara güvenmek ve neden-sonuç ilişkilerini kısa ve öz bir şekilde açıklamak gerekir. Uzun ve tutarsız raporlardan, aşırı duygu ve dramadan kaçınmak şarttır.

Şirket içi soruşturmaların yürütülmesinde size nasıl faydalı olabiliriz?

Çalışanlarımız risk ve iç denetim alanında deneyimli uzmanlardır. Şu hizmetleri sunmaktayız:

• Şirket içi soruşturma prosedürü konusunda size danışmanlık yapmak.
• Şirketiniz için şirket içi soruşturmaların organizasyonu ve yürütülmesine dair iç belgeler hazırlamak.
• Mevcut şirket içi soruşturma belgelerini denetlemek (audit etmek).
• Şirket içi soruşturmaların yürütülmesine davetli uzmanlar olarak katılmak.
• Bir şirket içi soruşturmayla bağlantılı olarak devlet kurumlarında hak ve menfaatlerinizi temsil etmek.

Bize Ulaşın

Şirket içi soruşturmalara ilişkin herhangi bir sorunuz varsa, memnuniyetle size yardımcı oluruz! Kurumsal riskler alanındaki uzun yıllara dayanan deneyimimiz her türlü uyuşmazlığı çözmenizde size yardımcı olacaktır.
İletişim için telefon ve e-posta seçenekleri kullanımınıza sunulmuştur:

• +375 29 505 10 51 (WhatsApp/Telegram/Viber);
• info@ambylegal.by.